Belajar tips membuat PPT atau Powerpoint tentu sudah dilakukan sejak duduk di bangku SMA maupun sebelumnya untuk sekolah tertentu yang sudah memperkenalkan penggunaan komputer. PPT merupakan salah satu bagian dari aplikasi perkantoran besutan Microsoft yang fokus utamanya adalah menjadi media presentasi.
Melalui PPT, seseorang bisa mempersiapkan atau mendesain slide presentasi yang akan dibawakan atau disampaikan pada suatu kesempatan. Misalnya, slide presentasi materi perkuliahan yang disusun oleh dosen. Maka desain PPT yang sudah disiapkan akan disampaikan di kelas sesuai jadwal mata kuliah dosen tersebut.
PPT juga umum digunakan pegawai kantoran untuk mempresentasikan rencana kerja maupun laporan kegiatan yang sudah dijalankan, sekaligus laporan tertentu. Tak hanya sampai disitu, PPT juga akrab digunakan pelajar dan mahasiswa saat mendapat tugas presentasi di depan kelas.
Meskipun hanya mengetik materi di dalam desain PPT, siapa sangka pembuatannya tidak sesimpel itu. Banyak yang kemudian kesulitan untuk membuat PPT yang menarik baik dari segi tampilan maupun pokok pembahasan yang dicantumkan di setiap slide. Kira-kira tips membuat PPT seperti apa yang sebaiknya dipelajari dan diterapkan?
Tips Membuat PPT yang Efektif
Presentasi yang baik dipengaruhi oleh banyak faktor, mulai dari penguasaan materi sampai tampilan slide presentasi. Ketika semua faktor mendukung maka dijamin akan mudah meraih perhatian audiens sehingga lebih percaya diri saat mempresentasikan suatu materi.
Lewat slide presentasi yang menarik, kamu bisa mendapat perhatian seluruh audiens. Sehingga presentasi berjalan lancar, supaya hal ini terwujud berikut beberapa tips membuat PPT yang sebaiknya kamu aplikasikan:
1. Opening Slide Harus Bagus
Opening slide atau slide pembuka sebaiknya dibuat semenarik mungkin. Mengapa? Sebab menentukan apakah perhatian audiens bisa didapatkan atau tidak. Slide pertama yang menarik dan mengundang minat dijamin membuat perhatian audiens selalu tertuju ke pembicara sepanjang presentasi dilakukan.
Slide pembuka sebaiknya berisi judul yang dibubuhkan sedikit keterangan. Gunakan background foto yang dirasa menarik dan mampu mewakili materi presentasi yang akan disampaikan. Opsional lain adalah mengatur komposisi yang pas antara dua unsur yakni gambar dan narasi.
Jadi, jangan sampai hanya salah satu unsur saja yang menonjol. Usahakan masing-masing memiliki bobot yang sama, sehingga bisa menjadikan slide pembuka ini tampak menarik. Supaya lebih mudah dibuat maka disarankan di slide ini berisi judul seperti yang disampaikan sebelumnya.
Baca Juga: Cara Membuat PPT yang Komunikatif dan Atraktif
2. Memilih Menggunakan Theme Custom
Saat menyusun slide presentasi di PPT dijamin akan menemukan banyak pilihan tema atau theme. Kamu bisa memilih tema sesuai dengan selera atau disesuaikan dengan materi yang akan dipresentasikan. Misalnya, jika ingin mempresentasikan tentang tanaman hias maka tema berwarna hijau akan lebih sesuai.
Menariknya, dalam tips membuat PPT kamu dianjurkan untuk mencari pilihan tema lebih banyak. Yakni dengan menggunakan theme custom baik dari PPT itu sendiri maupun dari aplikasi lain. Beberapa theme custom ini sifatnya berbayar, namun biasanya tidak akan rugi karena desainnya lebih unik dan menarik.
Jika menemukan banyak pilihan menarik justru menjadi bingung harus memilih tema yang mana. Maka bisa menentukan pilihan dengan menggunakan dua pertimbangan. Pertama, pertimbangkan jenis materi yang akan disampaikan seperti yang disampaikan di awal tadi.
Kedua, menyesuaikan tema slide dengan audiens yang akan menerima penjelasan kita. Misalnya saja kamu akan melakukan presentasi di depan anak-anak maka memilih tema kekanakan tentu lebih ideal. Lain halnya jika presentasi dilakukan di hadapan orang dewasa, kalangan akademik, ibu-ibu PKK, dan sebagainya.
3. Menggunakan Slide Master
Jika mendesain slide presentasi dirasa memakan waktu yang sangat lama maka sebagai pertimbangan kamu bisa menggunakan fitur slide master. Fitur satu ini menyuguhkan tema slide presentasi yang bisa diturunkan menjadi beberapa slide. Setiap slide akan memiliki format yang sama dengan slide utama atau master.
Mulai dari jenis huruf, ukuran huruf, warna huruf, warna background, dan lain sebagainya. Namun, menariknya untuk fitur ini di slide turunan kamu bisa menemukan susunan yang berbeda. Sehingga tampak satu seri namun dengan desain yang berbeda-beda.
Hal ini akan membuat slide presentasi lebih menarik dan tidak memerlukan waktu lama untuk mengedit isinya. Sebab tidak banyak pengaturan yang perlu dilakukan, dan kamu bisa memastikan antara satu slide dengan slide lainnya hadir dengan nuansa yang serasi, selaras, dan seimbang.
4. Menggunakan Skema Warna
Tips membuat PPT berikutnya adalah menggunakan skema warna, artinya kamu perlu memilih warna-warna yang harmonis. Misalnya mengkombinasikan warna hijau dengan putih, lalu warna coklat dengan gold atau mungkin krem. Warna-warna yang harmonis akan tampak lebih teduh dan menarik.
Tampilan slide presentasi menjadi lebih estetik, apalagi jika penempatan komponen narasi dengan gambar juga di titik yang tepat. Sehingga warna yang harmonis ini berpadu dengan baik dengan narasi maupun gambar dan video yang dimasukan di dalamnya.
Pemilihan warna pada dasarnya tidak ada pakem, harus warna apa karena bisa disesuaikan dengan selera. Namun, bisa juga disesuaikan dengan karakter audiens yang akan menjadi peserta presentasi. Intinya, kamu perlu membandingkan pilihan warna yang tepat dan terlihat harmonis.
5. Berkreasi dengan Built In Slide Layout
Jika memakai fitur slide master terasa memberikan tampilan yang monoton, dan ingin menampilkan desain yang berbeda-beda di setiap slide. Maka bisa menggunakan fitur Built In Slide Layout. Dimana kamu bisa mendesain slide presentasi secara manual dan dengan tema yang berbeda-beda.
Cara ini akan membuat slide presentasi lebih hidup dan kaya warna, yang jika dilakukan dengan tepat akan membuatnya tampak menarik. Hanya saja dengan cara ini kamu butuh waktu luang yang cukup. Sebab mendesain layout sendiri tentu lebih lama dibanding memanfaatkan layout yang sudah ada di PPT.
Hanya saja setiap orang memiliki kebebasan pada saat mengaplikasikan tips membuat PPT. Supaya bisa menyukai desain slide presentasi yang dibuat dan merasa nyaman dengannya. Hal ini tentu penting, khususnya bagi kamu yang suka berkreasi dan memilih untuk tampil beda.
Baca Juga: Cara Presentasi: 5 Langkah Agar Presentasi Kuliah Anda Menarik
6. Mengutamakan Tampilan Visual
Saat melakukan presentasi maka audiens tidak hanya fokus pada tampilan slide presentasi yang dipampang memakai proyektor. Akan tetapi juga fokus mendengarkan apa yang kamu sampaikan di depan mereka. Supaya lebih mudah mengunci fokus, maka slide presentasi perlu diperbanyak dengan visual.
Maksudnya adalah, slide ditunjang dengan tampilan visual yang menarik. Yakni dengan menambahkan gambar maupun video yang tepat dan berkualitas. Sehingga isinya tidak hanya teks. Slide presentasi bukan area untuk menyalin naskah materi yang akan dipresentasikan, melainkan hanya menampilkan poin-poin penting.
Sehingga berkreasi dengan memberikan tampilan visual yang menarik adalah hal tepat. Apalagi untuk materi yang cenderung rumit dan berat, jika tidak ditunjang tampilan slide presentasi yang menarik dijamin kehilangan perhatian audiens. Supaya lebih mudah, kamu bisa mencari contekan slide yang menarik seperti apa.
7. Konsistensi dalam Align Text
Tips membuat PPT selanjutnya adalah berhubungan dengan Align Text atau bentuk teks di dalam slide presentasi. Pilihannya atau jenisnya ada empat, mulai dari rata kanan, rata kiri, rata tengah, sampai rata kiri kanan. Fitur ini juga bisa kamu temui saat membuka aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word.
Sebagai pembuat slide presentasi memang kamu memiliki hak untuk mengatur align text sesuka hati. Namun, dengan pengaturan yang berbeda antara satu slide dengan slide yang lain maka akan membuatnya tampak tidak rapi. Hal ini akan menjadikan slide berantakan dan tidak enak dilihat.
Alih-alih mendapatkan perhatian audiens, kamu justru membuat perhatian mereka kabur entah kemana. Jadi, usahakan membuatnya sama dari awal sampai akhir. Jika di awal sudah memakai rata kanan maka sampai slide akhir juga harus rata kanan. Saat diterapkan kamu sendiri dijamin menyukai tampilannya.
8. Menggunakan Fitur Powerpoint Designer
Sudah pernah menggunakan fitur Powerpoint Designer? Fitur ini juga sering dibahas dan dianjurkan untuk dipakai ketika mempelajari tips membuat PPT. Melalui fitur ini kamu akan dibantu untuk mengatur tampilan atau desain slide presentasi secara atraktif dan variatif.
Jadi, setiap kali kamu memasukan gambar atau mungkin video dan unsur lain. Maka slide presentasi akan otomatis menampilkan desain yang dirasa sesuai oleh fitur tersebut. Sehingga otomatis langsung rapi, terlihat proporsional dalam hal tata letak, dan tentunya menarik.
Nilai tambah lain dari fitur ini adalah setiap kali beralih ke slide lain dan memasukan gambar. Maka slide akan menampilkan desain yang berbeda secara otomatis. Jadi, kamu tinggal terima beres atau sedikit melakukan editing. Lewat fitur ini pula kamu bisa menyajikan slide presentasi yang anti membosankan.
9. Minimalkan Penggunaan Teks
Slide presentasi sekali lagi bukanlah tempat dimana kamu mengetik naskah suatu karya tulis. Jadi di dalamnya tidak cocok menampilkan teks yang jumlahnya banyak bahkan sampai lebih dari tiga paragraf. Idealnya setiap slide berisi beberapa potong kalimat, dibuat pendek dan sederhana.
Sekaligus pada beberapa pokok materi dibuat listicle atau penomoran yang membuat tampilannya mudah dipahami dan sederhana. Jadi, ada baiknya meminimalkan penggunaan teks. Cukup cantumkan poin-poin utama dan sekiranya penting sekaligus akan disampaikan kepada audiens.
Meminimalkan teks akan membantu kamu memaksimalkan visualisasi slide presentasi tersebut. Sebab memiliki banyak ruang untuk ditambahkan gambar maupun video. Sehingga lebih atraktif, informatif, menarik, dan tentunya mudah untuk dipresentasikan.
Baca Juga: Mau PowerPoint Anda Disukai Mahasiswa? Coba Tips Ini!
10. Menyederhanakan Konten Presentasi
Dalam tips membuat PPT tidak hanya dianjurkan untuk meminimalkan penggunaan teks atau narasi saja. Melainkan juga dianjurkan untuk menyederhanakan konten presentasi. Sebab kamu akan lebih banyak menjelaskan lewat lisan, sehingga satu slide bisa dipresentasikan sampai lima menit bahkan lebih.
Jadi, jangan sampai dalam satu kali presentasi kamu membuat 25 slide atau bahkan sampai 100 slide. Dijamin tidak akan selesai dipresentasikan dalam satu kali waktu. Oleh sebab itu wajib disederhanakan, sehingga presentasi dilakukan secara singkat dan padat namun jelas dan sangat kaya informasi.
Materi pun tersampaikan dengan baik, dan jika materi ini tidak cukup disampaikan dalam satu kali presentasi. Maka bisa dibuat presentasi kedua, ketiga, dan seterusnya. Hal ini bisa membantu audiens memahami materi dan mengingatnya dengan mudah. Kamu pun tidak perlu effort tinggi untuk menyiapkan presentasi.
11. Desain Kontras Bisa Dipertimbangkan
Opsional lain, kamu bisa menggunakan teknik CRAP (Contrast, Repetition, Alignment, and Proximity). Teknik ini pertama kali dipaparkan oleh Robin Williams melalui bukunya yang berjudul The Non Designer’s Design Book. Yakni teknik yang menerapkan segala unsur yang kontras.
Mulai dari ukuran huruf antara satu slide dengan slide lainnya, kemudian pilihan atau kombinasi warna, dan lain sebagainya. Menggunakan teknik kontras efektif membantu menonjolkan beberapa materi di dalam slide presentasi. Sehingga bisa digunakan untuk mengedepankan pembahasan yang dirasa krusial.
Selain itu, teknik ini juga efektif menjadikan slide presentasi tampak lebih menarik. Sehingga sangat tepat untuk digunakan terutama untuk kamu yang suka memadukan banyak warna sekaligus. Jadi, dalam teknik ini kamu tidak perlu memilih warna yang harmonis.
12. Desain Konten Terstruktur
Berikutnya dalam tips membuat PPT adalah memperhatikan struktur konten yang dipresentasikan. Usahakan strukturnya jelas, urut atau sistematis, dan tentunya mudah untuk dipahami. Jadi, sampaikan materi secara bertahap dimulai dari pembuka yang merupakan materi dasar kemudian berlanjut terus ke materi inti.
Presentasi yang tidak terstruktur ibarat mengajak orang lain mengobrol namun tidak diajak mengobrol dari awal melainkan langsung di tengah. Dijamin orang yang diajak mengobrol tidak akan paham apa yang kamu sampaikan. Jadi, hal ini juga berlaku saat melakukan presentasi dengan bantuan PPT.
Pastikan materi atau konten terstruktur, urut, sehingga mudah dipahami. Susunan konten yang terstruktur kemudian juga membantu menjadikan tampilannya enak dipandang. Perhatian audiens kemudian bisa lebih mudah untuk didapatkan.
13. Menambahkan Video
Slide presentasi bisa tampak lebih atraktif, menarik, sekaligus informatif dengan menambahkan video. Jadi, kamu bisa menambahkan video yang sesuai dengan materi yang dipresentasikan. Video ini akan membantu menjelaskan materi sejelas mungkin dan juga menjadikan tampilan slide presentasi lebih menarik.
Video yang ditambahkan akan memberi warna berbeda dibanding dengan slide sebelum maupun sesudahnya. Hal ini akan memberi momentum untuk mendapatkan kembali fokus audiens ketika sudah bosan dengan materi yang berat dan susah dipahami. Jadi, silahkan berburu video yang menarik, berkualitas, dan sesuai materi.
Baca Juga: Akademia Wajib Tahu! Rahasia Dibalik Penentuan Tujuan Presentasi Bagi Audiens
14. Menggunakan Fitur Morph
Tips selanjutnya yang bisa dipertimbangkan adalah menggunakan fitur Morph. Yakni fitur di dalam PPT yang berbentuk animasi. Sehingga slide di PPT bisa dibuat bergerak, misalnya teks berjalan dan muncul dari sebelah kiri atau kanan, dan lain sebagainya.
Penggunaannya mudah namun memberi efek yang signifikan, sehingga bisa diaplikasikan. Selain itu membantu kamu untuk mendapatkan perhatian audiens selama presentasi dilakukan. Sehingga bisa percaya diri dan mampu menyampaikan materi dengan sangat baik.
15. Simpan dalam Format yang User Friendly
Tips membuat PPT berikutnya adalah mengenai format penyimpanan, hal ini perlu diperhatikan untuk memastikan file PPT yang dibuat bisa dibuka dimana saja atau di perangkat mana saja. Jadi, jangan menyimpan PPT dengan format asli karena bisa jadi bertemu perangkat yang versinya berbeda.
Hal ini akan membuat file presentasi tidak bisa dibuka. Misalnya, kamu mengetik slide di PPT 2010 dan ternyata saat presentasi, laptop panitia menggunakan PPT 2003. Jadi, sebagai solusinya kamu perlu menyimpan dengan format user friendly yang bisa dibuka dimana saja. Misalnya format PDF.
Bersama lima belas tips membuat PPT tersebut kamu tidak akan mengalami kesulitan untuk menyajikan slide presentasi yang menarik. Sehingga perlu kamu terapkan, baik seluruhnya maupun sebagian yang dirasa cocok untuk digunakan.
Penulis: duniadosen.com/Pujiati
