Informasi

Mengenal Apa Itu Sistem Administrasi Persuratan BAN-PT (SAPTA) dan Keunggulannya

Sistem administrasi persuratan BAN-PT (SAPTA). BAN-PT selaku pihak yang berwenang dalam melakukan penilaian akreditasi sekaligus menerbitkan hasil akreditasi di perguruan tinggi seluruh Indonesia. Tentunya semakin kesini semakin meningkatkan kualitas layanannya. Proses penilaian akreditasi yang tadinya dilakukan secara manual kemudian mulai mengadopsi sistem berbasis online.

Sejalan dengan dirilisnya SAPTO (Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online), pada 22 Januari 2020 melalui surat edaran bernomor 0127/BAN-PT/LL/2020. Menjelaskan tentang disediakannya sistem khusus untuk kebutuhan persuratan, atau surat- menyurat. Yakni antara perguruan tinggi ke BAN-PT.

Melalui sistem terbaru ini, maka semakin menunjukan bahwa BAN-PT selalu berupaya untuk meningkatkan kualitas layanannya. Bersama SAPTA dan juga SAPTO diharapkan proses pengurusan akreditasi menjadi lebih mudah. Lalu, apa sebenarnya SAPTA dan apa saja keunggulannya? Simak informasinya di bawah ini.

Sistem Administrasi Persuratan BAN-PT (SAPTA)

SAPTA memiliki kepanjangan Sistem Administrasi Persuratan Akreditasi. Sesuai dengan kepanjangan tersebut, maka SAPTA sendiri merupakan sebuah sistem yang dikembangkan oleh BAN-PT (Badan Akreditasi Nasional – Perguruan Tinggi) untuk meningkatkan efisiensi administrasi persuratan.

Jadi, dalam proses mengurus akreditasi, komunikasi antara BAN-PT dengan perguruan tinggi dilakukan lewat surat. Tahun-tahun sebelumnya komunikasi lewat media surat kurang efisien, karena sampainya dokumen surat sampai ke tangan penerima memakan waktu lumayan lama.

Selain itu, pengiriman surat secara konvensional juga tidak dapat ditelusuri atau tracking surat sudah sampai mana, sudah diterima oleh siapa, dan progresnya bagaimana. Adanya kekurangan-kekurangan tersebut yang kemudian mendorong terbentuknya sistem baru. Yakni sistem yang saat ini diberi nama SAPTA.

Lewat SAPTA, kegiatan surat-menyurat yang dilakukan oleh perguruan tinggi dengan BAN-PT diharapkan bisa berjalan lebih lancar. Melalui sistem ini disediakan pula fitur tracking untuk mengecek progres surat yang dikirimkan. Ditambah lagi dengan adanya transparansi selama proses pengiriman dan penerimaan surat tersebut.

SAPTA diakses secara online melalui laman https://sapta.banpt.or.id/login/ , login bisa dengan memasukan username dan juga password. Proses registrasi diawali dengan mengirimkan alamat email dan nomor telepon. Adapun akses ke sistem SAPTA sendiri hanya dilakukan oleh perguruan tinggi yang sudah menerima hak akses.

Selain login menggunakan nomor telepon dan alamat email, bagi perguruan tinggi yang sudah memiliki akun SAPTO (Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online). Maka bisa masuk atau login menggunakan akun SAPTO tersebut. Sebab antara SAPTO dengan SAPTA memang sejatinya saling melengkapi.

SAPTO ditujukan untuk mengurus akreditasi secara online, sedangkan SAPTO untuk administrasi persuratan berkaitan dengan pengurusan akreditasi itu sendiri. Jika SAPTO digunakan untuk mengirimkan semua data-data yang diperlukan dalam proses penilaian akreditasi. Maka segala bentuk surat ke dan dari BAN-PT dilakukan melalui SAPTA.

Keunggulan Menggunakan SAPTA

Kegiatan administrasi persuratan yang kemudian dibuat dalam sistem berbasis online, melalui SAPTA. Sudah tentu memberi banyak keuntungan, sebab sistem online ini punya beberapa keunggulan jika dibandingkan dengan sistem sebelumnya yang masih konvensional. Keunggulan tersebut antara lain:

1. Pengiriman dan Penerimaan Surat Lebih Cepat

Keberadaan SAPTA memang memiliki tujuan utama untuk meningkatkan efisiensi, khususnya dari segi waktu persuratan. Artinya, dengan dibangunnya sistem bertajuk SAPTA ini kegiatan surat-menyurat menjadi lebih efisien. Surat yang dikirimkan secara online lewat sistem membutuhkan waktu sepersekian detik untuk sampai ke tujuan.

Pihak BAN-PT bisa dengan segera menerima surat yang dikirimkan oleh perguruan tinggi, dan begitu juga sebaliknya. Penerimaan surat yang lebih cepat membuat proses mengolah semua data dan juga keperluan apapun yang tercantum di dalam surat tersebut bisa lebih cepat.

Jika berkenaan dengan masalah akreditasi yang berjalan lambat, maka pihak BAN-PT bisa melakukan penelusuran mengenai penyebabnya. Sehingga bisa segera mencari solusi terbaik untuk mengatasi masalah tersebut. Proses akreditasi, penerbitan hasil akreditasi, dan lain-lain bisa diproses lebih cepat juga.

2. Lebih Transparan

Pengiriman surat secara online dan dilakukan di dalam sebuah sistem akan mudah ditelusuri historinya. Apakah memang sudah ada proses pengiriman surat, penerimaan surat, dan proses mengolah semua data dan informasi dari surat tersebut?

Semua hal yang menyangkut atau berhubungan kegiatan administrasi persuratan kemudian bisa diikuti perkembangannya oleh semua pihak. Sehingga bisa saling bekerjasama dengan baik, meminimalkan kesalahan, dan mencegah adanya kesalahpahaman jika isi surat tidak langsung ditindaklanjuti.

3. Tersedia Fitur Tracking

DIlansir dari website resmi BAN-PT di www.banpt.or.id dijelaskan bahwa di dalam SAPTA terdapat fitur tracking. Fitur ini bisa digunakan oleh pihak perguruan tinggi dan juga pihak BAN-PT sendiri untuk menelusuri progres dokumen surat yang sudah dikirimkan.

Semua pihak yang terlibat dalam kegiatan surat-menyurat tersebut bisa mengetahui surat sudah diterima atau belum, sudah diproses atau belum, dan sebagainya. Sehingga tidak ada kekhawatiran surat terlambat sampai, respon lama, dan sebagainya. Sebab semua prosesnya akan dimuat di dalam SAPTA secara realtime.

4. Praktis dan Juga Efisien

Dokumens urat yang dikirimkan perguruan tinggi ke BAN-PT maupun sebaliknya tentu dalam format digital saat SAPTA dirilis dan dipergunakan. Mengirimkan dokumen dalam format digital tentu jauh lebih praktis, sebab tidak perlu lagi mencetak dokumen surat.

Tidak perlu lagi datang ke kantor pos atau jasa ekspedisi untuk mengurus pengiriman surat tersebut. Melainkan langsung dikirimkan dengan mengakses sistem SAPTA dari BAN-PT menggunakan akun SAPTO atau hak akses yang diberikan ke pihak perguruan tinggi.

Usai disusun, penulis surat tanpa perlu beranjak dari tempat duduknya dan tanpa perlu berpindah ke aplikasi atau perangkat digital lain. Sudah bisa langsung mengirimkan dokumen surat yang baru saja dikerjakan. Proses pengerjaannya lebih cepat, dan pengirimannya juga dijamin praktis sekaligus efisien.

5. Keamanan Semua Pihak Lebih Terjamin

Peluncuran SAPTA tepat di tengah kondisi pandemi, dan keberadaannya bisa menjadi solusi untuk meningkatkan keamanan atau keselamatan semua pihak. Sistem akreditasi dan administrasi persuratan kemudian dibuat online.

Sehingga layanan dari BAN-PT bisa diakses setiap perguruan tinggi tanpa perlu datang langsung ke kantornya. Hal ini bisa membantu menurunkan angka resiko penularan dan penyebaran Covid-19. Sistem ini kemudian menjadi alternatif sekaligus solusi agar proses penilaian akreditasi tetap berjalan di tengah pandemi.

Baik SAPTO maupun SAPTA bisa diakses dengan mudah oleh seluruh perguruan tinggi resmi yang terdaftar di PDDikti. Sehingga layanan BAN-PT bisa diakses kapan saja dan dimana saja. Selama pandemi kedua sistem ini kemudian memberi kemudahan dan jaminan keselamatan semua pihak dalam mengurus akreditasi PT.

Bagi perguruan tinggi baik negeri maupun swasta di Indonesia tentu perlu memaksimalkan pemanfaatan SAPTO maupun SAPTA. Keduanya menjadi sistem penting yang mendukung proses penilaian akreditasi dan proses administrasi persuratan dengan mudah, praktis, efisien, dan dijamin aman.

Sehingga bisa mempelajari penggunaan keduanya untuk bisa mendapatkan nilai akreditasi yang baik. Sekaligus untuk mengurus keperluan apapun yang berhubungan dengan layanan yang disediakan oleh BAN-PT.