Sejak berkembangnya internet dan media daring bermunculan, publikasi ilmiah ke dalam jurnal sudah beralih ke model elektronik. Publikasi jurnal dalam bentuk elektronik akan erat kaitannya dengan OJS jurnal.
OJS memiliki kepanjangan Open Journal System, dan termasuk dalam salah satu jenis CMS (Content Management System). Pada saat suatu organisasi atau perusahaan membangun sebuah website, maka akan menggunakan suatu CMS untuk tata kelola website tersebut.
Demikian halnya ketika publikasi di jurnal elektronik, maka website yang menerima dan mempublikasikan artikel ilmiah butuh CMS. Dalam hal ini dibutuhkan CMS khusus untuk kemudahan akses pengelola jurnal dan pembaca. Yakni OJS. Lalu, apa itu OJS? berikut informasinya.
Apa Itu OJS dalam Pengelolaan Jurnal?
Dikutip melalui SaintekMU, OJS jurnal atau Open Journal System adalah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk mengelola jurnal secara online (daring). Sehingga, bisa juga didefinisikan sebagai CMS khusus untuk publikasi jurnal secara daring atau secara elektronik.
Seperti yang diketahui, jauh sebelum internet berkembang seperti sekarang. Publikasi ilmiah ke jurnal ilmiah hadir dalam versi cetak. Sehingga artikel ilmiah ini dicetak dalam bentuk bundel majalah dan didistribusikan ke berbagai perpustakaan maupun perguruan tinggi.
Seiring berkembangnya jaman, internet mulai dikenal dan publikasi secara elektronik semakin familiar bagi masyarakat. Sehingga hadir jurnal online atau sering disebut jurnal elektronik. Dimana artikel ilmiah diterbitkan secara daring oleh pengelola jurnal (tidak dicetak ke media kertas dan media cetak lainnya).
Supaya publikasi artikel secara elektronik berjalan lancar, pengelola jurnal membangun sebuah website. Website ini akan dikelola menggunakan CMS (Content Management System). CMS banyak jenisnya dan yang populer seperti WordPress, Joomla, Moodle, dll.
Berhubung dalam publikasi artikel ke jurnal ilmiah ada proses submit artikel oleh penulis, review oleh editor dan reviewer, kemudian akses jurnal oleh pembaca. Maka dibutuhkan CMS yang mendukung aktivitas tersebut di website, sehingga muncul OJS jurnal.
CMS jenis OJS ini dirancang Public Knowledge Project (PKP) yang berbasis di Kanada pada tahun 2001. Dalam CMS jenis ini sudah disediakan fitur-fitur untuk memudahkan proses tata kelola website yang mempublikasikan jurnal ilmiah.
Misalnya, terdapat fitur submission yang digunakan penulis artikel ilmiah untuk submit tulisan mereka ke pihak pengelola jurnal. Kemudian fitur peer review untuk membantu dua reviewer atau lebih menilai secara keilmuan dari artikel yang di submit penulis.
Fitur-fitur khas ini tidak akan ditemukan di CMS jenis lain, termasuk WordPress. Sehingga pengelola jurnal tidak bisa menggunakan CMS lain untuk mendukung layanan publikasi yang mereka tawarkan kepada para dosen dan peneliti.
Fungsi dari OJS
Sesuai dengan penjelasan sebelumnya, dimana bisa dipahami bahwa OJS jurnal adalah CMS yang dirancang khusus untuk website pengelolaan publikasi ke jurnal ilmiah. Kemudian tersedia sejumlah fitur khas yang tidak dimiliki CMS jenis lainnya.
Lalu, apa saja fungsi dari OJS ini sehingga menjadi CMS khusus untuk website yang mengurus publikasi jurnal elektronik? Dikutip melalui RumahWeb, berikut adalah beberapa fungsi umum dari OJS pada website jurnal ilmiah:
1. Membantu Manajemen Publikasi Jurnal Ilmiah
CMS jenis OJS dibuat khusus untuk membantu proses publikasi artikel ilmiah ke dalam jurnal. Sehingga tersedia fitur submit artikel, peer review, dan masih banyak lagi yang lainnya. Dimana fitur ini tidak ditemukan di website dengan CMS selain OJS.
CMS ini kemudian berfungsi membantu manajemen publikasi artikel ilmiah ke jurnal elektronik. Dikutip melalui LPPM Universitas Islam Nahdlatul Ulama Jepara (UNISNU), tahap publikasi jurnal ilmiah ada 5.
Yakni penerimaan naskah, distribusi naskah, pemeriksaan naskah, penyuntingan naskah, dan penerbitan naskah. Penerimaan naskah dari penulis memakai fitur submission, sedangkan pemeriksaan oleh editor dan reviewer memakai fitur peer review, begitu seterusnya.
Sehingga dengan OJS jurnal maka seluruh tahapan ini bisa dilalui dengan baik, alurnya sudah jelas, dan mudah diikuti oleh semua aktor OJS. Baik itu penulis, editor, reviewer, sampai pembaca. Termasuk memfasilitasi pengarsipan seluruh artikel yang terbit lewat susunan volume yang rilis dan diurutkan secara kronologis di website.
2. Memudahkan Pembaca Mengakses Artikel Ilmiah yang Diterbitkan
OJS jurnal juga memiliki fungsi memberi akses kepada masyarakat luas pembaca setiap artikel ilmiah yang diterbitkan pengelola jurnal. Secara umum, jurnal akan menerbitkan beberapa artikel di setiap volume baru yang diterbitkan.
Jika jurnal ini sifatnya open access, maka pembaca bisa langsung membaca bahkan mengunduh dokumen artikel ilmiah di semua volume yang sudah terbit. Jika close access, maka ada fitur untuk berlangganan agar bisa mendapat akses membaca dan mengunduh artikel ilmiah tersebut.
Sehingga berbeda dengan website yang memakai CMS selain OJS. Biasanya konten yang dibagikan bisa diakses langsung tanpa perlu diunduh. Sementara di jurnal, setiap konten dipublikasikan dalam satu volume. Volume ini akan disusun secara kronologis untuk memudahkan akses bagi para pembaca.
3. Membantu Otomatisasi Publikasi Jurnal Ilmiah
Fungsi yang ketiga, secara umum sejalan dengan fungsi di poin pertama yang sudah dijelaskan. Yakni berfungsi dalam mendukung otomatisasi publikasi artikel ilmiah ke jurnal ilmiah.
Kenapa disebut otomatisasi? Sebab setiap aktor di dalam OJS jurnal bisa langsung mengakses fitur yang memang bisa mereka akses. Misalnya, penulis yang memiliki akses untuk submit artikel ilmiah agar diterima editor jurnal ilmiah.
Sehingga, penulis tidak perlu menghubungi email editor untuk mengirimkan artikel ilmiah. Melainkan langsung submit melalui website resmi pengelola jurnal yang dipilih. Demikian halnya dengan aktor OJS lain.
Editor bisa langsung menerima artikel, dan memeriksanya. Kemudian dikirimkan ke reviewer, pihak rviewer juga otomatis punya akses melakukan peer review. Semua sudah dibuat otomatisasi, status artikel yang di submit juga otomatis akan berubah mengikuti progres sudah sampai di pihak mana.
Adapun untuk aktor OJS jurnal sendiri, secara umum ada administrator atau admin situs, editor jurnal, penulis (author), mitra bestari atau reviewer, copy editor, layout editor, proofreader, dan juga pembaca (reader).
4. Mendukung Komunikasi Dua Arah Sejumlah Aktor dalam OJS
Fungsi yang keempat dari OJS jurnal adalah mendukung komunikasi dua arah sejumlah aktor di dalam OJS itu sendiri. Komunikasi yang umum terjalin adalah antara editor dengan penulis dan antara editor dengan reviewer.
Komunikasi bisa dilakukan lewat website berbasis OJS di dalamnya. Ketika penulis masuk ke akun di jurnal dimana publikasi dilakukan. Maka ada fitur untuk menghubungi pihak editor. Komunikasi bisa dilakukan langsung secara daring tanpa perlu keluar dari website. Begitu juga komunikasi antara editor dengan reviewer.
Komunikasi ini bisa disebut privat, dimana yang bisa mengakses riwayat komunikasi hanya aktor OJS yang terlibat. Jadi, komunikasi editor dengan penulis tidak bisa diakses publik maupun reviewer. Begitu juga komunikasi antara reviewer dengan editor, tidak bisa diakses penulis maupun oleh publik.
Fitur Umum dalam OJS
OJS jurnal termasuk CMS yang sifatnya open source. Sehingga pengguna CMS ini memiliki kemudahan dan akses untuk melakukan modifikasi. Misalnya menambah atau menghapus fitur tertentu yang disajikan default oleh OJS.
Meskipun begitu, OJS secara umum memiliki setidaknya 10 fitur utama yang tentunya mendukung manajemen jurnal ilmiah, yaitu:
1. Fitur Submission
Fitur yang pertama adalah submission atau fitur pengiriman naskah artikel ilmiah. Fitur ini membantu penulis artikel ilmiah mengirimkan naskah yang dibuat secara langsung ke website jurnal tujuan.
Sehingga para penulis bisa langsung mengirimkan artikel tanpa perlu berkomunikasi dengan editor jurnal. Sekaligus bisa dilakukan kapan saja dan dimana saja, karena tentu dilakukan daring melalui website pengelola jurnal.
2. Fitur Peer Review
Fitur yang kedua adalah peer review. Fitur ini mendukung reviewer atau mitra bestari untuk melakukan pemeriksaan atau penilaian secara keilmuan dari artikel yang dikirimkan oleh penulis.
Melalui fitur ini, reviewer bisa langsung melakukan proses peer review melalui website jurnal dimana tempatnya bertugas. Sehingga tidak harus menerima naskah artikel dari email atau sumber selain website.
Proses reviewer bisa dilakukan daring, sehingga bisa kapan saja dan dimana saja. Namun, editor jurnal yang akan menentukan setiap reviewer memiliki akses ke artikel ilmiah mana saja. Sehingga relevan dengan kepakaran yang dimiliki dan reviewer tidak bisa mengakses semua artikel yang di submit para penulis.
3. Fitur Editorial Workflow
Fitur ketiga di dalam OJS jurnal adalah Editorial Workflow atau alur kerja editor jurnal. Sesuai namanya, fitur ini membantu merangkum dan mengarsip riwayat kerja editor.
Mulai dari penerimaan artikel, pemberian akses komentar kepada reviewer, penyuntingan, sampi mengatur artikel tersebut terbit di volume berapa dan kapan bisa diakses pembaca.
Alur kerja ini akan mengubah status artikel ilmiah yang di submit oleh penulis. Sehingga penulis juga bisa mengetahui artikel sudah di reviewer atau belum, diterbitkan atau belum, dan sebagainya. Fitur ini membantu menciptakan transparansi dalam publikasi di jurnal ilmiah.
4. Fitur Issue Management
Fitur keempat adalah Issue Management, yang merupakan bagian dari fitur Editorial Workflow yang dijelaskan sebelumnya. Fitur ini hanya bisa diakses editor jurnal dan pihak admin website jurnal ketika diperlukan untuk perbaikan jika ada masalah.
Dalam fitur ini, editor akan dimudahkan untuk mengatur publikasi artikel ilmiah masuk ke volume mana dan terbit tanggal berapa. Sehingga bisa terbit sesuai dengan pola publikasi dari jurnal, dimana memang ritme sama.
Misalnya terbit volume baru per 3 bulan, maka begitu seterusnya. Agar sesuai ritme atau pola publikasi yang terbentuk dan tidak menjadi jurnal predator. Maka editor perlu mengatur jadwal dengan seksama atau tepat.
5. Fitur Manajemen Metadata
Fitur berikutnya adalah manajemen metadata. Sesuai namanya, fitur ini bisa diakses oleh penulis dan editor jurnal untuk mengatur metadata artikel yang akan diterbitkan. Misalnya data terkait judul, nama penulis, dan sebagainya.
6. Fitur Indexing
Fitur berikutnya adalah fitur Indexing, dimana pengelola jurnal bisa menghubungkan artikel yang diterbitkan ke database tertentu. Misalnya dihubungkan ke Scopus untuk jurnal internasional bereputasi.
Dalam fitur ini, editor memiliki akses untuk menambahkan indexing ke database mana saja sesuai ketentuan. Sebab setiap database tentunya punya kebijakan tersendiri dalam menyaring jurnal mana saja yang masuk ke pihak mereka.
7. Fitur Multilingual (Multibahasa)
Fitur berikutnya adalah fitur multilingual atau multibahasa. Secara umum, OJS jurnal mendukung pengaturan bahasa yang beragam di dunia. Sehingga mendukung pengelolaan jurnal nasional maupun jurnal internasional.
8. Fitur Manajemen Pengguna dan Peran
Berikutnya adalah fitur manajemen pengguna. Melalui fitur ini, pihak admin website bisa mengatur siapa saja aktor dalam OJS. Kemudian mengatur akses terpisah lewat pembuatan akun, sehingga masing-masing punya username dan password berbeda.
Hal ini mendukung semua aktor mengakses fitur yang memang ditujukan sesuai peran mereka. Misalnya, editor memiliki akses berkomunikasi dengan reviewer dan tidak dengan penulis. Begitu juga dengan fitur submit artikel yang hanya bisa diakses penulis, bukan diakses editor maupun rviewer atau aktor OJS lainnya.
9. Fitur Tampilan dan Tema
Fitur selanjutnya adalah tampilan dan tema. Melalui fitur ini, admin website jurnal ilmiah bisa mengatur tema mana yang digunakan. Kemudian melakukan modifikasi tampilan dan menu yang bisa diakses para aktor OJS.
Inilah yang membuat tampilan setiap website jurnal berbeda satu sama lain. Baik secara warna, jenis font, jenis halaman yang tersedia, fitur yang bisa diakses setiap aktor, dan sebagainya.
10. Fitur Statistik dan Laporan
Fitur umum dan default berikutnya dari OJS pada website jurnal ilmiah adalah fitur statistik dan laporan. Beberapa jurnal menampilkan fitur ini kepada publik, beberapa lagi hanya untuk pihak pengelola jurnal.
Misalnya statistik dan laporan mengenai jumlah artikel yang sudah diterbitkan, jumlah pengunjung website atau pembaca, jumlah artikel yang di submit oleh para penulis, dan lain sebagainya.
Selain 10 fitur utama OJS jurnal di atas, pihak pengelola jurnal bisa melakukan dimodifikasi sesuai kebutuhan. Hal ini memungkinkan karena memang OJS sifatnya open source, sehingga bisa dimodifikasi atau melakukan kustomisasi.
Modifikasi pada OJS umumnya dilakukan dengan menginstal plugin, prinsip kerjanya tidak jauh berbeda dengan CMS jenis lainnya. Misalnya pada WordPress yang umum dijadikan CMS pada website profesional, seperti yang dikelola perusahaan.
Jika plugin sudah diinstal atau ditambahkan, maka penambahan fitur bisa mulai dilakukan. Fitur tambahan yang umum dipilih pengelola jurnal seperti DOI registration, similarity check, email notification, dan sebagainya.
Cara Submit Jurnal di OJS
OJS jurnal dengan sifatnya yang open source, membuatnya mudah dimodifikasi. Sehingga fitur antara satu website jurnal dengan website jurnal lainnya bisa berbeda-beda dan khas. Namun, proses submit artikel di jurnal OJS tentunya punya prinsip sama.
Dikutip melalui buku panduan Tutorial Submit Artikel Jurnal Eksekutif yang diterbitkan Jurnal Eksekutif: Jurnal Bisnis dan Manajemen. Berikut adalah tata cara submit ke jurnal berbasis OJS:
1. Penulis Registrasi Akun
Tahap pertama, penulis artikel ilmiah diwajibkan untuk registrasi akun. Sehingga menjadi aktor di dalam OJS dari jurnal yang dipilih. Hal ini membuat mereka bisa mengakses seluruh fitur untuk mengurus publikasi ke jurnal tersebut.
2. Mengirim Artikel Ilmiah
Tahap kedua, penulis mengunggah artikel ilmiah. Dalam hal ini, pengelola jurnal akan minta format artikel sesuai kebijakan mereka. Jadi, penulis harus mematuhi ketentuan tersebut. Baik format, ukuran file, dan sebagaiya. Pada jurnal Eksekutif: Jurnal Bisnis dan Manajemen, penulis klik menu “Make a New Submission”.
3. Melengkapi Metadata Artikel Ilmiah
Tahap ketiga, penulis melengkapi metadata artikel ilmiah tersebut. Dalam jurnal Eksekutif: Jurnal Bisnis dan Manajemen, mencakup nama penulis, judul artikel, abstrak, daftar referensi, dan sebagainya. Silahkan mengikuti perintah di sistem.
4. Submit
Jika metadata artikel sudah diisi dengan lengkap dan sesuai ketentuan. Maka penulis bisa klik tombol “Submit”. Hal ini otomatis membuat artikel masuk ke daftar submission dan siap diperiksa oleh editor jurnal.
Tahapan di atas diterapkan di website jurnal Eksekutif: Jurnal Bisnis dan Manajemen. Jika Anda memilih jurnal ilmiah lain, maka bisa jadi ada tahapan yang berbeda. Namun, secara garis besar tahapan submit artikel di OJS jurnal seperti penjelasan di atas.
