Melakukan berbagai persiapan sebelum monev sangat penting. Salah satunya adalah mempelajari berbagai tips monev hibah dosen karena monev tersebut menentukan nasib pendanaan dari program hibah yang didapatkan.
Sehingga monev akan ikut menentukan nasib kegiatan penelitian yang ditunjang pendanaannya dari hibah tersebut. Monev dalam hibah bisa menjadi momok bagi para dosen. Jadi, apa saja tips yang perlu dilakukan agar dosen lebih siap menghadapinya? Berikut informasinya.
Sekilas Tentang Monitoring dan Evaluasi (Monev) Hibah
Monev sendiri merupakan kependekan atau singkatan dari dua kata, yakni monitoring dan evaluasi. Monitoring dan evaluasi dikutip dari MONEV Studio Global adalah suatu kegiatan untuk mengetahui apakah program berjalan sesuai rencana, mengidentifikasi hambatan, dan cara mengatasi hambatan tersebut.
Kegiatan monev lumrah diterapkan dalam pelaksanaan suatu kegiatan, proyek, maupun program. Baik yang diselenggarakan oleh suatu organisasi, perusahaan, institusi seperti perguruan tinggi, lembaga pemerintah, dan lain sebagainya. Termasuk dalam program hibah penelitian.
Dalam program hibah penelitian, misalnya hibah dari Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi (Kemdiktisaintek), monev menjadi salah satu tahapan dalam kegiatan tersebut dan biasanya dilakukan setelah penelitian pengusul berjalan (dijalankan).
Pada saat monev dilakukan, pihak penyelenggara hibah akan mengumumkan jadwal pelaksanaan. Umumnya, disertai dengan penerbitan buku panduan yang menjelaskan secara rinci kegiatan monev tersebut, mulai dari tujuan, manfaat, sampai isi kegiatannya apa saja.
Monev dalam hibah penelitian membantu dalam menilai dan memeriksa apakah penelitian yang didanai berjalan lancar atau tidak dan menjamin pelaksanaan sesuai dengan proposal yang disetujui dan ketentuan di dalam kontrak kerja yang disepakati bersama.
Manfaat Monev dalam Program Hibah
Melalui penjelasan di atas, analogi kegiatan monev adalah proses quality control atau pengendalian mutu terhadap jalannya suatu program. Dalam hibah penelitian, monev termasuk proses untuk mengendalikan mutu pelaksanaan penelitian yang didanai penyelenggara hibah.
Monev kemudian menuntut penerima hibah penelitian untuk menjelaskan progres penelitian yang didanai tersebut sehingga menunjukan pertanggungjawaban penerima hibah atas hibah yang didapatkan. Manfaat dari monev hibah sendiri cukup beragam, seperti:
1. Memastikan Penelitian Berjalan Lancar dan Berprogres
Manfaat monev yang pertama di dalam program hibah adalah untuk memastikan penelitian berjalan lancar. Dimana bisa dipastikan kegiatan penelitian sudah berjalan sejak proposal disetujui dan pendanaan dicairkan.
Kemudian ada progres dalam pelaksanaannya. Entah masuk di tahap mana pada jadwal kegiatan riset yang sudah ditetapkan. Maupun progres berkaitan dengan pencapaian luaran.
2. Memastikan Penelitian Berjalan Sesuai Ketentuan
Monev dalam hibah juga bermanfaat untuk memastikan penelitian yang didanai berjalan sesuai ketentuan. Pertama, penelitian berjalan sesuai isi proposal yang diusulkan karena penyelenggara hibah memberi pendanaan berkat isi proposal tersebut. Maka penting untuk tetap sesuai.
Kedua, penelitian tersebut sesuai dengan ketentuan di dalam kontrak kerja. Biasanya setelah dinyatakan lolos seleksi hibah, ada tahap tanda tangan kontrak. Isi kontrak wajib dibaca dan dipahami, karena menjadi bagian dari penilaian di monev.
3. Menentukan Kebijakan Pendanaan
Manfaat berikutnya dari kegiatan monev dalam hibah penelitian adalah membantu menentukan kebijakan pendanaan. Hasil monev untuk penelitian multi tahun, bisa menjadi dasar dalam memutuskan apakah pendanaan dilanjutkan, dikurangi, atau bagaimana.
Kemudian, monev di tahun terakhir akan menentukan apakah ada tidaknya pelanggaran dari tim peneliti. Jika ada, akan ditetapkan sanksi apa yang diberikan ke tim peneliti tersebut. Selain itu, hasil monev juga menentukan apakah tim meneliti mencapai luaran wajib atau sebaliknya.
Tips Monev Hibah Dosen
Sukses menghadapi monev hibah akan membantu mendapat dukungan pendanaan lanjutan. Jika monev dilakukan pada penelitian tahun tunggal (mono tahun), maka akan berdampak pada reputasi dosen dan membuka peluang menerima hibah berikutnya.
Jadi, apa saja tips monev hibah dosen yang perlu dilakukan? Supaya siap dan memaksimalkan hasil penilaian asesor dalam monev hibah, Anda bisa mengikuti tips menghadapi monev pada hibah dosen:
1. Memahami Program Hibah yang Diterima
Kegiatan monev dalam program hibah biasanya sudah dijelaskan sejak program tersebut ditawarkan kepada dosen. Mulai dari kegiatan sosialisasi program sampai penjelasan di dalam buku panduan program hibah.
Jadi, penting untuk memahami bahwa monev merupakan tahapan lumrah dalam hibah penelitian dan dosen harus siap menghadapinya. Tips pertama adalah memahami program hibah tersebut dengan baik.
Sehingga bisa mengetahui monev dilakukan kapan, ketentuan penggunaan dana hibah, kontrak kerjanya bagaimana, dan sebagainya. Jika program hibah dipahami dengan baik, pelaksanaan penelitian akan menyesuaikan, dan monev pun tidak lagi menakutkan sebab hasilnya pun pasti baik.
2. Memahami Proposal Usulan dan Kontrak Kerja
Tips monev hibah dosen yang kedua adalah memahami proposal usulan yang berhasil lolos seleksi hibah dan memahami isi dari kontrak kerja yang disepakati bersama penyelenggara hibah.
Pemahaman pada dua dokumen ini penting karena membantu melaksanakan penelitian sesuai ketentuan. Jika penelitian dijalankan sesuai isi proposal dan kontrak kerja, hasil penilaian asesor monev bisa positif.
Jadi, dalam menyusun proposal usulan pastikan sudah dipahami dan diajukan ke penyelenggara hibah. Selanjutnya, penelitian dilaksanakan sesuai isi proposal dan memperhatikan ketentuan di kontrak kerja.
3. Paham Proses dan Ketentuan Kegiatan Monev Hibah
Poin ketiga yang menjadi tips monev hibah dosen adalah memahami monev itu sendiri. Dimulai dengan mempelajari dan memahami buku panduan maupun surat edaran terkait pelaksanaan monev hibah.
Tujuannya agar memahami apa itu monev dalam hibah penelitian yang diterima, isi kegiatannya apa saja, tujuannya apa, dampaknya pada penelitian yang dilakukan apa, dan apa yang harus disiapkan.
Semakin paham isi kegiatan monev apa saja, semakin paham apa saja yang perlu disiapkan. Mulai dari laporan penelitian, laporan penggunaan dana hibah hingga slide presentasi sehingga bisa mempertanggungjawabkan penggunaan dana hibah dengan baik.
4. Menyiapkan Laporan Penelitian
Tips monev hibah dosen berikutnya adalah menyiapkan laporan penelitian atau laporan progres penelitian. Monev sekali lagi memiliki salah satu tujuan untuk memastikan penelitian yang didanai dalam hibah sudah dijalankan dan sesuai isi proposal yang disetujui dan kontrak kerja.
Dalam monev hibah, tim peneliti penerima hibah akan diminta menyusun laporan progres penelitian. Bisa juga disampaikan di dalam slide presentasi. Jadi, para penerima hibah tinggal menyesuaikan dengan ketentuan pelaksanaan monev.
Laporan progres penelitian perlu disusun sebaik mungkin agar bisa menjelaskan penelitian sudah dijalankan. Sekaligus sudah berprogres sesuai dengan rencana kegiatan penelitian yang dicantumkan di proposal usulan. Sekalipun meleset, sampaikan apa adanya dan dijelaskan kendala yang menjadi penyebabnya.
5. Menyiapkan Proses Presentasi dalam Monev Hibah
Hal selanjutnya dalam tips monev hibah dosen adalah menyiapkan proses presentasi. Kebanyakan hibah penelitian, dalam proses monev diisi dengan kegiatan presentasi tim peneliti yang menerima hibah.
Dalam presentasi tersebut tentunya akan menjelaskan progres pelaksanaan penelitian, luaran yang dicapai apa dan buktinya, laporan penggunaan dana hibah, dan detail lainnya sesuai ketentuan.
Umumnya juga, presentasi dilakukan seluruh tim bukan perwakilan seperti dari ketua pengusul saja. Jadi, pastikan menyiapkan proses presentasi ini bersama tim agar bisa melakukan presentasi dengan baik dan solid (kompak).
Persiapan presentasi dimulai dari slide presentasi, bukti progres pelaksanaan penelitian, laporan penelitian tersebut, bukti pencapaian luaran, dan tentunya latihan presentasi. Dimana setiap anggota tim akan mempresentasikan slide berapa dan sama-sama berlatih mempresentasikan isi slide tersebut.
6. Menyiapkan Dokumentasi Kegiatan Penelitian
Tips berikutnya untuk menghadapi monev hibah dengan baik adalah menyiapkan dokumentasi penelitian. Biasanya dokumentasi ini tidak wajib, tetapi sangat disarankan untuk disiapkan sebagai antisipasi.
Bisa jadi di slide presentasi menjelaskan progres kegiatan penelitian. Kemudian salah satu asesor mungkin ada yang ditanyakan terkait bukti pelaksanaannya bagaimana, Anda bisa menampilkan foto, video, dan dokumentasi pelaksanaan penelitian dalam bentuk lainnya.
Jika memang ada kewajiban menyiapkan dokumentasi kegiatan penelitian, pastikan disiapkan sekaligus disesuaikan dengan ketentuan. Baik bentuknya, format file dokumentasi tersebut, dan detail lainnya.
7. Menyiapkan Bukti Pencapaian Target Luaran
Tips monev hibah dosen berikutnya adalah berkaitan dengan bukti pencapain target luaran. Secara umum, progres penelitian yang disampaikan ke asesor juga berkaitan dengan luaran yang diraih.
Jika monev dilakukan untuk penelitian multi tahun, maka per tahun biasanya ada luaran wajib yang harus dicapai. Luaran ini perlu dijelaskan sudah dicapai dan dibuktikan. Jadi, perlu memastikan untuk menyiapkan bukti yang memadai.
Jika luaran dalam bentuk publikasi di jurnal internasional dan statusnya masih proses review atau accepted (diterima), Anda bisa menampilkan tangkapan layar dari website jurnal tujuan yang menjelaskan status tersebut. Umumnya, bukti pencapaian luaran sudah ditentukan bentuk dan detail lainnya. Jadi, silahkan menyesuaikan.
8. Diskusi dengan Rinci Bersama Tim Penelitian
Memahami bahwa pertanggungjawaban penelitian dan penggunaan dana hibah adalah pertanggungjawaban bersama, salah satu tips monev hibah dosen adalah melakukan diskusi.
Sehingga, seluruh anggota tim penelitian ikut serta dalam mempersiapkan monev tersebut. Mulai dari bersama-sama menyusun slide presentasi, menyiapkan dokumen yang diminta dalam monev, menyiapkan bukti luaran, membagi tugas presentasi slide per slide, dan sebagainya.
Diskusi sangat penting untuk menjaga tim tetap solid dan terlihat kompak saat monev di hadapan asesor. Dengan demikian, semua memiliki jawaban yang sama dan bisa saling menguatkan jawaban saat ditanya asesor.
9. Mencatat Masukan dari Asesor Monev Hibah
Tips berikutnya adalah menyimak, memperhatikan, dan mencatat masukan dari asesor monev hibah. Dalam proses monev, asesor mungkin akan memberi kritik dan saran. Semua bertujuan untuk mendukung penelitian tetap optimal dan mencapai target luaran.
Jadi, semua masukan tersebut perlu dicatat dan dijadikan bahan evaluasi untuk pelaksanaan penelitian. Jika diterapkan, dalam monev tahap berikutnya, penilaian asesor lebih positif dan tim berhasil mencapai target luaran.
Hal ini tentu penting, karena hasil monev bisa jadi negatif dan membuat pendanaan tidak sebanyak sebelumnya. Kemudian, hasil monev juga akan menentukan ada tidaknya sanksi untuk tim peneliti. Jika berhasil mendapat penilaian positif, tentunya menjadi suatu prestasi tersendiri.
Menerapkan berbagai tips monev hibah dosen tersebut akan membantu memiliki persiapan matang. Sehingga, Anda bisa mempresentasikan progres dan pencapaian luaran penelitian yang didanai oleh penyelenggara hibah. Monev yang berjalan lancar akan membantu mendapat pendanaan lanjutan sehingga perlu dipersiapkan sebaik mungkin.
