Tahap Pemutakhiran Data Status Kepegawaian dan Ikatan Kerja Dosen di SISTER 2024

Bulan Agustus 2024 mendatang, rencananya proses pengajuan kenaikan jabatan fungsional dosen akan dialihkan ke laman SISTER. Sejalan dengan proses tersebut, maka ada kebutuhan untuk dosen melakukan pemutakhiran data di SISTER. 

Kemendikbud melalui Ditjen Dikti merilis pengumuman agar semua dosen segera melakukan pemutakhiran data status kepegawaian dan ikatan kerja dosen. Disusul dengan data lain yang sudah ditetapkan, seperti NIK, jabatan fungsional, dan rumpun ilmu. 

Bagi dosen yang sudah melakukan pemutakhiran data NIK, maka bisa berlanjut ke pemutakhiran data status kepegawaian. Sekaligus data ikatan kerja dosen yang sesuai dengan ketentuan. Berikut penjelasan detailnya. 

Kewajiban Pemutakhiran Data Status Kepegawaian dan Ikatan Kerja Dosen 

Sesuai dengan isi dari surat edaran nomor 0502/E.E4/RHS/DT.04.01/2024 tanggal 22 Mei 2024. Dipahami bahwa semua dosen memiliki kewajiban untuk melakukan pemutakhiran data di laman SISTER. 

Kebijakan ini sejalan dengan tujuan adanya pemindahan dari laman PAK ke SISTER untuk mengurus pengajuan kenaikan jabatan fungsional dosen. Memahami bahwa ada data dosen yang tidak valid, belum update, dan sejenisnya, pemutakhiran data dilakukan secara manual, bukan oleh sistem. 

Dalam pengumuman tersebut juga disampaikan ada setidaknya 4 jenis data dosen yang harus dimutakhirkan di laman SISTER, yaitu data NIK dosen, data status kepegawaian dan ikatan kerja, data jabatan fungsional dosen, dan data rumpun ilmu. 

Proses pemutakhiran data diberi tenggat waktu sampai Agustus 2024 dan terbagi menjadi beberapa periode. Selain itu, jadwal untuk proses verifikasi sejumlah data juga sudah ditentukan sehingga dosen wajib menyesuaikan diri. 

Memahami bahwa proses pemutakhiran data ada tenggat waktu, maka dosen wajib menentukan skala prioritas data mana saja yang perlu didahulukan. Dalam surat edaran disebutkan untuk fokus dulu pada pemutakhiran data NIK dan status kepegawaian dosen. 

Jangan lewatkan informasi pemutakhiran data berikut:

• Tahap Pemutakhiran Data NIK Dosen Melalui SISTER 2024
• Pemutakhiran Data dan Pengajuan Kenaikan Jabatan Akademik Dosen di SISTER 2024
• Cara Pemutakhiran Data Rumpun Ilmu Melalui SISTER 2024

Mengenal Status Kepegawaian dan Ikatan Kerja Dosen 

Membantu para dosen melakukan pemutakhiran data status kepegawaian dan ikatan kerja dosen. Maka penting sekali bagi dosen untuk memahami apa itu status kepegawaian, ikatan kerja, dan juga dosen mana saja yang memiliki kewajiban melakukan pemutakhiran data ini. 

Jika mengacu pada Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen dan UU Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. Maka status kepegawaian dan ikatan kerja dosen hanya terbagi dua, yakni dosen tetap dan dosen tidak tetap. 

Namun, khusus untuk kebijakan terbaru, proses pemutakhiran data status kepegawaian wajib untuk 3 jenis status kepegawaian dan ikatan kerja. Mencakup dosen tetap, dosen tidak tetap, dan pengajar nondosen (selain dosen yang tidak wajib menjalankan tri dharma). Berikut penjelasanya: 

• Dosen Tetap adalah Dosen yang bekerja penuh waktu sebagai pegawai tetap atau pegawai dengan perjanjian kerja pada Perguruan Tinggi. Dosen tetap kemudian terbagi lagi menjadi 3 jenis status kepegawaian. yaitu:
  • Dosen Tetap dengan status kepegawaian Pegawai Negeri Sipil Jabatan Fungsional Dosen, yang selanjutnya disebut sebagai Dosen Tetap PNS JF Dosen; 
  • Dosen Tetap Pegawai Pemerintah dengan status kepegawaian Perjanjian Kerja Jabatan Fungsional Dosen, yang selanjutnya disebut sebagai Dosen Tetap PPPK JF Dosen; dan 
• Dosen Tetap dengan status kepegawaian Pegawai Tetap Perguruan Tinggi, yang selanjutnya disebut sebagai Dosen Tetap Perguruan Tinggi.
  • Dosen Tidak Tetap adalah Dosen yang bekerja paruh waktu sebagai pegawai dengan perjanjian kerja pada Perguruan Tinggi. 
  • Pengajar Nondosen adalah Pengajar yang mengajar di Perguruan Tinggi. Misalnya tutor dan instruktur yang mengajar di perguruan tinggi yang biasanya paruh waktu. 

Sebagai informasi tambahan, berikut adalah detail jenis status kepegawaian dan ikatan kerja dosen di Indonesia dalam bentuk tabel: 

Status Dosen / Pengajar	Status Kepegawaian	Ikatan Kerja	Status Kewajiban
Dosen Tetap	PNS JF Dosen	Tetap di PT sebagai Unit Kerja Pemerintah	Tridharma Penuh
	PPPK JF Dosen	Tetap di PT sebagai Unit Kerja Pemerintah	Tridharma Penuh
	Dosen Pegawai Tetap Perguruan Tinggi	Tetap di PT / Badan Penyelenggara (tetap sampai pensiun / waktu tertentu)	Tridharma Penuh
Dosen Tidak Tetap	Pegawai Tidak Tetap Perguruan Tinggi	Tidak Tetap di PT tertentu	Tridharma Paruh Waktu
Pengajar Nondosen	Pengajar	Mengajar	Tidak mempunyai jabatan akademik
	Instruktur	Mengajar	Tidak mempunyai jabatan akademik
	Tutor	Mengajar	Tidak mempunyai jabatan akademik

Jika dosen bingung, maka acuannya adalah sesuai isi SK pengangkatan yang diterima. Setiap dosen sebelum mengabdi dan menjalankan tri dharma tentunya akan menerima SK. Dalam SK akan dijelaskan secara jelas mengenai status kepegawaian dan ikatan kerja yang dimiliki dengan PT yang bersangkutan. 

Tahapan Pemutakhiran Data Status Kepegawaian dan Ikatan Kerja Dosen 

Jika para dosen sudah memahami apa saja status kepegawaian dan ikatan kerja para dosen di Indonesia. Sekaligus sudah mengetahui status kepegawaian dan ikatan kerja yang dimiliki saat ini. 

Maka bisa segera melakukan pemutakhiran data status kepegawaian dan ikatan kerja dosen di laman SISTER. Berikut adalah tahapannya: 

1. Masuk ke laman SISTER (https://sister.kemdikbud.go.id/beranda) menggunakan akun PTK atau Admin Perguruan Tinggi; 
2. Klik tombol “Mulai Pemadanan Data” pada rubrik “Periksa Status Dosen”;
3. Klik tombol “Ubah”; 
4. Klik tombol “Ubah” pada kolom “Ajuan Perubahan” untuk status kepegawaian dan ikatan kerja; 
5. Melampirkan dokumen yang diperlukan. Dokumen yang dilampirkan sesuai dengan status kepegawaian dan ikatan kerja yang dimiliki dosen. Berikut adalah rinciannya: 
   • Bagi dosen dengan status Dosen Tetap melampirkan:
     • Surat penetapan/keputusan pengangkatan sebagai dosen tetap oleh pihak yang berwenang di instansi/institusi terkait sesuai dengan peraturan perundang-undangan 
     • Ijazah berdasarkan kualifikasi akademik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan 
     • Surat keterangan sehat jasmani, rohani, dan bebas narkotika dari rumah sakit.
   • Bagi dosen dengan status Dosen Tidak Tetap melampirkan:
     • Penetapan/keputusan pengangkatan sebagai dosen tidak tetap yang dikeluarkan oleh pemimpin perguruan tinggi atau ketua badan penyelenggara satuan pendidikan berdasarkan perjanjian kerja; 
     • Surat perjanjian kerja sebagai dosen yang ditandatangani oleh dosen dan pemimpin perguruan tinggi dan bermaterai paling sedikit memuat tentang lama perjanjian minimal 1 (satu) tahun, hak, kewajiban, dan sanksi; 
     • Ijazah berdasarkan kualifikasi akademik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; 
     • Surat keterangan sehat jasmani, rohani, dan bebas narkotika dari rumah sakit;
     • Surat izin dari pimpinan yang berwenang pada instansi/institusi jika yang bersangkutan masih berstatus sebagai pegawai atau karyawan aktif; 
     • Penetapan/keputusan pengangkatan untuk dokter pendidik klinis sesuai peraturan perundang-undangan;
     • Izin kerja di Indonesia dari pemerintah Indonesia untuk warga negara asing; 
     • Surat keterangan jabatan akademik paling rendah associate professor dari instansi/institusi yang berwenang di negara asal untuk warga negara asing; dan
     • Bukti 3 (tiga) publikasi internasional dalam jurnal internasional bereputasi untuk warga negara asing. 
   • Bagi dosen dengan status Pengajar Nondosen melampirkan: 
     • Penetapan/keputusan pengangkatan dari pimpinan perguruan tinggi atau badan penyelenggara satuan pendidikan sebagai pengajar, instruktur, atau tutor; 
     • Perjanjian kerja sebagai pengajar, tutor, atau instruktur yang ditandatangani oleh kedua belah pihak dan bermaterai; dan 
     • Ijazah pada seluruh jenjang pendidikan tinggi yang telah ditempuh dan/atau keputusan penyetaraannya. 

6. Klik tombol “Kirim Ajuan”.

Bagi para dosen yang ingin melakukan pemutakhiran data status kepegawaian dan ikatan kerja dosen di SISTER. Maka dianjurkan untuk membaca surat edaran dan materi sosialisasi pemadanan data dosen di SISTER sehingga mencegah kebingungan dan kesulitan melakukan pemutakhiran data. 

Selain itu, pihak Kementerian juga membebaskan PT untuk meminta pemutakhiran data dilakukan dosen secara mandiri atau oleh operator kampus. Jadi, dosen bisa menunggu pengumuman dari kampus masing-masing. Jika bingung, bisa tanya-tanya ke operator kampus. 

Baca Juga: Ketentuan Kenaikan Jabatan Akademik pada Masa Peralihan di Platform SISTER

Arti Penting Memutakhirkan Data Dosen di SISTER 

Kebijakan untuk pemadanan dan pemutakhiran data status kepegawaian dan ikatan kerja dosen di SISTER. Sekaligus data lain seperti yang dijelaskan di awal, memang akan terdengar merepotkan. Khususnya bagi dosen yang masih sibuk-sibuknya mengurus kewajiban akademik lain. 

Namun, mengikuti atau mematuhi kebijakan ini pada dasarnya penting. Bahkan, manfaat dari kebijakan ini seluruhnya akan dirasakan oleh dosen, diantaranya: 

1. Menghindari Sanksi Mangkir dari Kewajiban

Arti penting yang pertama dengan mematuhi kebijakan pemutakhiran data dosen di SISTER adalah menghindari sanksi. Sesuai dengan isi surat edaran yang sama, dijelaskan bahwa dosen yang mangkir dari kewajiban pemutakhiran data status kepegawaian dan ikatan kerja akan menerima 3 sanksi, yaitu: 

• Kementerian menyesuaikan status kepegawaian dan ikatan kerja melalui SISTER secara otomatis sesuai dengan data yang valid di Kementerian; 
• Kementerian menyesuaikan hak dosen yang bersangkutan berdasarkan status kepegawaian dan ikatan kerja yang telah disesuaikan; dan 
• Dosen yang bersangkutan tetap mendapatkan layanan pendidikan tinggi. 

2. Mendapatkan Hak sebagai Dosen 

Arti penting yang kedua adalah membantu dosen untuk tetap mendapatkan hak sesuai ketentuan. Hal ini sejalan dengan sanksi yang sudah dijelaskan, dimana ketika dosen mangkir maka haknya akan dicabut. Hak ini bisa dalam bentuk gaji, tunjangan, kenaikan jenjang karir akademik. 

3. Memudahkan Pengajuan Kenaikan Jabfung 

Platform SISTER pada akhirnya akan menjadi platform untuk dosen bisa mengajukan kenaikan jabatan fungsional secara daring (online) sehingga proses pemutakhiran seluruh data dosen nantinya akan bermuara pada layanan tersebut. 

Jadi, jika dosen sudah mengikuti arahan melakukan pemutakhiran data maka akan memudahkan proses kenaikan jabatan fungsional di masa mendatang. Dimana bisa dilakukan online di SISTER dari awal sampai akhir sesuai ketentuan. 

4. Membuka Peluang Meraih Kesempatan Akademik 

Data dosen di SISTER nantinya akan terhubung langsung dengan PDDikti sehingga data dosen yang diperbaharui sesuai kondisi aktual di lapangan akan membantu mengakses lebih banyak kesempatan akademik. 

Contohnya, membantu dosen memenuhi kualifikasi menjadi peserta hibah penelitian. Sebab pihak asesor akan menelusuri rekam jejak dan  status dosen sebelum menetapkan sebagai penerima hibah. 

Jika status dosen di PDDikti masih Tugas Belajar, maka hibah gagal didapatkan. Begitu pula sebaliknya, maka update data sangat penting bagi dosen sebab bisa membuka banyak kesempatan akademik, dan bukan hanya hibah tapi lebih banyak lagi. 

Adanya tujuan untuk mencapai Satu Data di Kementerian, membuat proses pemutakhiran data status kepegawaian dan ikatan kerja dosen wajib dilakukan. Sekaligus membantu dosen untuk mengakses seluruh layanan Ditjen Dikti di satu pintu, yakni platform SISTER. 

Jika memiliki pertanyaan atau ingin sharing pengalaman berkaitan dengan topik dalam artikel ini. Jangan ragu untuk menuliskannya di kolom komentar. Klik juga tombol Share untuk membagikan artikel ini ke orang terdekat Anda. Semoga bermanfaat.