Dalam proses submit artikel ilmiah ke sebuah jurnal, maka biasanya penulis akan melengkapinya dengan cover letter untuk jurnal. Cover letter jurnal disini menjadi dokumen pelengkap, akan tetapi disarankan untuk selalu dilampirkan.
Sebab, meski tidak ada aturan resmi yang menyebut submit artikel harus dengan cover letter jurnal. Namun, keberadaannya menjadi bentuk keseriusan penulis untuk mengurus publikasi di jurnal yang kredibel.
Oleh sebab itu, ara dosen dan mahasiswa memiliki kebutuhan dan kewajiban untuk memahami tata cara menyusun cover letter jurnal yang tepat. Sebab akan menjadi salah satu bahan pertimbangan editor jurnal dalam menerima artikel Anda. Berikut informasinya.
Cover Letter untuk Submit Artikel di Jurnal
Dikutip melalui Academic Writing Center UIN Sumatera Utara Medan, cover letter untuk jurnal adalah surat yang ditujukan kepada editor yang memuat informasi permohonan untuk mempertimbangkan naskah Anda dimuat oleh jurnal tersebut.
Dalam cover letter jurnal ini, penulis akan menyampaikan beberapa informasi. Salah satunya berkaitan dengan topik dan aspek lain dari artikel yang dikirimkan. Sehingga penulis bisa menjelaskan kesesuaian artikel dengan jurnal tersebut.
Pada cover letter untuk jurnal ini, penulis juga bisa menjelaskan kelebihan dari artikel yang di submit. Misalnya menjelaskan kebaruan di dalamnya, urgensi yang termuat di dalamnya, dan sebagainya. Sehingga meningkatkan peluang artikel diterima.
Selain itu, dikutip melalui salah satu tulisan Muji Setiyo, menjelaskan bahwa beberapa jurnal menetapkan informasi apa saja yang perlu dicantumkan di cover letter. Misalnya merekomendasikan nama reviewer.
Sehingga pihak pengelola jurnal nantinya akan menghubungi reviewer tersebut melalui kontak yang dicantumkan oleh penulis. Hal ini akan mempercepat proses publikasi, karena pihak jurnal dibantu penulis menemukan reviewer yang tepat atau relevan dengan artikel yang di submit.
Kapan Cover Letter Dikirim?
Melalui penjelasan sebelumnya, maka bisa dipahami bahwa cover letter untuk jurnal dikirim bersamaan saat submit artikel ilmiah dilakukan. Proses submit akan melampirkan beberapa dokumen tambahan, termasuk cover letter.
Terkait ketentuan format maupun apakah harus disatukan dengan artikel ilmiah atau dipisah pada file baru. Hal ini disesuaikan dengan kebijakan dari jurnal yang dipilih. Jika tidak ada informasi mengenai hal ini, maka bisa ditanyakan melalui kontak narahubung yang dicantumkan.
Struktur Cover Letter Jurnal Ilmiah
Cover letter untuk jurnal pada dasarnya bukan sekedar dokumen yang disertakan saat submit artikel untuk tujuan formalitas. Sebab informasi di dalamnya bisa menjadi pertimbangan tambahan editor dalam menentukan nasib artikel Anda.
Secara umum, struktur dari cover letter untuk proses submit artikel ilmiah terdiri dari lima bagian utama. Berikut penjelasannya:
1. Bagian Awal
Bagian awal dari cover letter jurnal berisi setidaknya dua informasi utama. Pertama, adalah informasi mengenai artikel ilmiah yang di submit. Mencakup nama penulis utama, penulis korespondensi, dan penulis lainnya.
Kemudian identitas artikel ilmiah itu sendiri. Seperti judul dan diikuti kontak email dari para penulis, bisa mengutamakan alamat email penulis korespondensi. Sebab proses komunikasi lanjutan akan melewati penulis korespondensi tersebut.
Kedua, adalah informasi mengenai rekomendasi reviewer. Pada bagian ini, silahkan mencantumkan minimal dua calon reviewer untuk direkomendasikan pada editor jurnal yang dipilih. Diikuti kontak email dari dua calon reviewer tersebut.
2. Paragraf Pertama
Bagian kedua dari struktur cover letter untuk jurnal ilmiah adalah berbentuk paragraf. Pada dasarnya isi dari cover letter ini singkat, padat, dan jelas. Sehingga terdiri dari beberapa paragraf saja, umumnya ada tiga paragraf.
Paragraf pertama akan menjelaskan mengenai kelebihan dari artikel ilmiah yang di submit. Pada bagian ini silahkan diawali dengan menjelaskan topik pada artikel tersebut, kebaruannya, dan sebagainya. Termasuk informasi bebas plagiarisme dan belum dipublikasikan ke jurnal manapun.
3. Paragraf Kedua
Paragraf kedua bisa menyampaikan informasi mengenai temuan dari hasil penelitian yang dicantumkan di dalam artikel ilmiah. Kemudian bisa menjelaskan juga keutamaan dari temuan tersebut dan bagaimana dampaknya ketika diaplikasikan.
4. Paragraf Ketiga
Paragraf ketiga bisa diisi dengan menjelaskan nilai tambah artikel ilmiah yang di submit di mata pembaca. Jelaskan kenapa artikel ilmiah ini bisa menarik minat pembaca dan manfaat yang bisa diterima oleh pembaca.
5. Bagian Akhir
Bagian akhir dari cover letter jurnal ilmiah bisa diisi dengan ucapan terima kasih. Dimana pihak editor jurnal tersebut sudah meluangkan waktu membaca cover letter dan artikel yang di submit.
Struktur dari cover letter jurnal ilmiah yang dijelaskan bersifat umum. Sehingga tidak menjadi patokan wajib. Sebab beberapa jurnal sudah menentukan apa saja informasi yang sebaiknya dicantumkan pada cover letter.
Selain itu, setiap penulis juga dibebaskan untuk menjelaskan informasi tertentu dari artikel ilmiah yang berpotensi menunjukan kelebihannya. Termasuk menyebutkan nama-nama penulis dan kontribusinya.
Sebab bisa menginformasikan kepada editor jurnal, siapa penulis artikel tersebut dan seperti apa reputasinya di ruang lingkup publikasi ilmiah. Hal ini tentu meningkatkan peluang editor jurnal menaruh perhatian lebih dan tertarik pada artikel ilmiah Anda.
Isi Cover Letter
Dikutip melalui Taylorandfrancis.com, dijelaskan bahwa isi dari cover letter untuk jurnal ilmiah sebaiknya memuat 7 informasi. 7 Informasi ini disebut sebagai 7 informasi kunci yang sebaiknya ada di dalam cover letter jurnal. Berikut detailnya:
1. Nama Calon Reviewer
Informasi pertama yang wajib dicantumkan di dalam cover letter jurnal ilmiah adalah nama calon reviewer. Pada tahap ini, penulis bisa memberi rekomendasi calon reviewer yang tepat kepada editor jurnal.
Namun, bisa juga memilih reviewer berdasarkan daftar editorial boards yang dicantumkan di website jurnal tersebut. Biasanya di bagian ini akan muncul daftar nama reviewer dan informasi penting lainnya.
Para penulis yang akan submit artikel ilmiah bisa memilih dua nama reviewer dari daftar tersebut untuk mereview artikel tersebut. Hal ini bisa membantu editor agar memilih reviewer yang tepat sesuai dengan isi dari artikel yang di submit.
2. Judul Artikel Ilmiah
Informasi penting kedua yang sebaiknya tercantum di cover letter untuk jurnal ilmiah adalah judul artikel ilmiah yang di submit. Jadi, pastikan menyebutkan dengan jelas dan lengkap judul artikel yang dikirimkan ke pihak jurnal.
Informasi ini akan dicantumkan di bagian awal. Sebab menjadi informasi penting, karena judul artikel akan mencerminkan isi artikel yang di submit. Hal ini memudahkan editor menilai kesesuaian artikel dengan bidang keilmuan atau scope jurnal yang dikelola.
3. Nama Jurnal Ilmiah Tujuan
Informasi ketiga yang perlu dicantumkan di dalam cover letter jurnal adalah nama jurnal ilmiah tujuan. Sebagai bentuk sopan santun dan menunjukan kesan formal dari cover letter yang dilampirkan. Maka perlu mencantumkan nama jurnal tujuan.
Misalnya, ada paragraf yang menjelaskan judul artikel ilmiah dan diikuti dengan harapan untuk diterbitkan di jurnal X. Maka menyebutkan nama jurnal tujuan bisa dilakukan di paragraf seperti ini.
Selain untuk menunjukan sopan santun dan kesan formal. Menyebutkan nama jurnal tujuan untuk menunjukan bahwa cover letter tersebut dibuat khusus atau eksklusif. Sehingga bukan hasil copy paste cover letter lain yang dibagikan ke berbagai jurnal. Hal ini akan menjadi nilai tambah dari cover letter yang dibuat.
4. Pernyataan Keaslian Naskah dan Belum Dipublikasikan
Informasi kunci keempat di dalam cover letter untuk jurnal ilmiah adalah pernyataan keaslian naskah. Disusul dengan pernyataan bahwa artikel yang di submit belum pernah dipublikasikan ke jurnal ilmiah manapun.
Informasi ini penting untuk menjelaskan bahwa artikel yang di submit bukan hasil plagiarisme. Sekaligus menginformasikan bahwa artikel tersebut belum terpublikasi di media manapun.
Sehingga ketika artikel ilmiah ini diterima editor jurnal dan dipublikasikan, tidak ada tindakan self plagiarism. Sebab tidak terpublikasi di dua tempat berbeda atau lebih. Oleh sebab itu, pernyataan ini penting untuk menjamin artikel ilmiah bebas pelanggaran etika dalam bentuk apapun.
5. Deskripsi Singkat Isi Artikel
Informasi kunci kelima yang sebaiknya dicantumkan dan dijelaskan di dalam cover letter jurnal adalah deskripsi singkat isi artikel ilmiah yang di submit. Artinya, pada bagian ini perlu menjelaskan mengenai isi dan kelebihan artikel ilmiah.
Misalnya membahas mengenai topik apa, temuan dari penelitian yang dilakukan, dan implikasi atau dampak implikasi dari temuan tersebut. Selain itu, perlu menjelaskan alasan kenapa artikel ilmiah ini bisa menarik di mata pembaca.
Penjelasan ini dibuat singkat dan padat, sehingga perlu diusahakan termuat di dalam satu atau dua paragraf saja. Sebab umumnya cover letter hanya terdiri dari satu halaman atau maksimal dua halaman saja.
6. Kontak Korespondensi
Informasi kunci yang keenam di dalam cover letter untuk jurnal ilmiah adalah kontak korespondensi. Sesuai penjelasan sebelumnya, cover letter perlu mencantumkan nama-nama penulis dan kontak untuk dihubungi.
Khusus untuk komunikasi berkaitan dengan publikasi artikel ilmiah yang di submit. Maka perlu mencantumkan nama dan kontak penulis korespondensi. Sebab lewat kontak korespondensi inilah pihak editor jurnal akan memberi umpan balik.
Mulai dari pemberitahuan mengenai artikel ilmiah diterima atau permintaan revisi bahkan ditolak. Sampai proses revisi itu sendiri yang memang editor jurnal akan berkomunikasi dengan penulis korespondensi. Sehingga penulis tidak berkomunikasi langsung dengan reviewer.
7. Penutup Berisi Ucapan Terima Kasih
Informasi kunci yang terakhir dan perlu dicantumkan di dalam cover letter untuk jurnal ilmiah adalah penutup yang berisi ucapan terima kasih. Penutup ini penting sebagai bagian dari dokumen formal, terutama berbentuk surat.
Oleh sebab itu, silahkan menutup cover letter yang dilampirkan dengan ucapan terima kasih. Kemudian bisa juga ditambahkan dengan pernyataan bahwa proses publikasi ilmiah yang dilakukan tidak ada konflik kepentingan. Sehingga semua murni dari hasil penelitian tanpa ada pelanggaran etika.
Hal yang Harus Dihindari dalam Menulis Cover Letter
Dalam menyusun cover letter untuk jurnal ilmiah, juga ada beberapa hal yang perlu dihindari. Hal ini penting untuk diketahui agar cover letter yang disusun tepat dan berdampak positif pada artikel yang di submit. Berikut beberapa hal yang dimaksud:
1. Tidak Menyalin Abstrak Artikel Ilmiah
Hal pertama yang perlu dihindari saat menyusun cover letter jurnal adalah menyalin abstrak. Isi dari cover letter sebaiknya tidak bagian dari artikel ilmiah yang di submit, termasuk abstrak.
Melainkan perlu menjelaskan informasi penting dari artikel tersebut dengan bahasa sendiri. Sehingga menunjukan keseriusan Anda menyusun cover letter. Sekaligus menunjukan Anda tidak memiliki kebiasaan copy paste karena terkesan malas dan rawan melakukan pelanggaran etika.
Jadi, usahakan menjelaskan informasi kunci yang sudah dijelaskan sebelumnya dengan bahasa sendiri. Kemudian penjelasan juga tidak harus panjang, karena seluruh isi cover letter sebaiknya singkat, padat, dan jelas.
2. Menghindari Jargon dan Akronim
Hal kedua yang perlu dihindari saat menyusun cover letter untuk jurnal ilmiah adalah jargon dan akronim. Pada dasarnya tidak menghindari sama sekali, melainkan diminimalkan.
Misalnya, jika Anda sering menyebut perguruan tinggi tempat bernaung dengan akronim yang diketahui masyarakat Indonesia. Maka hindari penggunaan akronim ini di cover letter.
Dianjurkan menyebutkan nama perguruan tinggi secara lengkap. Baik dalam bahasa Indonesia (nama asli) maupun yang sudah diterjemahkan dalam bahasa Inggris. Penggunaan akronim dan jargon akan membuat isi cover letter tidak lugas dan sukar dipahami editor.
3. Menghindari Terlalu Banyak Detail
Hal ketiga yang perlu dihindari saat menulis cover letter untuk jurnal ilmiah adalah menjelaskan terlalu banyak detail. Sekali lagi, isi dari cover letter sebaiknya singkat dan padat sekaligus jelas.
Inilah alasan kenapa cover letter umumnya hanya terdiri dari satu halaman. Meski ada yang sampai dua halaman, tapi sangat jarang. Sebab memang isi dari cover letter harus dibuat ringkas untuk mewakili isi artikel ilmiah agar mudah dipahami isi dan nilai tambahnya oleh editor.
Jadi, silahkan mencantumkan informasi kunci yang sudah dijelaskan sebelumnya saja. Hindari memaparkan detail terlalu panjang dan tetap fokus pada penyampaian informasi penting tanpa tambahan detail yang tidak berpengaruh secara signifikan.
4. Menghindari Kesalahan Ejaan dan Tata Bahasa
Hal terakhir yang perlu dihindari dalam menyusun cover letter untuk jurnal ilmiah adalah kesalahan ejaan dan tata bahasa. Cover letter dilampirkan saat mengurus publikasi ke jurnal nasional dan internasional.
Jika submit artikel dilakukan di jurnal nasional, maka cover letter disusun dengan bahasa Indonesia. Pastikan memakai ragam kata baku dan sesuai aturan tata bahasa dalam EYD maupun KBBI.
Jika submit artikel dilakukan di jurnal internasional, maka tentunya cover letter ditulis dengan bahasa Inggris atau bahasa lain yang diakui sebagai bahasa PBB. Jika memakai bahasa Inggris, pastikan grammar sudah tepat. Manfaatkan teknologi seperti platform cek grammar berbasis AI untuk memudahkan pengecekan.
Contoh Cover Letter
Membantu lebih memahami lagi apa dan bagaimana menyusun cover letter untuk jurnal ilmiah yang benar. Maka berikut beberapa contoh cover letter baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris:
Contoh Cover Letter dalam Bahasa Indonesia
sumber foto: ugm.ac.id
Contoh Cover Letter dalam Bahasa Inggris
sumber foto: muji.blog.unimma.ac.id
Dalam dua contoh tersebut, tentunya bisa dipahami bahwa isi dari cover letter jurnal ilmiah memang ringkas. Sehingga tidak banyak informasi mendetail dicantumkan di dalamnya. Kemudian, bisa dilengkapi dengan tabel atau hanya berisi teks berbentuk beberapa paragraf.
Membantu lebih memahami lagi bagaimana penyusunan cover letter untuk jurnal ilmiah, maka bisa mencari contoh sebanyak-banyaknya. Anda bisa meminta contoh dari rekan sejawat, karena setiap kali submit artikel ke jurnal dijamin dilampirkan cover letter.
Sehingga, dosen lain terutama yang lebih senior diamin memiliki cover letter yang sudah baik dan benar. Contoh cover letter yang didapatkan bisa menjadi inspirasi dan referensi. Sehingga meminimalkan kesalahan saat membuat cover letter untuk publikasi yang akan diurus.
