Laporan Program Hibah Penelitian: Pengertian, Fungsi, dan Persiapan Penyusunan

Selain mencapai luaran yang ditargetkan, penerima program hibah juga memiliki kewajiban menyusun laporan program hibah penelitian yang didapatkan. Artinya, terdapat kewajiban menyusun laporan pertanggungjawaban penerima hibah. 

Laporan ini disusun penerima hibah dan menjelaskan bagaimana perkembangan kegiatan penelitian yang didanai penyelenggara hibah tersebut. Menyusun laporan ni dengan baik dan benar akan sangat menentukan nasib penelitian yang dijalankan. Jadi, seperti apa penyusunannya? Berikut informasinya. 

Apa Itu Laporan Program Hibah Penelitian? 

Laporan program hibah penelitian adalah dokumen tertulis yang berisi informasi mengenai kegiatan penelitian dan hasil yang dicapai peneliti dan disusun secara sistematis sesuai ketentuan yang ditetapkan penyelenggara program hibah. 

Laporan ini juga sering disebut dengan istilah laporan pertanggungjawaban hibah penelitian. Sebab isinya sendiri adalah menjelaskan perkembangan maupun hasil penelitian yang dilakukan. Dimana penelitian ini sendiri didukung pendanaannya oleh penyelenggara hibah. 

Peneliti selaku penerima hibah diwajibkan untuk melaporkan perkembangan dan hasil penelitian yang didanai. Sehingga laporan ini menjadi media komunikasi secara tertulis antara peneliti dengan penyelenggara hibah. 

Pihak penyelenggara hibah bisa mengetahui dana yang diberikan kepada peneliti digunakan untuk apa saja, seperti apa perkembangannya, dan sebagainya. Sehingga laporan ini bisa dijadikan dasar menetapkan kebijakan untuk melanjutkan pendanaan, menunda pencairan, atau menghentikan pendanaan sama sekali.

Jenis Laporan dalam Hibah Penelitian 

Jika memperjuangkan program hibah penelitian, tentunya akan membaca buku panduan yang disediakan penyelenggara. Dalam buku panduan secara umum juga memuat ketentuan terkait laporan program hibah penelitian. 

Laporan dalam program hibah ternyata bisa sangat beragam. Semakin panjang durasi kegiatan penelitian (sifatnya multi tahun), maka semakin banyak laporan hibah penelitian yang disusun. Berikut penjelasannya: 

1. Laporan Kemajuan Penelitian 

Jenis yang pertama adalah laporan kemajuan penelitian. Secara umum laporan kemajuan adalah laporan dalam program hibah penelitian yang isinya menjelaskan kemajuan kegiatan penelitian, kemajuan tercapainya luaran, dan kemajuan lainnya dalam penelitian yang didanai hibah tersebut. 

Laporan kemajuan biasanya diterapkan untuk hibah penelitian multi tahun. Sehingga sebelum di tahun terakhir, ada kewajiban penerima hibah melaporkan perkembangan kegiatan penelitiannya. Adapun kapan pelaporan dilakukan, menyesuaikan kebijakan penyelenggara hibah. 

2. Laporan Akhir Penelitian 

Laporan akhir penelitian adalah laporan dalam program hibah penelitian yang isinya menjelaskan hasil kegiatan penelitian, luaran yang dicapai, dan pertanggungjawaban penggunaan dana hibah yang diterima peneliti. 

Sesuai dengan namanya, laporan program hibah penelitian jenis ini disusun di masa akhir program hibah. Yakni di tahun terakhir dan dalam kondisi penelitian sudah selesai dilaksanakan dan atau sudah maupun belum mencapai luaran yang ditargetkan. 

3. Laporan Akhir Tahun 

Laporan akhir tahun adalah laporan dalam program hibah penelitian yang isinya menjelaskan perkembangan kegiatan maupun hasil penelitian di akhir tahun. Laporan jenis ini biasanya ditetapkan untuk hibah multi tahun. 

Misalnya, penyelenggara hibah mendanai penelitian dosen yang durasinya 3 tahun. Maka di akhir tahun pada tahun pertama dan tahun kedua penelitian diwajibkan menyusun laporan ini. Sementara laporan di akhir tahun ketiga adalah laporan akhir penelitian. Semakin panjang durasi penelitian, semakin banyak laporan yang disusun. 

Sebagai informasi tambahan, masing-masing penyelenggara hibah penelitian memiliki kebijakan tersendiri dalam menetapkan jenis laporan pertanggungjawaban. Kebijakan atau ketentuan jenis laporan biasanya dicantumkan di buku panduan hibah. Silahkan menyesuaikan. 

Adapun yang dijelaskan di atas adalah bersifat umum. Sehingga tidak semua program hibah mewajibkan penerima hibah menulis semua jenis laporan yang dijelaskan di atas. Bisa hanya salah satu atau beberapa. Namun, bisa juga hanya menggunakan istilah berbeda. 

Fungsi Pelaporan dalam Hibah Penelitian 

Menyusun laporan program hibah penelitian tentu bukan sekedar formalitas. Pelaporan ini penting, sesuai penjelasan di awal bisa mempengaruhi nasib penelitian yang didanai. Hal ini karena pelaporan memiliki sejumlah fungsi. Diantaranya: 

1. Bentuk Pertanggungjawaban Penggunaan Dana Hibah 

Menyusun laporan hibah penelitian menjadi tanggung jawab semua peneliti yang menerima hibah tersebut. Sebab di dalam laporan ini menjadi bukti akuntabilitas terhadap penggunaan dana hibah. 

Apakah sudah sesuai dengan RAB dalam proposal usulan? Besarannya apa benar dan bisa dibuktikan? Sehingga adanya kewajiban menyusun laporan meminimalkan  kemungkinan penyalahgunaan dana hibah. 

2. Mengevaluasi Kinerja Peneliti 

Fungsi berikutnya, laporan hibah penelitian menjadi sarana bagi penyelenggara hibah dan pihak terkait untuk mengevaluasi kinerja peneliti. Sebab laporan kemajuan dari kegiatan penelitian, pencapaian luaran, dan penggunaan dana hibah tercantum rinci. 

Hal ini menjadi bahan evaluasi untuk menilai apakah peneliti dan tim yang dibentuk memang punya kinerja baik atau sebaliknya. Selain itu, adanya kewajiban pelaporan juga memotivasi penerima hibah untuk meningkatkan kinerja. Sehingga hasil monitoring dan evaluasi positif. 

3. Menjadi Dasar Kebijakan Terkait Pendanaan 

Fungi ketiga, laporan program hibah penelitian menjadi dasar penetapan kebijakan lanjutan dari penyelenggara hibah. Laporan ini menjadi dasar evaluasi kinerja penerima hibah dan perkembangan penelitian yang didanai. 

Sehingga bisa menentukan penyelenggara hibah akan melanjutkan pendanaan ke tahun berikutnya atau sebaliknya. Jadi, pelaporan sangat penting karena menunjukan akuntabilitas dan transparansi penerima hibah. Sebab bisa membantu mengetahui ada kesalahan, penyalahgunaan, dll dari dana hibah yang diberikan. 

4. Menjadi Dokumentasi Secara Administratif 

Laporan hibah penelitian juga berfungsi sebagai bagian dari dokumentasi kegiatan penelitian. Sekaligus menjadi  sarana arsip oleh semua pihak yang terlibat dalam program hibah tersebut. 

Misalnya, bagi dosen laporan ini bisa menjadi arsip mengenai kegiatan penelitian yang telah dilakukan. Bagi perguruan tinggi, laporan ini bisa menjadi arsip maupun data pelaporan kinerja tri dharma. 

Sementara bagi penyelenggara hibah bisa menjadi arsip dari penyelenggaraan hibah yang telah dilakukan. Dokumentasi berbentuk laporan ini bisa berguna di kemudian hari. Misalnya untuk pembuktian kinerja dosen, bukti dosen menerima hibah, bukti lembaga atau kementerian menjadi penyelenggara hibah, dll. 

5. Jaminan Kepatuhan pada Kebijakan Program Hibah 

Fungsi lainnya adalah laporan hibah penelitian menjadi bukti dan jaminan adanya kepatuhan pada kebijakan program hibah. Program hibah biasanya mengatur secara ketat jumlah dana yang disediakan, digunakan untuk biaya apa saja, dan sebagainya. 

Jadi, pelaporan penting untuk memastikan semua penerima hibah patih pada kebijakan tersebut. Sehingga tidak ada pelanggaran maupun penyalahgunaan dana hibah yang melenceng dari tujuan program tersebut. 

Persiapan Pelaporan Program Hibah Penelitian 

Memahami fungsi yang sangat kompleks dari laporan program hibah penelitian. Maka para dosen selaku penerima hibah perlu mempersiapkan dengan baik pelaporan tersebut. Apa saja persiapan yang sebaiknya dilakukan? Berikut beberapa diantaranya: 

1. Memahami Kontrak Hibah Penelitian 

Persiapan yang pertama, memahami kontrak yang ditandatangani di masa awal penerimaan hibah. Secara umum, setelah proposal usulan dinyatakan diterima dan akan didanai penyelenggara hibah. Maka akan ada penjadwalan penandatanganan kontrak. 

Kontrak ini mengikat pihak penerima hibah dan pemberi hibah. Sekaligus mencantumkan seluruh ketentuan dalam hibah yang harus dipatuhi dan dipenuhi kedua pihak tersebut. 

Laporan hibah tentu harus menyesuaikan dengan isi kontrak. Misalnya, di kontrak tercantum menerima dana hibah Rp100 juta. Maka laporan penelitian terkait RAB juga harus sesuai dengan jumlah dana tersebut dan ketentuan yang menyertainya. 

2. Memahami Panduan Hibah Penelitian

Dalam panduan hibah, biasanya akan ada penjelasan secara rinci mengenai kegiatan pelaporan. Jadi, silahkan dibaca dan dipahami baru kemudian mulai menyusun laporan. Tujuannya agar sesuai ketentuan dan tidak bekerja dua kali. Sekalipun ada revisi, setidaknya tidak sampai revisi total. 

3. Menyiapkan Template Laporan Hibah yang Sesuai 

Umumnya, laporan program hibah penelitian sudah ditetapkan format dan strukturnya bagaimana. Jadi, pihak penyelenggara hibah sudah menyiapkan template laporan tersebut. 

Misalnya hibah penelitian dari Kemdiktisaintek, sudah disediakan template laporan yang bisa diunduh para penerima hibah. Jika laporan murni daring, maka disediakan informasi tata cara pelaporannya di portal mana dan data apa saja yang harus dicantumkan. 

4. Menyiapkan Data yang Menjadi Isi Laporan 

Setelah membaca buku panduan dan memeriksa template laporan hibah penelitian. Maka akan memahami data apa saja yang harus dicantumkan di dalam laporan tersebut. Maka bisa mulai disiapkan sebelum mulai menyusunnya sesuai template. 

5. Menyiapkan Kelengkapan Administrasi Laporan 

Persiapan berikutnya adalah mulai menyiapkan seluruh kelengkapan administrasi dalam proses pelaporan. Misalnya diminta untuk melampirkan kwitansi dan bukti transaksi yang tercantum di dalam laporan penggunaan dana hibah. Maka seluruh bukti transaksi ini perlu dikumpulkan dan perlu dipastikan lengkap serta sesuai. 

6. Memahami Prosedur Pelaporan 

Persiapan berikutnya adalah memahami betul prosedur pelaporan bagaimana. Sebab setiap penyelenggara hibah menetapkan prosedur berbeda-beda. Pelaporan bisa saja hanya menyerahkan laporan ke pihak penyelenggara hibah. Sehingga laporan dibuat tercetak (laporan fisik). 

Ada juga penyelenggara hibah yang menyiapkan portal daring. Sehingga pelaporan dilakukan secara daring melalui portal tersebut. Beberapa lagi, meminta penerima hibah menyusun laporan dan mempresentasikannya. 

Jadi, silahkan membaca buku panduan hibah yang diterima. Kemudian pahami betul seperti apa prosedur pelaporan yang ditetapkan. Semakin dini mengetahuinya, maka semakin mudah menyiapkan apa saja yang dibutuhkan. Sekaligus menyiapkan mental menghadapi keseluruhan proses pelaporan. 

7. Menyiapkan Kebutuhan untuk Penyerahan Laporan 

Persiapan lainnya adalah menyiapkan semua kebutuhan untuk proses penyerahan laporan. Misalnya, jika diminta laporan tercetak maka tentu perlu mencetak seluruh file laporan yang sudah disusun bersama anggota tim penelitian lainnya. 

Contoh lain, jika diminta melampirkan bukti kwitansi, surat pernyataan, dan dokumen pelengkap lainya secara digital. Maka seluruh dokumen tersebut perlu di scan agar formatnya digital dan memastikan sesuai ketentuan. 

Misalnya ketentuan batas ukuran file scan, disatukan dalam satu file atau dipisah, dll. Pastikan melakukan persiapan sebaik mungkin dan jauh-jauh hari. Berbagi tugas dengan anggota tim penelitian sangat dianjurkan. Sebab bisa cepat selesai dan tidak melewati tenggat waktu pelaporan yang sudah ditetapkan. 

Contoh Struktur Laporan Program Hibah Penelitian 

Meskipun setiap penyelenggara hibah menetapkan format, struktur, dan ketentuan tersendiri dalam laporan program hibah penelitian. Namun, jika diperhatikan dengan seksama akan dijumpai berapa persamaan. 

Sebagai bentuk persiapan menyusun laporan kemajuan maupun laporan akhir hibah penelitian. Berikut adalah contoh struktur laporan dalam template laporan hibah dari Universitas Brawijaya Fakultas Ekonomi dan Bisnis tahun 2025: 

1. Struktur Laporan Kemajuan 

2. Struktur Laporan Akhir 

Dalam menyusun laporan program hibah penelitian sangat dianjurkan mengikuti ketentuan yang berlaku. Jadi, jangan asal disusun sebab bukan formalitas semata. Penyusunan sesuai ketentuan juga menjadi bukti kepatuhan dosen pada kebijakan penyelenggara hibah. Sehingga ikut mempengaruhi reputasi dosen.

Dunia Dosen juga memiliki kelas online dengan materi terbaik dan sangat cocok untuk membantu pengembangan Anda! Jangan lewatkan kesempatan ini dan segera daftar E-Course dari Duniadosen dan tingkatkan kemampuan Anda!

Referensi:

1. Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi. (2025). Panduan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Tahun 2026. [BUKA]
2. Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya. (2025). Pedoman Hibah Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (PkM). [BUKA]
3. Mayasari, M. (2021). Laporan Dan Evaluasi Penelitian. ALACRITY: Journal of Education, 30-38. [BUKA]
4. IGX Solution. (n.d). How to Write a Grant Report. [BUKA]
5. Pusdiklat Pemda. (2025). Bimtek Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Hibah dan Bansos: Praktik Terbaik dan Tantangan. [BUKA]