Diagram Alir dan Cara Pembuatannya untuk Proposal Hibah

Bagi para dosen yang tahun ini berencana meraih program hibah penelitian, Anda perlu memahami apa dan bagaimana membuat diagram alir atau flowchart. Pasalnya, mengacu pada buku panduan hibah penelitian Kemendikti Saintek tahun 2024, proposal penelitian mencakup flowchart tersebut. 

Flowchart ini masuk di bagian Metode Penelitian dalam proposal usulan. Flowchart menjelaskan alur proses kegiatan penelitian yang diusulkan dosen dalam bentuk visual. Bagaimana cara membuatnya?

Diagram Alir

Diagram alir atau flowchart adalah diagram yang menggambarkan tahapan proses, alur kerja, program komputer atau sistem sehingga diagram jenis ini bisa digunakan untuk berbagai tujuan, keperluan, dan di berbagai bidang. 

Dalam konteks kegiatan penelitian, flowchart digunakan untuk menjelaskan urutan proses kegiatan penelitian tersebut. Mulai dari awal, yakni latar belakang pemilihan topik penelitian sampai tahap akhir penelitian tersebut. Misalnya menyebutkan rencana luaran penelitian. 

Dilihat dari tujuan pembuatan, flowchart memiliki jenis yang beragam. Kemudian dari sisi bentuk atau tampilan, flowchart biasanya menggunakan simbol-simbol untuk menjelaskan alur proses dan apa saja kegiatan dalam setiap proses tersebut. 

Penggunaan simbol memiliki tata aturan. Artinya, bentuk kotak ditujukan untuk kegiatan tertentu. Begitu pula dengan bentuk lingkaran, trapesium, panah, dan sebagainya. Sehingga pembuatan diagram alir tidak bisa asal-asalan. 

Sebab penggunaan simbol, penentuan arah panah, dan sebagainya harus sesuai ketentuan. Ketentuan yang berlaku secara umum ini akan memudahkan siapa saja memahami flowchart tersebut. 

Fungsi Diagram Alir

Flowchart disusun dalam menjelaskan suatu alur proses dengan fungsi tertentu. Fungsi ini menjelaskan arti penting flowchart karena menggantikan penjelasan dalam bentuk teks. Berikut adalah beberapa fungsinya secara umum: 

1. Meningkatkan Pemahaman Proses

Flowchart yang disusun berfungsi untuk menyederhanakan penjelasan mengenai alur proses penelitian. Sebab punya tampilan lebih sederhana dan menjelaskan tahapan pertama, kedua, arah kemana, dan sebagainya secara jelas. 

Dibanding menjelaskan proses atau alur penelitian dalam bentuk teks atau poin-poin yang bisa saja membingungkan. Penjelasan lewat flowchart lebih efisien dan efektif sehingga alur penelitian dipahami dengan mudah oleh reviewer proposal maupun oleh seluruh anggota tim penelitian yang dibentuk. 

2. Bagian dari Dokumentasi Proses

Fungsi yang kedua dari diagram alir dalam proposal penelitian adalah bagian dari dokumentasi proses. Artinya, flowchart tersebut mendokumentasikan susunan dan alur proses penelitian dari awal sampai akhir sehingga bisa dijadikan panduan maupun dokumen bukti dalam kondisi tertentu. 

Misalnya, ketika ada kesalahan dalam proses pengumpulan data penelitian. Para peneliti bisa mengecek kembali di flowchart, apakah alur pengambilan data sudah sesuai rencana di awal atau ada tahapan yang terlewat. 

3. Membantu Memecahkan Masalah

Fungsi ketiga dari pembuatan flowchart dalam proposal penelitian adalah membantu peneliti dan tim menemukan masalah (topik) penelitian. Kemudian membantu menganalisis penyebab sampai solusi terbaik atas masalah tersebut. 

4. Memudahkan Komunikasi dalam Tim

Flowchart memberi penjelasan alur kegiatan penelitian secara visual sehingga membuat alur proses tersebut lebih mudah dipahami. Dalam tim penelitian, visualisasi proses seperti ini membantu kegiatan komunikasi yang efektif. 

Sehingga seluruh tim paham seluruh tahapan dan alur rencana penelitian yang akan dijalankan. Flowchart akan membantu seluruh tim berada di titik satu frekuensi. Sehingga memudahkan pelaksanaan penelitian dan mencapai tujuan (luaran) penelitian tersebut. 

5. Memaksimalkan Efisiensi dan Optimalisasi

Fungsi selanjutnya dari pembuatan flowchart di dalam proposal penelitian adalah memaksimalkan efisiensi dan optimalisasi. Efisiensi terjadi karena peneliti bisa menghindari tahapan yang kurang penting dan efek kurang signifikan. Sehingga optimalisasi pada durasi penelitian, pendanaan, kebutuhan SDM, dan sumber daya lain bisa maksimal. 

Jangan lewatkan poin-poin berikut jika proposal Anda mau lolos:

• State of The Art dalam Penelitian dan 3 Cara Menentukannya
• Arti Penting Novelty Penelitian dan 3 Cara Menemukannya
• Research Gap – Fungsi, Jenis, Contoh di Proposal Penelitian

Bentuk Diagram Alir

Seperti yang dijelaskan di awal, tampilan dari diagram alir atau flowchart adalah menggunakan sejumlah simbol yang disusun untuk menjelaskan suatu alur. Baik alur proses, alur pengambilan keputusan, dan sebagainya. 

Berikut adalah sejumlah simbol dan detail penggunaannya dalam menyusun flowchart yang baik dan benar: 

Simbol	Nama	Penjelasan
	Garis Alur	Digunakan untuk menjelaskan langkah-langkah dalam flowchart. Arah mata panah menunjukan arah aliran proses dari mana menuju kemana. Sehingga simbol ini membantu menghubungkan satu simbol (proses) ke simbol lainnya.
	Terminal	Digunakan untuk menjelaskan awal proses dan juga akhir proses. Dalam simbol ini biasanya berisi dua kemungkinan teks penjelas. Yakni “Start” atau “Mulai” dan “End” atau “Selesai”. Sehingga flowchart selalu dimulai dari simbol ini. Begitu juga di akhir flowchart.
	Proses	Digunakan untuk menjelaskan proses atau tahapan yang sedang berjalan. Simbol ini menunjukan tahapan pertama, kedua, dan seterusnya. Sebelum beralih ke proses lain, satu proses perlu diselesaikan lebih dulu. Dalam flowchart, simbol ini yang nantinya paling banyak digunakan. Semakin banyak tahapan suatu proses, maka semakin banyak simbol ini dimasukan ke flowchart.
	Keputusan	Digunakan untuk menjelaskan tahapan penentuan keputusan. Misalnya, peneliti mendapatkan data penelitian kemudian ditentukan data mana yang akan digunakan dan sebaliknya. Maka keputusan “digunakan” atau “tidak digunakan” dibuat di dalam simbol Keputusan.
	Input atau Output	Digunakan untuk menjelaskan proses input maupun output data penelitian. Biasanya digunakan untuk menjelaskan data penelitian mana yang akan diproses dan diproses dimana. Simbol ini umum digunakan untuk proses input dan output di perangkat elektronik.
	Data yang Tersimpan	Digunakan untuk menjelaskan adanya data yang tersimpan. Simbol ini umumnya digunakan untuk penyimpanan data di perangkat elektronik menggunakan suatu sistem atau aplikasi.
	Dokumen	Digunakan untuk menjelaskan tahap pembuatan atau penerimaan dokumen. Misalnya tahap menyusun laporan, tahap memberi laporan, tahap membuat kwitansi, dan sejenisnya.
	Multi Dokumen	Digunakan untuk menjelaskan tahap pembuatan atau penerima beberapa dokumen sekaligus.
	Proses yang Ditentukan	Digunakan untuk menjelaskan suatu proses (pemrosesan) yang dilakukan di luar flowchart. Misalnya, jika flowchart menjelaskan ada proses pengumpulan data penelitian. Kemudian adan informasi data diolah sumber dulu di tempat lain (tidak berkaitan dengan alur penelitian). Maka bisa dijelaskan dengan simbol ini di dalam flowchart.

Selain beberapa simbol yang dijelaskan di atas, masih ada simbol-simbol lainnya. Para dosen tentunya perlu mengenal semua simbol dan cara penggunaannya dalam membuat flowchart. Sehingga flowchart mudah dipahami dan minim mispersepsi. 

Selain itu, tidak ada kewajiban untuk menggunakan semua simbol flowchart tersebut. Para dosen bisa menggunakan simbol mana saja yang memang dibutuhkan. Misalnya, jika tidak ada multi dokumen dalam suatu tahapan penelitian. Maka simbol Multi Dokumen tidak perlu digunakan. 

Daftar pustaka Vancouver digunakan sebagai aturan dalam penulisan proposal hibah:

• Format Vancouver yang Jadi Standar Penilaian Proposal Hibah
• Cara Membuat Daftar Pustaka Vancouver di Mendeley [Panduan]
• Cara Membuat Daftar Pustaka Vancouver Otomatis dengan Tools AI

Cara Membuat Diagram Alir di Word

Membuat diagram alir untuk dimasukan dalam proposal penelitian, bisa dilakukan dengan memakai banyak platform atau aplikasi. Flowchart nantinya masuk ke proposal penelitian dalam format JPG. Artinya berupa gambar. 

Jadi, kuncinya adalah memahami bagaimana membuat flowchart tersebut dan disimpan dalam bentuk gambar. Baru kemudian disisipkan atau dimasukan (insert) ke lembar kerja berisi proposal penelitian. 

Seperti yang sudah dijelaskan, ada cukup banyak aplikasi bisa diandalkan para dosen. Misalnya dengan Canva, Board Mix, Miro, dan masih banyak lagi yang lainnya. Namun, aplikasi paling praktis dan dijamin dikenal baik oleh para dosen adalah Microsoft Word. 

Lalu, bagaimana cara membuat diagram alir di Word? Berikut tahapan cara membuat flowchart di Word: 

1. Memilih Simbol Flowchart Lewat Insert Shape di Word

Tahap yang pertama adalah menentukan simbol mana saja yang akan digunakan dalam pembuatan flowchart di Word. Cara termudah adalah lewat menu “Insert” dan kemudian memilih simbol di submenu “Shape”. Berikut rincian tahapannya: 

• Buka lembar kerja baru di Word.
• Masuk ke menu “Insert” kemudian cari submenu “Shape”.
• Pada saat “Shape” di klik maka akan muncul berbagai pilihan simbol. Silakan pilih simbol mana yang akan digunakan.
• Otomatis simbol akan masuk di lembar kerja dan tinggal diatur tata letak maupun ukuran simbol tersebut.
• Selesai, bisa masuk ke tahap kedua.

2. Menghubungkan Semua Simbol dalam Flowchart

Tahap kedua dalam cara membuat diagram alir atau flowchart di Word adalah menghubungkan semua simbol yang disusun di tahap sebelumnya. Jadi, di tahap pertama Anda cukup fokus memasukan semua simbol sesuai kebutuhan. 

Setelah semua simbol masuk ke lembar kerja, barulah dihubungkan dengan simbol Garis Alur (anak panah). Caranya masuk kembali ke submenu “Shape” dan pilih simbol anak panah yang sesuai kebutuhan. 

3. Menambahkan Teks di Semua Simbol Flowchart

Tahap ketiga dalam pembuatan flowchart menggunakan aplikasi Word adalah menambahkan teks pada simbol. Keterangan yang menjelaskan nama proses dan seluruh tahapan adalah di dalam simbol. 

Silakan klik kanan pada simbol di lembar kerja, kemudian pilih “Insert Teks”. Maka akan muncul kursor di simbol tersebut. Silakan ketik nama proses sesuai kebutuhan dan rencana alur penelitian yang dimiliki. 

4. Simpan Flowchart dalam Format JPG atau JPEG

Tahap selanjutnya adalah menyimpan flowchart yang sudah dibuat di Word dalam format gambar, yakni format JPG atau JPEG, bisa memilih salah satunya saja. Cara termudah adalah menggunakan fitur “Snipping Tool” untuk pengguna komputer berbasis sistem operasi Windows. Sehingga tinggal mengambil gambar dari layar untuk disimpan dalam format JPG atau JPEG. 

Opsi lain adalah menggunakan fitur “Print Screen” yang ada di keyboard perangkat komputer Anda. Yakni tombol “prt sc sysrq” yang terletak di sisi pojok kanan atas. Hasilnya bisa disimpan dalam format JPG atau JPEG. Silakan diedit agar slimfit dengan bagian flowchart. 

5. Memasukan Gambar Flowchart dari Word ke Proposal Penelitian

Cara yang terakhir adalah memasukan gambar flowchart yang disimpan ke perangkat di tahap sebelumnya ke lembar kerja berisi proposal penelitian. Jadi, silakan masuk ke menu “Insert” kemudian pilih “Pictures”. 

Silakan cari lokasi penyimpanan gambar flowchart dan otomatis akan masuk ke lembar kerja. Secara umum, proposal penelitian dikirimkan ke Kemendikti Saintek dalam format PDF, mengacu pada tahun anggaran 2024. 

Jadi, pembuatan flowchart bisa langsung di lembar kerja proposal tanpa perlu menyimpannya dulu dalam format JPG. Namun untuk mengantisipasi, pastikan menyimpan flowchart tersebut juga dalam format JPG. Sebab siapa tahu diminta untuk dilampirkan juga. 

Contoh Diagram Alir Penelitian dalam Proposal Hibah

Membantu lebih memahami lagi apa itu diagram alir dan bagaimana membuatnya dalam proposal penelitian untuk meraih program hibah. Berikut a beberapa contoh flowchart dari beberapa proposal yang disetujui dan lolos seleksi hibah dikutip dari website Universitas Islam Sultan Agung (UNISSULA): 

Contoh Diagram Alir Proposal Penelitian 1

Contoh Diagram Alir Proposal Penelitian 2

Contoh Diagram Alir Proposal Penelitian 3

Itulah beberapa contoh diagram alir dalam proposal penelitian program hibah dari Kemendikti Saintek (dulunya Kemendikbudristek). Selain contoh-contoh di atas, para dosen juga bisa mencari contoh lain dari proposal rekan sejawat yang berhasil meraih hibah sebagai referensi. 

Tips Membuat Diagram Alir untuk Proposal Penelitian dalam Program Hibah

Memahami bahwa diagram alir di dalam proposal penelitian yang disusun ikut mempengaruhi hasil penilaian tim reviewer hibah. Maka tidak salah dan tidak berlebihan jika menyusunnya dengan lebih teliti. 

Berikut adalah beberapa tips yang bisa dilakukan agar flowchart dalam proposal usulan bisa lebih maksimal: 

1. Mempelajari Ketentuan Diagram Alir dalam Hibah Penelitian

Tips yang pertama adalah memahami dan mempelajari dulu ketentuan flowchart dalam program hibah yang akan diikuti seleksinya. Salah satunya dengan membaca buku panduan secara teliti. Sebab akan ada penjelasan rincinya. 

Misalnya pada hibah Kemendikti Saintek tahun 2024, dijelaskan jika flowchart wajib dalam format JPG atau PNG. Maka, para dosen pengusul bisa menyesuaikan agar bisa lolos di seleksi administrasi. 

Selain ketentuan format, sangat mungkin akan ditetapkan ketentuan lainnya. Oleh sebab itu, luangkan waktu bersama tim peneliti untuk membaca buku panduan. Sehingga meminimalkan mispersepsi. 

2. Mencari Contoh Diagram Alir dalam Proposal Hibah

Tips yang kedua adalah mencari dan mempelajari contoh diagram alir proposal penelitian dalam hibah sebelumnya. Misalnya meminta contohnya dari dosen senior yang pernah memenangkan hibah penelitian dari pemerintah. Adanya contoh memberi informasi lebih mendalam dan meminimalkan kesalahan. 

3. Menggunakan Aplikasi Pembuat Diagram Alir

Tips yang ketiga adalah tidak ragu untuk menggunakan teknologi dalam membuat flowchart. Flowchart yang disusun dengan visual yang baik, teks yang terbaca jelas, dan terlihat menarik akan menjadi nilai tambah. 

Jadi, dibanding berlama-lama membuat flowchart secara manual. Bisa menggunakan aplikasi pembuat flowchart agar lebih efisien dan hasilnya lebih memuaskan. Misalnya, jika Anda merasa membuat flowchart di Word memakan waktu lama. Silakan beralih ke aplikasi lain, misalnya Canva yang sudah berbasis teknologi AI. 

4. Mengecek Diagram Alir yang Sudah Dibuat

Tips terakhir adalah melakukan pengecekan pada diagram yang sudah dibuat. Hindari merasa terlalu percaya diri dengan diagram yang dibuat tanpa pengecekan. Sebab rawan melakukan kesalahan. 

Misalnya ada tahapan yang terlewat, arah mata panah keliru, simbol yang dipakai salah, dan sejenisnya. Maka perlu proses pengecekan untuk kemudian melakukan perbaikan jika ada kesalahan. Hal ini memasukan flowchart sudah benar dan memperbesar peluang lolos hibah. 

Itulah beberapa tips yang bisa dilakukan agar diagram alir yang disusun baik dan benar. Sehingga memberi tambahan nilai dalam proses seleksi di program hibah. Jadi, jangan asal-asalan dalam menyusunnya karena bisa memperbesar resiko tidak lolos seleksi. 

Jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin berbagi pengalaman berkaitan dengan topik dalam artikel ini. Jangan ragu untuk menuliskannya di kolom komentar dan membuka diskusi. Klik juga tombol Share, agar informasi penting dari artikel ini tidak hanya diakses oleh Anda.