5 Tips Sukses Manajemen Waktu untuk Dosen Sibuk

Manajemen waktu bisa disebut sebagai keterampilan berharga dan mumpuni. Pasalnya, ketika seseorang memiliki kemampuan manajemen yang baik pada waktu. Maka akan cenderung mudah sukses meraih tujuan hidupnya. 

Anda dan siapa saja tentu ingin mencapai hal serupa. Oleh sebab itu, sangat penting untuk bisa memahami tata cara yang tepat dalam mengorganisir waktu. Meski berhadapan dengan banyak kewajiban, semua tertunaikan dan hasilnya memuaskan. Berikut tips yang bisa Anda ikuti!

Tips Manajemen Waktu yang Baik bagi Dosen

Bagi Anda para dosen, menerapkan manajemen waktu sangatlah penting agar bisa menyeimbangkan antara kewajiban mengajar, meneliti, mengabdi kepada masyarakat, sampai pada kehidupan pribadi. Misalnya kewajiban pada pasangan, anak, rumah, dan sebagainya.

Dosen di Indonesia dan bahkan di dunia, dikenal punya kesibukan yang padat. Sebab memiliki beban kerja tinggi, dan kadangkala ada kewajiban terkait administrasi yang tidak bisa disepelekan. 

Lalu, apa saja yang harus dilakukan dosen agar bisa sukses melakukan manajemen terhadap waktu? Berikut beberapa tips manajemen waktu bagi dosen:

1. Selalu Terorganisir

Tips yang pertama adalah selalu terorganisir. Terorganisir adalah keadaan di mana sesuatu atau seseorang tertata dengan baik, memiliki sistem yang jelas, dan bekerja secara efisien sesuai dengan rencana atau aturan yang telah ditetapkan.

Orang yang terorganisir akan terbiasa menaruh apapun pada tempatnya. Kemudian mengatur semua jadwal kegiatan dan aspek apapun dalam hidupnya serapi mungkin. Sehingga memudahkan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi, serta bebas resiko lupa. 

Seorang dosen dengan kewajiban akademik yang tinggi, perlu menjadi pribadi yang terorganisir. Misalnya: 

• Selalu menjaga meja kerja tetap rapi, sehingga semua peralatan kerja seperti alat tulis, laptop, dan sebagainya ada pada tempat yang benar dan tidak berubah. Sehingga saat dibutuhkan bisa tahu dimana menemukannya.
• Sebelum mengajar, dosen akan memastikan semua kebutuhan mengajar sudah siap. Misalnya slide presentasi, referensi untuk mematangkan pemahaman materi, latihan soal, proyektor, laptop, dan sebagainya.
• Pada saat melaksanakan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, dosen sudah mengatur jadwal kegiatan, membagi tugas dengan tim, menentukan lokasi, dan sebagainya sejak awal.
• Dalam menulis buku, dosen akan menerapkan tahapan yang terstruktur. Misalnya mulai dari mencari ide, mencari referensi, menyusun outline, mulai menulis, proses editing, dan publikasi. Sehingga semua rapi dan terorganisir dengan baik.

2. Terbiasa Terjadwal

Tips yang kedua untuk dosen bisa sukses melakukan manajemen waktu adalah terbiasa terjadwal atau terbiasa dengan jadwal. Kesibukan yang padat dan tidak pernah berhenti berputar. Meningkatkan kebutuhan dosen pada penjadwalan. 

Dosen yang terbiasa menyusun jadwal kegiatan akan terbantu dalam memanajemen waktu. Sebab langsung tahu apa saja yang perlu dikerjakan, mulai dari mana, mulai jam berapa, ada janji dengan siapa, dimana janji tersebut, dan sebagainya. 

Jika sudah terbiasa terjadwal, dosen bisa mengatur persiapan untuk setiap pelaksanaan kewajiban. Sehingga semua bisa diusahakan berjalan lancar atau minim kendala. Oleh sebab itu, para dosen perlu membiasakan diri menyusun jadwal harian. Sehingga proses memanajemen waktu menjadi lebih mudah dan efektif. 

3. Membuat Perencanaan Matang

Tips yang ketiga adalah membuat perencanaan yang matang dan hal ini berlaku untuk semua kewajiban. Baik itu kewajiban akademik maupun nonakademik, seperti kegiatan bersama keluarga dan sanak family. 

Setiap kali hendak melaksanakan kewajiban akademik, para dosen perlu menyusun rencana yang matang. Mulai dari proses persiapan, pelaksanaan, dan pasca pelaksanaan. Tujuannya agar tahu apa saja yang harus dilakukan dan bagaimana mengatur waktu dalam pelaksanaan semua hal tersebut. 

Contohnya, seorang dosen yang ingin mengajar materi mengenai termodinamika. Maka akan menyusun rencana mengenai kegiatan mengajar atau menyampaikan materi tersebut. 

Seperti memakai bahan ajar apa, bagaimana memulai kelas, bagaimana membuka penjelasan materi, bagaimana mengajak mahasiswa berinteraksi, dan proses penilaian tingkat pemahaman mahasiswa. Persiapan ini membantu memudahkan dan menyempurnakan kegiatan mengajar. 

Baca Juga: 8 Cara Membagi Waktu agar Dosen Produktif Setiap Hari

4. Menghindari Overload Kewajiban

Tips yang keempat untuk dosen bisa melakukan manajemen waktu dengan baik adalah menghindari overload. Artinya, dosen perlu mengusahakan untuk menghindari kemungkinan menerima kewajiban atau pekerjaan berlebihan. 

Bagi dosen di Indonesia, hal ini memang tidak mudah. Terutama bagi dosen pemula yang sering dimintai bantuan oleh dosen lain yang lebih senior. Kemudian, contoh lain adalah dosen yang enggan menolak diberi tugas tambahan berlebihan oleh kampus. Sebab merasa diberi amanah dan pantang menolak. 

Ada beberapa kewajiban akademik yang memang bisa atau boleh ditolak oleh dosen. Misalnya permintaan membantu pekerjaan dosen lain. Padahal bisa jadi pekerjaan diri sendiri masih banyak yang belum beres. 

Terkait resiko adanya overload kewajiban akademik, ada dua cara yang menjadi kunci untuk menyelesaikannya, yaitu: 

a. Berani Berkata Tidak atau Menolak

Solusi yang pertama adalah berani untuk menolak dan berkata tidak. Jika dimintai bantuan, maka cek dulu apakah memang bisa memberi bantuan atau tidak. Jika memang ada kewajiban diri sendiri yang perlu segera diurus, maka menjadi prioritas utama. Begitu pula sebaliknya. 

Para dosen pun perlu memahami. Bahwa jauh lebih baik menolak memberi bantuan dan amanah dari kampus agar tidak overload. Sebab bisa memastikan kewajiban yang sudah diterima terlaksana dan terselesaikan dengan baik. Sehingga tidak ada kewajiban yang menumpuk dan terbengkalai. 

Hal ini membantu dosen melindungi diri sendiri dan orang lain. Sebab bisa jadi, penundaan pekerjaan bisa mempengaruhi pekerjaan orang lain di kampus. Baik sesama dosen maupun tenaga kependidikan di kampus, yang tentu merugikan mereka. 

b. Melakukan Delegasi Pekerjaan

Solusi yang kedua agar tidak overload adalah melakukan delegasi pekerjaan. Artinya, para dosen bisa mempertimbangkan untuk meminta bantuan. Baik itu meminta bantuan pada dosen lain yang sekiranya senggang. 

Maupun meminta bantuan ke asisten dosen. Para dosen yang memang memenuhi ketentuan untuk memiliki asisten dosen bisa melakukan perekrutan. Sehingga beberapa kewajiban atau pekerjaan yang bisa dikerjakan oleh asisten dosen bisa diserahkan ke asisten dosen. 

Hal ini bisa mengurangi beban kerja dosen tersebut dan memudahkan proses manajemen waktu. Dosen pun bisa fokus mengerjakan semua pekerjaan urgent dan tidak memungkinkan untuk didelegasikan ke orang lain, termasuk kepada . 

5. Melakukan Efisiensi

Tips yang kelima dan yang terakhir adalah melakukan efisiensi dan tidak menolak atau anti terhadap efisiensi. Efisiensi disini adalah memanfaatkan teknologi terkini untuk membantu meningkatkan efisiensi waktu dalam melaksanakan semua kewajiban. 

Ada cukup banyak teknologi dan platform berbasis berbagai jenis teknologi terkini bisa diandalkan oleh para dosen. Berikut beberapa contohnya: 

• Menggunakan aplikasi manajemen pekerjaan seperti Trello, Quire, dan sejenisnya untuk membantu mengatur jadwal kegiatan dan membuat catatan penting di masing-masing pekerjaan tersebut.
• Menggunakan aplikasi berbasis AI untuk memudahkan dan mempercepat proses menulis. Misalnya tidak ragu menggunakan Chat GPT untuk mendapat informasi. Contoh lain, memanfaatkan platform AI parafrase, sehingga memudahkan proses melakukan parafrase kutipan pada naskah yang digarap.
• Menggunakan platform berbasis AI untuk membuat slide presentasi, sehingga proses menyiapkan materi dalam mengajar lebih mudah dan cepat.
• Tidak ragu menggunakan aplikasi konferensi video seperti Zoom dan Google Meet untuk membuka kelas daring, menjadi pembicara di webinar, dan sebagainya. Sehingga tidak harus datang langsung ke suatu lokasi saat melaksanakan kewajiban tertentu.
• Menggunakan aplikasi manajemen referensi seperti Zotero dan Mendeley, agar proses menyusun daftar pustaka dan mencantumkan sumber pada kutipan lebih cepat serta tepat.

Dalam menggunakan teknologi terkini, tentunya akan sangat membantu dosen dalam mengefisiensikan waktu, tenaga, dan bahkan biaya. Namun, penggunaannya harus tepat dan bijak agar tidak ada pelanggaran etika. 

Misalnya, tetap menyebut penggunaan AI di dalam daftar pustaka jika memang digunakan dalam proses menulis. Sehingga mencegah adanya pelanggaran etika dan masalah di kemudian hari. 

Saat penelitian, Kami sarankan Anda membuat time table. Baca pembahasan lengkap Time Table dan Manfaatnya dalam Melancarkan Penelitian.

Contoh Manajemen Waktu Dosen

Berikut adalah beberapa contoh manajemen waktu bagi dosen dalam kurun waktu satu minggu untuk bisa dijadikan referensi: 

Contoh Manajemen Waktu 1

Berikut adalah contoh pengaturan atau manajemen terhadap waktu yang fokus pada kegiatan mengajar dan meneliti: 

Hari	Jadwal
Senin	08:00 – 10:00 → Persiapan materi kuliah 10:00 – 12:00 → Mengajar kelas A 12:00 – 13:00 → Istirahat/makan siang 13:00 – 15:00 → Bimbingan skripsi/tesis 15:00 – 17:00 → Penelitian dan penulisan jurnal
Selasa	08:00 – 10:00 → Rapat akademik 10:00 – 12:00 → Mengajar kelas B 12:00 – 13:00 → Istirahat 13:00 – 15:00 → Koreksi tugas mahasiswa 15:00 – 17:00 → Pengembangan kurikulum
Rabu	08:00 – 10:00 → Membaca literatur & riset 10:00 – 12:00 → Mengajar kelas C 12:00 – 13:00 → Istirahat 13:00 – 15:00 → Konsultasi akademik dengan mahasiswa 15:00 – 17:00 → Menulis proposal penelitian
Kamis	08:00 – 10:00 → Bimbingan skripsi 10:00 – 12:00 → Mengajar kelas D 12:00 – 13:00 → Istirahat 13:00 – 15:00 → Menghadiri seminar/webinar 15:00 – 17:00 → Pembuatan materi ajar
Jumat	08:00 – 10:00 → Evaluasi pembelajaran & revisi materi 10:00 – 12:00 → Rapat dengan kolega/dosen lain 12:00 – 13:30 → Istirahat & ibadah 13:30 – 15:30 → Menyusun laporan akademik 15:30 – 17:00 → Waktu fleksibel (review jurnal, networking, dll.)
Sabtu dan Minggu	Waktu untuk riset pribadi, kegiatan sosial, atau istirahat

Contoh Manajemen Waktu 2

Berikut adalah contoh pengaturan atau manajemen terhadap waktu yang fokus pada kegiatan administrasi dan pengabdian kepada masyarakat: 

Hari	Jadwal
Senin	08:00 – 10:00 → Menghadiri rapat fakultas 10:00 – 12:00 → Mengajar kelas A 12:00 – 13:00 → Istirahat 13:00 – 15:00 → Menyusun laporan administratif 15:00 – 17:00 → Koordinasi dengan staf akademik
Selasa	08:00 – 10:00 → Evaluasi kurikulum & silabus 10:00 – 12:00 → Mengajar kelas B 12:00 – 13:00 → Istirahat 13:00 – 15:00 → Pengelolaan jurnal akademik 15:00 – 17:00 → Mempersiapkan kegiatan pengabdian masyarakat
Rabu	08:00 – 10:00 → Menyusun program pelatihan untuk masyarakat 10:00 – 12:00 → Mengajar kelas C 12:00 – 13:00 → Istirahat 13:00 – 15:00 → Mengurus administrasi akademik 15:00 – 17:00 → Meninjau laporan evaluasi mahasiswa
Kamis	08:00 – 10:00 → Mengelola proyek pengabdian masyarakat 10:00 – 12:00 → Mengajar kelas D 12:00 – 13:00 → Istirahat 13:00 – 15:00 → Menghadiri rapat kemitraan industri/universitas lain 15:00 – 17:00 → Supervisi kegiatan ekstrakurikuler mahasiswa
Jumat	08:00 – 10:00 → Menyusun laporan kegiatan pengabdian 10:00 – 12:00 → Rapat koordinasi dengan tim administrasi 12:00 – 13:30 → Istirahat & ibadah 13:30 – 15:30 → Mengembangkan modul pelatihan untuk masyarakat 15:30 – 17:00 → Waktu fleksibel untuk pengembangan diri
Sabtu dan Minggu	Waktu untuk keluarga, kegiatan sosial, atau riset pribadi

Sudah mengatur waktu sedemikian rupa tapi tidak disiplin? Anda bisa menggunakan teknik dan tool berikut:

• 7 Teknik Manajemen Waktu yang Banyak Digunakan
• 9 Tools Manajemen Waktu yang Paling Banyak Digunakan