Cara Mengecek Catatan Reviewer Hibah di Laman BIMA untuk Proses Revisi

Setelah melewati tahap seleksi administrasi, proposal usulan di hibah Dikti umumnya berisi catatan reviewer hibah tersebut. Jadi, proposal yang diusulkan dalam hibah akan diperiksa dan dinilai kelayakannya untuk maju ke tahap seleksi berikutnya oleh tim reviewer. 

Disebut tim, karena biasanya reviewer proposal usulan tidak hanya satu orang pakar. Melainkan ada beberapa sesuai kebijakan dari Ditjen Dikti. Catatan biasanya akan didapatkan, baik ketika proposal dinyatakan lolos maupun tidak lolos. Apa yang selanjutnya dilakukan setelah mendapat revisi bagi proposal yang lolos?

Catatan Reviewer Hibah

Secara umum, catatan reviewer hibah adalah umpan balik yang diberikan oleh penilai (reviewer) terhadap proposal hibah yang diajukan oleh peneliti atau tim peneliti. Seperti yang sudah dijelaskan, proposal usulan yang diajukan akan dilakukan proses penilaian. 

Proses penilaian ini dilakukan oleh para pakar yang ditunjuk dan dibentuk oleh penyelenggara hibah penelitian tersebut. Tujuannya untuk memeriksa apakah proposal usulan tersebut memang layak didanai atau justru sebaliknya. 

Dalam proses penilaian, akan ditetapkan apa saja indikator yang dinilai. Misalnya dalam hibah penelitian dari Ditjen Dikti untuk para dosen. Dalam tahap seleksi administrasi, indikator penilaian salah satunya kesesuaian format proposal penelitian yang diajukan. 

Jika hasil penelitian menunjukan proposal tersebut tidak sesuai format, baik sebagian atau seluruhnya. Maka tidak memenuhi salah satu indikator penilaian seleksi administrasi. Dampaknya, proposal bisa ditolak. 

Catatan reviewer hibah akan berisi komentar dari para reviewer yang menjelaskan alasan kenapa usulan ditolak, diterima, atau ditetapkan perlu melakukan revisi. Komentar ini perlu dibaca agar para peneliti memahami apa kesalahan yang dilakukan. 

Jika diminta revisi, maka paham bagian mana yang perlu diperbaiki dan diajukan ulang. Dikutip melalui salah satu konten di kanal YouTube Ruang Otodidak, catatan dari reviewer hibah juga bisa menjadi bahan pembelajaran. Jika tahun ini ditolak, maka isi catatan bisa menjadi rambu-rambu untuk mencegah melakukan kesalahan serupa di tahun berikutnya. 

Jangan sampai proposal Anda ditolak lagi, baca catatan penting berikut:

• 7 Alasan Proposal Hibah Tidak Lolos Administratif
• 6 Alasan Proposal Hibah Tidak Lolos Substantif

Isi dari Catatan Reviewer Program Hibah

Seperti yang sudah dijelaskan, catatan yang ditulis oleh para reviewer hibah memiliki isi yang beragam. Secara garis besar isinya bisa berupa alasan kenapa proposal diterima, ditolak, maupun ketentuan revisi. 

Namun, isi dari catatan reviewer hibah bisa lebih kompleks lagi. Bahkan tidak sedikit reviewer yang meninggalkan catatan panjang sampai beberapa paragraf. Berikut adalah berbagai bentuk isi dari catatan yang ditinggalkan reviewer hibah penelitian: 

1. Penjelasan Mengenai Alasan Status Proposal Penelitian

Isi yang pertama dari catatan yang ditinggalkan reviewer hibah adalah penjelasan mengenai alasan status proposal tersebut. Status proposal usulan bermacam-macam ketika di cek melalui laman BIMA. 

Misalnya “Belum Selesai”, umumnya untuk proposal yang mendapatkan revisi dari reviewer. Contoh lain, statusnya adalah “Layak” yang artinya proposal tersebut lolos dan bisa maju ke tahap seleksi berikutnya atau lolos mendapat hibah. 

Jadi, apapun status proposal yang diusulkan maka akan dijelaskan alasan kenapa status tersebut diberikan tim reviewer. Misalnya, di tahap seleksi administrasi dinyatakan “Tidak layak” (tidak lolos seleksi) karena daftar pustaka tidak memakai format Vancouver. Maka akan dijelaskan apa adanya, berikut contohnya:

“Tata tulis yang digunakan dalam menyusun daftar pustaka belum sesuai dengan ketentuan format…”

2. Keunggulan Isi Proposal Penelitian

Isi yang kedua di dalam catatan reviewer hibah adalah keunggulan dari proposal yang diajukan. Jadi, reviewer akan menjelaskan beberapa poin keunggulan maupun hanya satu poin keunggulan proposal tersebut. Berikut contohnya:

“Proposal ini memiliki beberapa keunggulan yang menonjol. Pertama, topik penelitian yang diajukan sangat relevan dengan isu terkini dan memiliki potensi dampak yang signifikan dalam bidangnya. Kedua, kejelasan rumusan masalah serta tujuan penelitian menunjukkan pemahaman yang mendalam terhadap permasalahan yang ingin diselesaikan.”

Jadi, jika memang ada keunggulan sekalipun proposal ditolak atau diterima, reviewer akan tetap memberi penjelasan. Penjelasan ini bisa menjadi bahan koreksi dan dijadikan sebagai motivasi. 

3. Kelemahan Isi Proposal Penelitian

Isi ketiga dari catatan reviewer hibah adalah kelemahan atau kekurangan dari proposal penelitian tersebut. Kelemahan ini bisa disampaikan review baik untuk proposal yang statusnya lolos maupun tidak lolos. 

Jadi, ketika memang ada poin minus dari isi proposal maka akan dijelaskan. Kelebihan dan kelemahan proposal biasanya akan menjadi catatan reviewer di tahap seleksi substansi. Berikut contohnya: 

“Meskipun proposal ini mengangkat topik yang menarik dan relevan. Terdapat beberapa kelemahan yang perlu diperhatikan. Pertama, rumusan masalah dalam proposal masih terlalu umum dan kurang terfokus. Diperlukan justifikasi yang lebih kuat mengenai urgensi penelitian ini serta bagaimana penelitian ini dapat memberikan kontribusi yang signifikan dibandingkan dengan studi sebelumnya.

Selain itu, metodologi yang diajukan masih perlu diperjelas, terutama dalam hal teknik pengambilan data dan analisis yang akan digunakan. Beberapa bagian dalam rancangan penelitian belum dijelaskan secara rinci, seperti jumlah sampel, kriteria pemilihan responden, serta strategi untuk mengatasi kemungkinan bias dalam penelitian.”

4. Saran atau Masukan

Isi dari catatan reviewer hibah juga bisa berupa saran atau masukan. Saran dan masukan ini membantu memahami kelemahan dari proposal yang diusulkan. Sehingga bisa melakukan perbaikan, baik dalam tahap revisi maupun perbaikan di proposal usulan tahun berikutnya. Berikut contohnya: 

“Proposal ini memiliki potensi yang baik. Namun, sebaiknya rumusan masalah lebih diperjelas dan difokuskan agar menunjukkan urgensi penelitian secara lebih spesifik. Tambahkan justifikasi yang lebih kuat mengenai kesenjangan penelitian yang ingin diatasi.”

5. Ketentuan Revisi

Isi selanjutnya adalah mengenai poin-poin apa saja yang harus direvisi. Jika status “Belum Selesai” maka artinya proposal tersebut perlu direvisi segera. Kemudian dilakukan pengajuan ulang untuk dinilai kembali. 

Revisi ini bisa dalam banyak bentuk dan untuk aspek apapun sesuai ketentuan dalam program hibah. Misalnya terkait RAB yang dirasa reviewer belum sesuai ketentuan hibah. Misalnya harus ada efisiensi di pengeluaran tertentu agar sesuai dengan dana hibah yang bisa didapatkan pengusul. Berikut contohnya: 

“Setelah melakukan peninjauan terhadap RAB yang diajukan, terdapat beberapa aspek terkait RAB yang perlu diperbaiki, yaitu: 

• Beberapa pos anggaran tampak terlalu besar dibandingkan dengan porsi kegiatan yang diusulkan. Disarankan untuk melakukan rasionalisasi agar anggaran lebih efisien tanpa mengurangi efektivitas penelitian.
• Jika memungkinkan, beberapa kegiatan seperti seminar atau publikasi dapat mencari alternatif pendanaan tambahan untuk mengurangi beban anggaran hibah ini.”

Baca Juga: Contoh Hibah Penelitian Dosen yang Tak Boleh Dilewatkan

Apa Saja yang Direview oleh Reviewer Hibah Penelitian?

Dikutip melalui website resmi Eric Kunto Aribowo (dosen Universitas Widya Dharma), dalam proses review proposal usulan akan dilakukan oleh minimal 4 orang. Ketentuan ini untuk program hibah penelitian dari Ditjen Dikti yang pengajuannya melalui laman BIMA. 

Satu orang reviewer akan fokus pada aspek administrasi. Sementara tiga reviewer lainnya akan fokus pada aspek substansi atau isi proposal usulan. Jadi, secara garis besar akan ada 3 bagian dari proposal yang menjadi fokus utama penilaian. Berikut penjelasannya: 

1. Aspek Administrasi

Aspek pertama yang akan menjadi perhatian reviewer adalah dari aspek administrasi. Administrasi disini dimulai dari format proposal yang wajib sesuai ketentuan yang ditetapkan pihak penyelenggara. 

Kemudian, isi dari setiap bagian sesuai format. Misalnya dalam bagian “Metode Penelitian” yang diminta tidak hanya menjelaskan metode yang digunakan. Melainkan juga diminta menambahkan diagram alir penelitian. 

Jadi, selain berisi seluruh poin utama, isi di dalam setiap poin juga harus sesuai ketentuan dan lengkap. Maka akan lolos di tahap seleksi administrasi dan memperbesar peluang masuk ke tahap seleksi substansi. 

2. Aspek Substansi

Aspek kedua adalah substansi. Artinya ada proses evaluasi yang dilakukan untuk menilai kualitas dan kelayakan ide atau substansi penelitian yang diusulkan. Misalnya kesesuaian antara topik dengan kepakaran atau bidang keilmuan yang ditekuni ketua maupun tim pengusul (terutama ketua). 

Aspek terkait substansi ini bukan cuma kesesuaian dengan kepakaran pengusul saja. Melainkan punya poin-poin yang cukup beragam. Berikut beberapa contohnya: 

• Keaslian dan inovasi, artinya rencana penelitian yang diusulkan dan target luaran memiliki kebaruan serta sejauh mana kontribusinya dalam pengembangan iptek.
• Urgensi, artinya topik maupun bagian lain di dalam proposal penelitian sesuai dengan kebutuhan masyarakat maupun pemerintah di masa sekarang.
• Metodologi, artinya metode penelitian yang dipilih pengusul sudah sesuai dan menjawab pertanyaan penelitian atau belum.
• dan lain sebagainya.

Review pada aspek substansi ini akan dilakukan pada tahap seleksi substansi. Biasanya setelah seleksi administrasi. Jadi, jika isi dari proposal sesuai ketentuan substansi dan dipandang layak didanai. Maka proposal tersebut akan disetujui, baik dengan revisi maupun tidak ada revisi sama sekali. 

Penjelasan ini akan disampaikan reviewer melalui catatan reviewer hibah, sehingga pengusul paham betul kesesuaian substansi proposalnya dengan ketentuan. Penjelasan ini penting untuk mencegah protes dari pengusul dan menjadi bahan pembelajaran pengusul beserta timnya. 

Jangan sampai masalah subtansi menjadi penyebab Anda tidak lolos. Jangan lewatkan pembahasan berikut:

• Struktur dan Contoh Ringkasan Proposal Hibah yang Lolos Seleksi
• 6 Cara Membuat Tinjauan Pustaka Proposal Hibah Agar Lolos
• Research Gap – Fungsi, Jenis, Contoh di Proposal Penelitian
• Arti Penting Novelty Penelitian dan 3 Cara Menemukannya
• State of The Art dalam Penelitian dan 3 Cara Menentukannya

3. RAB

Aspek ketiga yang menjadi isi catatan reviewer hibah adalah RAB. Umumnya, catatan terkait RAB adalah untuk proposal usulan yang statusnya revisi. RAB ini bisa diminta untuk disesuaikan dengan jumlah dana yang diberikan pemberi hibah. 

Bisa juga berisi permintaan untuk menghapus atau menghilangkan sejumlah post biaya sehingga pengusul perlu melihat catatan yang ditinggalkan reviewer. Sehingga susunan RAB bisa menyesuaikan isi catatan tersebut. 

Jika RAB sudah diperbaiki sesuai arahan dari reviewer, barulah diajukan kembali sesuai ketentuan. Sehingga akan dinilai kembali oleh reviewer dan ditetapkan sebagai penerima hibah atau masuk ke seleksi tahap berikutnya jika memang ada. 

Tahapan Revisi dalam Proposal Hibah

Khusus untuk dosen yang proposal usulannya perlu direvisi sesuai dengan catatan reviewer hibah. Maka ada beberapa tahapan perlu dilakukan dalam proses revisi tersebut. Berikut penjelasannya: 

1. Mengecek Catatan Reviewer Hibah

Tahapan yang pertama dalam proses revisi proposal usulan adalah mengecek catatan reviewer. Hal ini menjadi tahapan pertama karena revisi yang dilakukan bergantung isi catatan tersebut. 

Reviewer akan menilai bagian mana saja dari proposal yang perlu diperbaiki dan bisa diajukan ulang. Jadi, silakan masuk ke akun di BIMA dan mengecek isi catatan tersebut baru kemudian masuk ke tahap kedua. 

2. Melakukan Revisi Sesuai Catatan Reviewer

Tahap kedua dalam proses revisi proposal usulan adalah melakukan proses revisi itu sendiri sesuai ketentuan catatan reviewer. Jika memang ada perbaikan dari RAB, maka silakan diperbaiki sesuai permintaan dan saran reviewer. 

Misalnya, jika RAB perlu melakukan penyesuaian dengan jumlah dana penelitian yang didapatkan karena tidak sesuai RAB awal. Maka isi RAB wajib diubah agar biaya-biaya yang dikeluarkan sama nilainya atau kurang dari seluruh jumlah dana hibah yang didapatkan. 

Hal serupa berlaku untuk revisi di bagian lain. Jadi, pastikan membaca pelan-pelan isi catatan yang ditinggalkan reviewer. Memahaminya dengan baik, baru kemudian mengeksekusi proses revisi sesuai arahan reviewer. Hindari asal-asalan dalam melakukan revisi, karena bisa rawan melakukan kesalahan. 

3. Mengunggah Surat Kesanggupan

Tahap ketiga dalam proses revisi adalah mengunggah Surat Kesanggupan. Biasanya sudah disediakan format suratnya di laman BIMA. Sehingga format bisa diunduh dan kemudian menyusun dokumen sesuai ketentuan format tersebut. 

Secara umum, Surat Kesanggupan adalah sebuah surat pernyataan yang berisi komitmen pengusul melaksanakan penelitian. Yakni sesuai dengan durasi maupun besaran pendanaan yang diberikan oleh pihak penyelenggara hibah. 

Dokumen ini wajib dilampirkan pada saat melakukan revisi sesuai catatan reviewer hibah. Sebab menjadi dokumen yang menjelaskan komitmen untuk menghindari resiko penelitian berhenti di tengah jalan. 

4. Melakukan Konfirmasi

Tahap keempat dan menjadi tahap terakhir dalam proses revisi proposal usulan hibah adalah melakukan konfirmasi. Jadi, pada saat mengunggah ulang proposal usulan yang sudah diperbaiki akan ada notifikasi konfirmasi. 

Konfirmasi ini memberi pertanyaan apakah Anda yakin akan mengirimkan (submit) dokumen tersebut. Jika yakin, maka silakan konfirmasi klik “Yes” atau sesuai tampilan di layar perangkat. 

Nantinya akan muncul perubahan status pada judul penelitian yang diajukan, yakni dari “Belum Selesai” menjadi “Sudah Diperbaiki”. Pastikan dokumen yang diunggah memang hasil revisi, karena tidak bisa diunggah ulang. 

Cara Melihat Catatan Reviewer Hibah

Beberapa dosen mungkin mengalami kesulitan untuk melihat catatan reviewer hibah. Catatan ini memang tidak muncul begitu saja saat login ke akun BIMA. Melainkan harus masuk ke menu tertentu yang sudah disediakan. Berikut detail tata caranya: 

1. Login ke akun Bima Kemdiktisaintek. Selanjutnya, masukkan username dan password yang dimiliki.
2. Masuk ke menu “Penelitian” dan pilih pilihan “Perbaikan Usulan”.
3. Cari judul penelitian yang Anda ajukan melalui BIMA, dan setelah ditemukan silakan klik tombol “Aksi” yang terletak di ujung kanan judul penelitian tersebut.
4. Maka sistem di BIMA akan menampilkan isi dari catatan reviewer hibah. Silakan scroll ke bawah terus sampai menemukan kotak “Catatan Reviewer”. Isinya adalah seluruh komentar atau umpan balik para reviewer.
5. Tahap berikutnya adalah membaca isi catatan tersebut dan melakukan proses revisi jika status proposal Anda adalah “Belum Selesai”. Kemudian ikuti prosedur berikutnya untuk mengajukan kembali proposal tersebut.

Itulah penjelasan mengenai apa itu catatan reviewer hibah dan bagaimana melakukan manajemen pada isi catatan tersebut. Dalam program hibah, proposal yang diajukan tentu ada kemungkinan diterima, ditolak, maupun diminta revisi. Saat pengajuan, Anda harus menyiapkan mental menghadapi berbagai kemungkinan tersebut. 

Mau lolos program pendanaan? Ikuti tips-tips berikut:

• Tips Mendapatkan Dana Hibah Penelitian Dosen
• 11 Tips Membuat Proposal Hibah Penelitian agar Lolos Seleksi
• 10 Hal yang Menjadi Persiapan Hibah Dikti, Dosen Wajib Tahu!