5 Tahap Pengajuan Proposal Hibah Penelitian dan Pengabdian 2025

ⓘ Artikel telah disesuaikan dengan Sosialisasi Panduan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Batch I

Para dosen di Indonesia tentu sudah mulai menyiapkan proposal untuk diajukan dalam hibah penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dari DPPM tahun anggaran 2025. Dalam hal ini, para dosen juga perlu memahami tahap pengajuan proposal.

Seperti yang diketahui, pengajuan proposal usulan menjadi tanda seorang dosen mendaftar dalam program hibah yang dikelola DPPM tersebut. Pengajuan dilakukan secara daring melalui portal khusus bertajuk BIMA.

Sesuai dengan informasi yang disampaikan dalam kegiatan sosialisasi penyelenggaraan hibah tahun anggaran 2025. Tahapan dalam pengajuan proposal usulan masih dalam lima tahap saja. Berikut informasinya.

Tahap Pengajuan Proposal Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

Para dosen di Indonesia yang akan mengajukan proposal usulan untuk hibah penelitian maupun pengabdian kepada masyarakat dari pemerintah, Anda tentu akan mengajukan proposal usulan tersebut melalui portal BIMA.

Proposal usulan, baik dalam penelitian maupun pengabdian kepada masyarakat disusun mengikuti format yang sudah ditetapkan DPPM. Selanjutnya, dosen pengusul bisa masuk (login) ke akun BIMA dan mengajukan proposal tersebut.

Namun, proses pengajuan proposal usulan bukan sekedar mengunggah dokumen proposal dalam format file sesuai ketentuan. Melainkan ada setidaknya lima tahap pengajuan proposal usulan. Berikut 5 tahap pengajuan proposal hibah:

1. Identitas Usulan

Setelah berhasil login ke akun BIMA, dosen pengusul bisa masuk ke menu “Usulan” . Sistem di BIMA akan menampilkan informasi mengenai skema penelitian dan pengabdian mana saja yang bisa diikuti sesuai data dosen di BIMA.

Baru kemudian masuk ke tahap pertama pengajuan proposal penelitian dan pengabdian, yaitu mengisi Identitas Usulan. Sesuai dengan namanya, pada taha ini para dosen pengusul akan mengisi detail informasi dasar mengenai usulan yang diajukan.

Dalam Identitas Usulan untuk hibah penelitian ada tiga poin yang wajib diisi dosen pengusul, yaitu:

a. Judul Penelitian

Dosen pengusul perlu mengisi kolom judul penelitian yang diajukan ke sistem BIMA. Jadi, silakan menuliskan judul penelitian usulan sesuai dengan rancangan proposal usulan yang sudah dibuat.

b. TKT saat Ini

Tahap berikutnya adalah mengisi TKT saat ini atau lebih tepatnya pengukuran TKT saat Ini. Silakan klik kolom TKT saat Ini dan sistem akan mengarahkan ke halaman baru.

Pada halaman baru tersebut, dosen pengusul bisa mengisi beberapa kolom yang ditampilkan sistem. Seperti kolom Teknologi yang Dikembangkan, Kategori Indikator TKT, dan kolom Persentase.

c. Target Akhir TKT

Sementara untuk Target Akhir TKT nantinya akan muncul otomatis di sistem BIMA usai mengisi TKT saat Ini. Sehingga setelah mengisi Teknologi yang Dikembangkan dan Kategori Indikator TKT. Kolom ini muncul otomatis.

Tahap berikutnya adalah klik tombol Selanjutnya untuk masuk ke proses pengisian Identitas Usulan lain. Pada tahap ini, skema hibah penelitian apa saja yang bisa diajukan dan relevan dengan TKT target akan muncul.

Selanjutnya, dosen pengusul akan melengkapi Identitas Usulan dengan mengisi beberapa data berikut:

Kelompok Skema
Ruang Lingkup
Besaran Dana Penelitian Maksimal
Bidang Fokus
Tema Penelitian
Topik Penelitian
Rumpun Ilmu Level 1
Rumpun Ilmu Level 2
Rumpun Ilmu Level 3
Prioritas Riset
Tahun Pertama Usulan, dan
Lama Kegiatan.

Tahap berikutnya, dosen pengusul akan mengisi data tim penelitian. Sistem di BIMA sudah terintegrasi dengan PDDikti dan portal pemerintahan lain. Sehingga hanya perlu memasukan NIDN, NIDK, NIM (anggota penelitian mahasiswa), dan NIK (anggota penelitian masyarakat umum), dan sebagainya.

Sementara untuk Identitas Usulan pada hibah pengabdian kepada masyarakat, 7 poin data yang perlu diisi oleh dosen pengusul, mencakup:

Judul Pengabdian kepada Masyarakat
Memilih Skema Pengabdian kepada Masyarakat
Memilih Program Pengabdian kepada Masyarakat
Memilih Bidang Fokus
Memilih Prioritas Riset
Memilih Durasi
Memilih Tahun Pelaksanaan

Usai Identitas Usulan diisi dengan lengkap, nantinya perlu menunggu seluruh anggota tim penelitian akan menerima notifikasi. Tahap ini masuk tahap akhir, dimana seluruh anggota tim pengusul wajib melakukan konfirmasi. Yakni bersedia atau tidak menjadi tim pengusul yang diajukan oleh ketua tim di BIMA.

Selain itu, penyusunan usulan di laman BIMA tidak harus dilakukan satu kali waktu. Setiap kali sampai di tahap tertentu akan ada tombol Selanjutnya dan Simpan sebagai Draft. Jadi bisa disimpan dulu dan dilengkapi di lain waktu.

2. Substansi Usulan

Tahap pengajuan proposal hibah penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang kedua adalah Substansi Usulan. Pada tahap in, dosen pengusul akan diminta mengisi sejumlah data berkaitan dengan isi proposal usulan (aspek substantif).

Pada tahap ini pula, dosen pengusul akan mengunggah dokumen proposal usulan yang sudah disusun dan diubah formatnya menjadi PDF. File proposal maksimal berukuran 5 MB.

Format proposal usulan juga bisa diunduh di tahap ini, yakni dengan klik tombol Template maka otomatis akan ada proses pengunduhan. File format proposal bisa dipakai untuk membantu menyusun proposal usulan sesuai ketentuan.

Pada pengajuan proposal usulan penelitian, terdapat tiga jenis data substansi yang perlu diisi dosen pengusul. Yaitu Kelompok Makro Riset, Substansi Usulan (unggah dokumen proposal), dan Luaran Wajib Setiap Tahun.

Sementara untuk Substansi Usulan di program hibah pengabdian kepada masyarakat. Dosen pengusul akan mengisi data mitra sasaran kegiatan pengabdian yang diusulkan terlebih dahulu. Data tersebut mencakup:

Pilih Kelompok Mitra
Pilih Jenis Kelompok Mitra
Masukan Jumlah Anggota Kelompok
Pilih Lingkup Permasalahan
Tuliskan Nama Mitra
Tuliskan Pimpinan Mitra
Pilih Provinsi
Pilih Kabupaten/Kota
Pilih Kecamatan
Pilih Desa
Tuliskan Alamat Lengkap
Masukan Jarak ke lokasi mitra sasaran, dan juga
Unggah Dokumen Pendukung

Jika sudah, maka dosen pengusul bisa klik tombol Simpan. Baru kemudian mengisi sejumlah aspek substansi dari proposal usulan pengabdian yang diajukan. Seperti mengisi data target luaran yang diusahakan dicapai.

Disusul dengan mengisi data substantif sesuai ketentuan sistem di BIMA. Mulai dari Ringkasan Substansi, kemudian Keyword (kata kunci), dan Substansi Usulan (unggah dokumen proposal usulan pengabdian sesuai format). Format file PDF dan ukuran maksimal 5 MB.

Tahap akhir di Substansi Usulan dalam hibah pengabdian, dosen pengusul akan mengisi data Asta Cita, SDGs (Sustainable Development Goals atau Tujuan Pembangunan Berkelanjutan), dan juga IKU pengabdian. Silakan klik setiap tombol di masing-masing kolom.

3. Rencana Anggaran Biaya

Tahap ketiga dalam seluruh tahap pengajuan proposal usulan hibah penelitian dan pengabdian adalah RAB (Rencana Anggaran Biaya). Sesuai namanya, pada tahap ini dosen pengusul akan memaparkan rencana anggaran dalam kegiatan yang diusulkan ke DPPM.

Dalam RAB di hibah penelitian, dosen pengusul akan mengisi data RAB dalam tiga tahapan. Dimulai dari data Urutan Tahun Kegiatan, Kelompok RAB, dan juga Tambah Kelompok RAB.

Dalam menyusun seluruh komponen biaya kegiatan penelitian yang diusulkan. Beberapa data RAB akan muncul otomatis, beberapa lagi diisi secara manual. Dosen pengusul nantinya akan mengisi beberapa data berikut secara manual:

Komponen RAB,
Keterangan.
Harga Satuan.
Volume (jumlah yang dibutuhkan).

Sementara untuk RAB pada usulan pengabdian kepada masyarakat, dosen pengusul akan mengisi setiap komponen anggaran sesuai ketentuan. Terkait hal ini, jenis komponen biaya sudah ditentukan DPPM dan batas maksimal dalam satuan persen (%). Ketentuannya sebagai berikut:

Teknologi dan Inovasi Minimal 50% dari total dana usulan
Biaya Pelatihan Maksimal 20% dari total dana usulan
Biaya Perjalanan Maksimal 15% dari total dana usulan
Biaya Upah dan Jasa Maksimal 10% dari total dana usulan
Biaya Lainnya Maksimal 5% dari total dana usulan.

Tahap berikutnya, dosen pengusul akan mengisi seluruh komponen anggaran biaya pengabdian yang diusulkan. Setiap komponen akan ada notifikasi terkait larangan dan perhatian. Jadi, silakan disesuaikan untuk mencegah ada kegagalan dalam pengajuan.

4. Dokumen Pendukung

Tahap pengajuan proposal yang keempat adalah Dokumen Pendukung. Dalam tahap ini, dosen pengusul akan mengunggah sejumlah dokumen pendukung proposal usulan. Tentunya disesuaikan dengan ketentuan dari DPPM.

Dalam pengajuan proposal usulan penelitian, dosen pengusul akan mengunggah dua jenis dokumen. Dokumen pertama adalah dokumen pendukung sesuai ketentuan dalam skema hibah penelitian yang diajukan. Berikut detailnya:

a. Dokumen Pendukung dari Mitra

Dokumen yang pertama adalah dokumen pendukung dari mitra. Secara sederhana, dokumen ini adalah dokumen yang menunjukan kesediaan mitra mendukung penelitian yang diajukan di BIMA. Misalnya:

Surat Kesediaan Mitra – Pernyataan resmi dari mitra yang bersedia berkolaborasi dalam penelitian atau pengabdian.
Surat Perjanjian Kerja Sama (MoU atau MoA) – Jika ada, menunjukkan kesepakatan kerja sama yang lebih formal.
Dan dokumen lain yang relevan.

Dokumen ini dilampirkan untuk seluruh skema hibah penelitian tahun anggaran 2025. Hanya saja untuk skema Penelitian Terapan bersifat wajib. Mencakup subskema Penelitian Terapan Luaran Model dan Penelitian Terapan Luaran Prototipe.

b. Surat Tugas atau Surat Pembimbingan

Dokumen pendukung kedua adalah Surat Tugas atau Surat Pembimbingan. Dokumen ini hanya wajib dilampirkan dosen pengusul di skema hibah Penelitian Magister Menuju Doktor Sarjana Unggul (PMDSU).

c. Artikel di Jurnal (Riwayat Publikasi Ilmiah)

Dokumen berikutnya adalah artikel ilmiah yang sudah terbit di jurnal ilmiah. Dokumen ini hanya wajib dilampirkan untuk usulan pada skema Penelitian Terapan. Mulai dari Penelitian Terapan Luaran Model sampai Penelitian Terapan Luaran Prototipe.

Khusus untuk dokumen kedua, yakni dokumen artikel ilmiah pada jurnal ilmiah yang relevan dengan penelitian yang diusulkan. Hal ini untuk beberapa skema hibah sesuai penjelasan sebelumnya.

Sehingga dosen pendukung perlu menyiapkan dokumen artikel ilmiah yang sudah pernah dipublikasikan tersebut. Namun, wajib memenuhi ketentuan tambahan. Yakni menjadi penulis pertama atau penulis korespondensi dalam riwayat publikasi di jurnal ilmiah tersebut.

Sementara untuk proposal usulan hibah pengabdian kepada masyarakat, dosen pengusul hanya perlu mengunggah sejumlah Dokumen Pendukung. Seperti:

Unggah surat pernyataan orisinal usulan sesuai dengan template yang sudah disediakan DPPM.
Menambahkan dokumen pendukung lain jika memang ada dan perlu dilampirkan dalam usulan.
Melakukan pengisian dokumen pendukung pada setiap kolom isian yang sudah disediakan sistem BIMA.

Silakan mempelajari buku panduan program hibah penelitian dan pengabdian tahun anggaran 2025. Sehingga bisa menyiapkan seluruh dokumen yang menjadi syarat administrasi pengajuan usulan dari jauh-jauh hari.

f. Konfirmasi Usulan

Tahap kelima yang juga menjadi tahap pengajuan proposal usulan yang terakhir adalah Konfirmasi Usulan. Sesuai penjelasan di tahap Identitas Usulan sebelumnya. Seluruh tim pengusul wajib melakukan konfirmasi.

Pada tahap Identitas Usulan, dosen pengusul akan memasukan seluruh data tim pengusul. Baik itu untuk penelitian maupun pada hibah pengabdian. Sehingga setiap anggota tim, bisa mengakses akun di BIMA.

Kemudian masuk ke akun BIMA tersebut dan melakukan konfirmasi yang menunjukan kesediaan masuk dalam tim penelitian atau tim pengabdian. Berikut rincian tahapan untuk melakukan konfirmasi:

Akses laman BIMA dan login ke akun sebagai operator.
Silakan klik ikon lonceng yang ada di sisi sebelah kanan atas. Ikon ini menunjukan seluruh notifikasi sistem ke pemilik akun.
Sistem akan menampilkan detail proposal usulan yang meminta pemilik akun mengkonfirmasi kesediaan menjadi tim dalam usulan tersebut. Silakan klik “View More” untuk membaca detail usulannya.
Silakan membaca detail proposal usulan tersebut kemudian menentukan pilihan apakah bersedia menjadi tim pengusul atau sebaliknya.
Jika bersedia, maka klik tombol Setuju Menjadi Anggota. Sementara jika menolak, silakan klik tombol Tolak Menjadi Anggota.
Selesai.

Setelah melakukan konfirmasi, maka proposal usulan tinggal masuk ke tahap persetujuan dari LPPM dan lembaga sejenis yang ada di perguruan tinggi pengusul. LPPM, nantinya akan memeriksa usulan dan memberi persetujuan atau approval.

Setelahnya, maka proposal usulan akan masuk ke tahap seleksi yang dijalankan oleh DPPM. Mencakup seleksi administrasi dan kemudian disusul seleksi substansi yang akan dilaksanakan oleh tim reviewer.

Tak mau proposal Anda gagal di tahap seleksi awal ‘kan? Baca pembahasan yang sudah Kami rangkum untuk Anda berikut ini:

Pujiati

Saya menyukai kegiatan membaca, menulis, mendengarkan musik, dan menonton film. Saat ini, selain disibukkan dengan agenda seorang ibu rumah tangga, saya aktif menjadi Content Writer untuk situs di Deepublish Group. Sesekali saya juga membuat artikel untuk media Hops ID.