Pemadanan data tidak selalu dilakukan sendiri oleh dosen. Ada beberapa data dan beberapa tahap dilakukan oleh pihak lain. Yakni pimpinan, operator perguruan tinggi, dan pihak lainnya. Pemadanan ini sifatnya wajib. Jadi, apa itu pemadanan data dan bagaimana mekanismenya? Berikut informasinya.
Apa Itu Pemadanan Data Dosen di SISTER?
Pemadanan data adalah proses menyesuaikan data antara data aktual di lapangan dengan data di sistem SISTER. Mulai dari data pribadi dosen yang harus sama persis antara data di SISTER dengan data aktual di lapangan.Â
Kemudian data akademik seperti homebase, NUPTK, jabatan akademik, kualifikasi akademik, dan data akademik lainnya. Sehingga data-data tersebut harus selalu dipastikan sesuai.
Sekaligus rutin dilakukan pemutakhiran setiap kali ada perubahan data. Sehingga data dosen di SISTER selain aktual juga up to date. Hal ini penting karena sistem di SISTER memberikan informasi eligibilitas di sejumlah kesempatan akademik. Misalnya eligible tidaknya dosen ikut serdos.
Arti Penting Melakukan Pemadanan dan Pemutakhiran Data di SISTER
Pemadanan data dosen secara berkala di SISTER bisa dikatakan menjadi agenda rutin dan wajib dilakukan. Hal ini tidak terlepas dari arti penting pemadanan data tersebut. Diantaranya adalah:
1. Memastikan Data Dosen Secara Nasional Sudah Akurat
Data dosen di sistem SISTER secara umum akan terintegrasi atau terhubung langsung ke sistem lain. Misalnya terintegrasi di sistem PDDikti. Data dosen dan kinerja akademik di SISTER perlu pemadanan berkala untuk data lebih kredibel, lengkap, dan mutakhir.
Data yang sudah lengkap, terkini, dan relevan dengan aktual di lapangan menjadi data nasional. Sehingga ada data resmi yang bisa diakses berbagai pihak sesuai tujuan dan kepentingan masing-masing.
Baik oleh perguruan tinggi yang menaungi dosen, pemerintah pusat maupun pemerintah daerah, Kemdiktisaintek, Kemenag, dll. Sehingga data dosen harus selalu dipastikan relevan agar data tersebut valid, bukan pula data yang sudah usang.
Baca juga: Mengenal Fungsi dan Kegunaan SISTER sebagai Portofolio Dosen
2. Data Dosen di SISTER Menjadi Dasar Pengambilan Keputusan dan Kebijakan
Arti penting pemadanan data dosen di SISTER berikutnya adalah memberikan data kredibel. Sehingga bisa dan tepat untuk dijadikan acuan dalam mengambil keputusan. Maupun untuk tujuan merumuskan kebijakan baru yang lebih tepat manfaat, efektif, dan sejenisnya.
Misalnya data terkini dosen di SISTER dan sistem lain diakses pihak perguruan tinggi. Data ini bisa digunakan untuk pemetaan jumlah dosen dengan kepakaran masing-masing.
Perguruan tinggi bisa melihat apakah jumlah dosen sudah sesuai kebutuhan dan sepadan dengan rasio mahasiswa? Jika rasio kurang, perguruan tinggi bisa memutuskan untuk melakukan perekrutan dosen baru.
3. Mendukung Proses Administrasi dan Pengembangan Karir Akademik Dosen
Layanan Kemdiktisaintek melalui Ditjen Dikti sejak tahun 2021 sudah dibuat daring sepenuhnya di SISTER. SISTER kemudian dibuat terintegrasi dengan sejumlah sistem daring yang dikembangkan Kemdiktisaintek. Seperti PDDikti, BIMA, dll.
Dosen yang ingin mengikuti serdos, menyusun laporan BKD, maupun mengajukan usulan kenaikan jenjang jabatan akademik. Saat ini harus menunggu sistem di SISTER memberikan informasi untuk proses tersebut.Â
Begitu juga dengan eligibilitas mengajukan usulan kenaikan jabatan akademik. Sekaligus bisa tidaknya dosen mengakses layanan BKD, sebab hanya untuk Dosen Tetap. Jika status dosen belum dipadankan menjadi Dosen Tetap, maka akses layanan BKD belum bisa dilakukan.
Baca juga: Pelaporan Kinerja Dosen: Pengertian, Cara Pengisian, Kendala, dan Contoh Laporan BKD
4. Menghindari Perbedaan Data di Lapangan dan SISTER
Pemadanan data dosen di sistem SISTER juga penting untuk menghindari ada perbedaan di lapangan. Misalnya, dosen sudah menyelesaikan pendidikan Doktoral. Tapi data kualifikasi akademik di SISTER masih lulusan Magister.
Pemadanan data penting agar kualifikasi akademik menyesuaikan aktual di lapangan. Data ini membantu dosen bisa terdata eligible untuk mengajukan usulan kenaikan jabatan akademik di jenjang Lektor Kepala maupun Guru Besar.Â
Hal serupa berlaku untuk data dosen lainnya yang memang harus dilakukan pemadanan berkala. Terutama saat di dalam kondisi ada data baru yang dimiliki di lapangan, maka data di SISTER harus dibuat selaras.
Baca juga: Syarat dan Alur Pengajuan Kenaikan Jabatan Menuju Lektor Kepala dan Guru Besar 2026
5. Memastikan Data Selaras di Semua Sistem yang Terintegrasi
Arti penting lainnya, adalah untuk memastikan ada kesesuaian atau keselarasan antara data dosen di SISTER dan sistem lain yang terintegrasi. Pemadanan data membantu data selalu up to date dan sesuai aktual di lapangan. Kesesuaian ini penting karena data di berbagai sistem lain juga dijadikan acuan berbagai pihak.
Sebagai contoh, data dosen di SISTER mungkin hanya bisa diakses pihak terbatas. Dosen itu sendiri, perguruan tinggi (pimpinan dan operator), dan juga oleh Kemdiktisaintek. Data tertentu dari dosen perlu diakses publik luas, sehingga bisa menuju PDDikti.
Misalnya, masyarakat ingin mengetahui seseorang mengaku dosen. Maka bisa mengecek kebenarannya di PDDikti. Sistem akan menampilkan nama lengkap dosen tersebut, mengajar dimana, mata kuliah apa, kualifikasi akademiknya bagaimana, dll. Sebaliknya, jika bukan dosen maka tidak ada data di PDDikti.
Kapan Pemadanan dan Pemutakhiran Data Perlu Dilakukan?
Melakukan pemadanan data dosen di SISTER tidak harus dilakukan setiap hari dan setiap minggu. Namun, karena memang ada momen-momen tertentu yang membuat pemadanan data perlu segera dilakukan. Berikut beberapa momen yang dimaksud:
1. Terdapat Data Baru yang Dimiliki Dosen
Data dosen di SISTER cukup beragam. Dimulai dari data pribadi (profil) seperti nama, alamat, alamat email, dll. Kemudian data akademik seperti kualifikasi akademik, jenjang jabatan akademik, perguruan tinggi yang menjadi afiliasi atau homebase, dll. Disusul data kinerja akademik yang disusun dosen berkala melalui BKD di SISTER.
Data dosen yang beragam tersebut mengalami pembaharuan secara kontinyu. Dosen tidak mungkin hanya memangku satu jenjang jabatan akademik selama masa pengabdian. Pastilah ada pengembangan jenjang dalam kurun waktu tertentu setelah eligible dan prosedur lain sesuai ketentuan.
Baca juga: Strategi Pelaporan BKD di SISTER untuk Pengembangan Jabatan Fungsional
2. Proses Serdos, BKD, dan Penilaian Angka Kredit
Pemadanan data juga penting untuk dilakukan saat dosen berencana mengikuti sejumlah proses pengembangan karir akademik. Mulai dari penyusunan laporan BKD secara rutin, kemudian ingin mengikuti serdos, hingga ingin mengikuti penilaian angka kredit untuk kenaikan jabatan akademik.Â
Dalam beberapa proses akademik tersebut, dosen perlu menunggu pengumuman jadwal pembukaan data di SISTER. Misalnya untuk pelaporan BKD. Dosen perlu menunggu pembukaan periode pelaporan oleh Kemdiktisaintek.
Jika sudah ada pengumuman pembukaan periode, baik untuk BKD, serdos, dan penilaian angka kredit. Maka dosen bisa segera melakukan pemadanan data.
3. Terdapat Pemberitahuan dari Pimpinan atau Operator Perguruan Tinggi
Data dosen di SISTER mungkin perlu dilakukan pemutakhiran sesuai arahan dari Kemdiktisiantek atau kementerian terkait yang menuangi dosen. Selain itu, bisa juga ada kesalahan data, data bermasalah karena tidak sesuai data di Dukcapil, dll.
Data dalam kondisi seperti ini biasanya akan diketahui operator perguruan tinggi. Sehingga meminta dosen untuk melakukan pemadanan data segera. Pemberitahuan ini juga bisa disampaikan pimpinan seperti dekan di fakultas tempat dosen mendapat penugasan dan mengampu mata kuliah.
Mekanisme Pemadanan dan Pemutakhiran Data di SISTER
Jika dosen berada di dalam salah satu atau beberapa kondisi di atas yang membuatnya harus melakukan pemadanan dan pemutakhiran data. Maka barulah melakukan proses pemadanan data dosen di SISTER. Mekanismenya secara mendasar sebagai berikut:
1. Masuk ke Akun SISTER Dosen
Tahap yang pertama untuk memulai proses pemadanan data adalah masuk (login) ke akun SISTER milik dosen. Biasanya operator perguruan tinggi sudah memberikan username dan password, silahkan masuk dengan memasukkannya ke kolom yang ditampilkan sistem.
2. Memeriksa Status Data Dosen yang Perlu Dipadankan
Tahap kedua setelah berhasil masuk ke akun SISTER dosen adalah memeriksa status data dosen yang perlu dipadankan. Umumnya, saat ada data perlu dipadankan maka di beranda akun sudah ada notifikasinya. Seperti gambar di bawah ini:
Dosen bisa mulai membaca informasi yang ditampilkan oleh sistem. Jika tidak ada informasi tersebut. Maka bisa masuk ke menu yang relevan untuk proses pemadanan data sesuai pengumuman dari pimpinan atau operator perguruan tinggi. Pilihan menu ada di sisi sebelah kiri (warna gelap).
Data yang perlu dipadankan di SISTER secara otomatis akan punya status “Perlu Pemadanan”. Status data di SISTER sendiri secara keseluruhan ada 5, yaitu:
- Sedang Diverifikasi;
- Perlu Pemadanan;
- Terverifikasi;
- Belum Perlu Pemadanan; dan
- Data Bermasalah.
Dari 5 jenis status tersebut, data perlu dipadankan jika dalam 2 status. Yaitu “Perlu Pemadanan” dan status “Data Bermasalah”. Jika status “Data Bermasalah”, bisa diperiksa dulu penyebabnya apa. Jika ada kesulitan memahami penyebab dan solusinya bisa konfirmasi ke operator perguruan tinggi.
3. Mulai Proses Pemadanan Data
Tahap selanjutnya setelah dosen menemukan data apa saja yang statusnya perlu dipadankan. Maka memulai proses pemadanan data itu sendiri dengan klik tombol “Ubah” yang otomatis aktif jika status data di SISTER “Perlu Pemadanan”.
Setiap data memiliki langkah-langkah pemadanan yang berbeda-beda. Sistem di SISTER umumnya akan menampilkan formulir baru untuk diisi sesuai data yang perlu dipadankan. Kemudian ada beberapa kolom di dalam formulir yang perlu diisi dengan mengunggah dokumen tertentu.
4. Memeriksa Ulang Data yang Baru Dipadankan
Cek kembali apakah setiap data sudah benar, dokumen bukti sudah diunggah sepenuhnya, dan detail lainnya. Pemeriksaan ulang penting untuk memastikan setiap kolom di formulir pemadanan data diisi lengkap, benar, dan tidak ada yang tertukar. Begitu juga dengan ketentuan unggah dokumen bukti.
Hal ini membantu memastikan pemadanan data berjalan lancar, karena masih diverifikasi pihak berwenang.
5. Mengirim Pengajuan Pemadanan dan Pemutakhiran Data
Setelah pemeriksaan mandiri, maka data yang sudah dipadankan atau diperbaharui (dimutakhirkan) sudah bisa diajukan. Sistem di SISTER akan mengaktifkan tombol “Kirim Ajuan”, silahkan di klik.
Sistem juga akan mengirimkan jendela pemberitahuan untuk memverifikasi apakah data sudah benar atau belum. Jika dibutuhkan, silahkan diperiksa kembali. Jika sudah dirasa benar, silahkan klik tombol Ya, Kirim” di jendela pemberitahuan atau verifikasi tersebut.
Setelahnya, data yang tadinya berstatus “Perlu Dipadankan” akan berubah status menjadi “Sedang Diverifikasi”. Bisa juga berubah status ke status lain sesuai penjelasan sebelumnya. Sebab tergantung jenis dan tahapan pemadanan data di dalam mekanisme yang ditetapkan Kemdiktisaintek.
Proses pemadanan data dosen di laman SISTER tidak harus dilakukan setiap hari dan setiap saat. Sehingga dosen tidak perlu rutin mengecek akun SISTER. Kemudian bisa fokus ke agenda akademik pelaksanaan tri dharma yang sudah direncanakan dengan matang.
sumber:
- Sistem Informasi Sumberdaya Terintegrasi. (2024). Slide Presentasi Materi dan Pedoman Teknis Pemadanan dan Pemutakhiran Data. https://lppm.umpri.ac.id/upload/pengumuman/file_1740135885.pdf
- Tahapan Pemadanan & Pemutakhiran Data oleh Admin Perguruan Tinggi. (2024). Sistem Informasi Sumberdaya Terintegrasi. Diakses pada 4 November 2026 dari https://sister.kemdiktisaintek.go.id/pusat_informasi/detail/31857365272857
- Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi. (2024). Surat Edaran Nomor 2487/E4/DT.04.01/2024 Tentang Pemberitahuan Proses Kenaikan Jabatan Dosen. https://lldikti6.id/wp-content/uploads/2024/09/Pemberitahuan-Proses-Kenaikan-Jabatan-Dosen.pdf
