Tahapan untuk Pemadanan dan Pemutakhiran Data Dosen di SISTER

Ditjen Dikti diketahui akan segera merilis aturan baru mengenai pengajuan kenaikan jabatan fungsional dosen. Aturan baru ini dikabarkan akan mulai diterapkan pada Agustus 2024 mendatang. 

Dalam proses tersebut, diumumkan juga mengenai perpindahan dari laman PAK menuju ke laman SISTER untuk mengurus pengajuan kenaikan jabatan fungsional dosen. Pada masa transisi ini, semua dosen diwajibkan untuk melakukan pemadanan dan pemutakhiran data. 

Pemadanan data tersebut tidak bisa dilakukan dosen setiap saat, sebab ditetapkan periode pelaksanaan. Sekaligus ditetapkan pula syarat dan ketentuan yang menyertainya. Oleh sebab itu, para dosen bisa memprioritaskan dulu untuk mempelajari prosedur pemadanan data tersebut. 

Kewajiban Dosen Melakukan Pemadanan dan Pemutakhiran Data 

Ditjen Dikti diketahui menyediakan sejumlah layanan untuk diakses par dosen di Indonesia. Layanan ini mendukung para dosen untuk mendapatkan sejumlah hak. Seperti NIDN maupun NIDK, jabatan fungsional yang merupakan jenjang karir dosen, dan sebagainya. 

Dari waktu ke waktu, pelayanan Ditjen Dikti terus ditingkatkan. Setelah sebelumnya semua layanan dari luring (offline) dialihkan ke layanan berbasis daring (online). Kini, Ditjen Dikti akan membangun sistem Satu Data di lingkungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristekdikti). 

Sejalan dengan tujuan tersebut, kemudian seluruh data dosen di Indonesia wajib masuk ke satu platform. Yakni SISTER. Beberapa data yang dulunya terpisah atau tidak masuk ke SISTER kemudian akan dialihkan. 

Terbaru, diumumkan bagi dosen untuk melakukan pemadanan dan pemutakhiran data di SISTER. Dimana platform SISTER ini juga yang nantinya menggantikan platform atau laman PAK untuk dosen mengajukan kenaikan jabatan fungsional. 

Hal ini tertuang di dalam surat edaran nomor  0502/E.E4/RHS/DT.04.01/2024 tanggal 22 Mei 2024. Dalam surat edaran ini dijelaskan jika prioritas utama DItjen Dikti saat ini adalah pemadanan data pendidik dan tenaga kependidikan (PTK). 

PTK disini mencakup Dosen Tetap, Dosen Tidak Tetap, dan Pengajar Nondosen. Sehingga semua data prioritas adalah kalangan dosen, bukan tenaga kependidikan seperti pegawai laboratorium di perguruan tinggi, perpustakaan, dan sebagainya. Berikut penjelasannya: 

1. Dosen Tetap adalah Dosen yang bekerja penuh waktu sebagai pegawai tetap atau pegawai dengan perjanjian kerja pada Perguruan Tinggi. 
2. Dosen Tidak Tetap adalah Dosen yang bekerja paruh waktu sebagai pegawai dengan perjanjian kerja pada Perguruan Tinggi. 
3. Pengajar Nondosen adalah Pengajar yang mengajar di Perguruan Tinggi

Jenis Data yang Perlu Dipadankan

Mengacu pada Kepmendikbudristek Nomor 133/M/2023, cakupan data PTK dibagi menjadi Data Induk dan data yang tidak termasuk sebagai Data Induk. Data pertama yang wajib dipadankan oleh para dosen adalah Data Induk yang mencakup: 

• Data nama pendidik dan tenaga kependidikan; 
• Data nomor identitas pendidik dan tenaga kependidikan; 
• Data nomor identitas satuan pendidikan di mana pendidikan dan tenaga kependidikan bertugas; 
• Data tempat dan tanggal lahir; 
• Data jenis kelamin; 
• Data nama ibu kandung; dan 
• Data kepegawaian.

Data Induk PTK harus melalui proses pemeriksaan data melalui verifikasi dan validasi. Proses ini verifikasi dan validasi ini dilakukan di platform SISTER (Sistem Informasi Sumberdaya Terintegrasi). 

Tata Cara Pemadanan Sejumlah Data di SISTER 

Dalam surat edaran tersebut, dijelaskan mengenai tata cara pemadanan dan pemutakhiran data yang mencakup dua jenis saja. Diperkirakan dua jenis data ini adalah data prioritas yang wajib dipadankan dulu oleh PTK di seluruh Indonesia.

Dua jenis data yang dimaksud adalah pemadanan data NIK dan data status kepegawaian & ikatan kerja melalui platform SISTER. Berikut penjelasan mengenai tata cara atau langkah-langkahnya: 

1. Tata cara Pemadanan Data NIK

Data PTK pertama yang wajib segera dipadankan adalah data NIK. Pihak perguruan tinggi bisa menetapkan apakah pemadanan data NIK ini dilakukan dosen sendiri atau dibantu operator kampus. 

Namun, yang pasti pihak PT diwajibkan untuk melakukan verifikasi dan validasi data. Sehingga memastikan data PTK sudah sesuai dengan aktual di lapangan. Berikut tahapan untuk pemadanan data NIK PTK: 

1. Masuk ke laman SISTER (https://sister.kemdikbud.go.id/beranda) menggunakan akun PTK atau Admin Perguruan Tinggi;
2. Pada halaman beranda, klik “Mulai Verifikasi NIK” pada rubrik “Pemadanan Data Dosen” sesuai gambar terlampir; 
3. Cek apakah nama lengkap, tempat lahir, tanggal lahir, dan jenis kelamin sudah sesuai pada rubrik “Cek Rincian Data”; 
4. Ketik NIK yang tertera dalam KTP dan nama ibu kandung pada rubrik “Verifikasi Data”. Hal-hal yang perlu diperhatikan di tahap ini antara lain: 
   • Pastikan NIK yang diisi sudah terdiri dari 16 digit angka; dan 
   • Nama ibu kandung hanya diperlukan untuk verifikasi dan validasi oleh sistem Dukcapil dan tidak disimpan di dalam PDDikti;

5. Klik “Lanjutkan Verifikasi”. Hal-hal yang perlu diperhatikan di tahap ini antara lain: 
   • Jika NIK ditemukan dan nama ibu kandung benar, akan terdapat pesan “Data Terverifikasi”; i
   • Jika NIK ditemukan namun nama ibu kandung tidak benar, akan terdapat pesan “Informasi Nama Ibu Kandung tidak sesuai dengan pangkalan data Dukcapil. Silakan untuk diperbaiki”; dan 
   • Jika NIK tidak ditemukan, akan terdapat pesan “Data NIK Tidak Ditemukan”.

2. Tata cara Pemadanan Data Status Kepegawaian dan Ikatan Kerja 

Jenis data kedua yang wajib dipadankan dosen atau seluruh PTK di Indonesia adalah data status kepegawaian dan ikatan kerja. Sama seperti data NIK, disini pihak perguruan tinggi bisa memutuskan pemadanan dan pemutakhiran data dilakukan sendiri oleh PTK atau oleh operator kampus. 

Pada sistem di SISTER sudah tercantum data data status, ikatan kerja, jenjang pendidikan, unit, perguruan tinggi, terhitung mulai tanggal, tanggal keluar (jika berlaku), dan homebase penugasan. 

Sisanya diisi manual oleh dosen atau operator kampus. Berikut tahapan pemadanan datanya di SISTER: 

1. Masuk ke laman SISTER (https://sister.kemdikbud.go.id/beranda) menggunakan akun PTK atau Admin Perguruan Tinggi; 
2. Klik tombol “Mulai Pemadanan Data” pada rubrik “Periksa Status Dosen”; 
3. Klik tombol “Ubah”;
4. Klik tombol “Ubah” pada kolom “Ajuan Perubahan” untuk status kepegawaian dan ikatan kerja; 
5. Melampirkan dokumen yang diperlukan, berikut rinciannya: 
   • Bagi PTK dengan status Dosen Tetap melampirkan:
     • Surat penetapan/keputusan pengangkatan sebagai dosen tetap oleh pihak yang berwenang di instansi/institusi terkait sesuai dengan peraturan perundang-undangan
     • Ijazah berdasarkan kualifikasi akademik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan 
     • Surat keterangan sehat jasmani, rohani, dan bebas narkotika dari rumah sakit. 
   • Bagi PTK dengan status Dosen Tidak Tetap melampirkan:
     • Penetapan/keputusan pengangkatan sebagai dosen tidak tetap yang dikeluarkan oleh pemimpin perguruan tinggi atau ketua badan penyelenggara satuan pendidikan berdasarkan perjanjian kerja;
     • Surat perjanjian kerja sebagai dosen yang ditandatangani oleh dosen dan pemimpin perguruan tinggi dan bermaterai paling sedikit memuat tentang lama perjanjian minimal 1 (satu) tahun, hak, kewajiban, dan sanksi; 
     • Ijazah berdasarkan kualifikasi akademik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
     • Surat keterangan sehat jasmani, rohani, dan bebas narkotika dari rumah sakit; 
     • Surat izin dari pimpinan yang berwenang pada instansi/institusi jika yang bersangkutan masih berstatus sebagai pegawai atau karyawan aktif;
     • Penetapan/keputusan pengangkatan untuk dokter pendidik klinis sesuai peraturan perundang-undangan;
     • Izin kerja di Indonesia dari pemerintah Indonesia untuk warga negara asing; 
     • Surat keterangan jabatan akademik paling rendah associate professor dari instansi/institusi yang berwenang di negara asal untuk warga negara asing; dan 
     • Bukti 3 (tiga) publikasi internasional dalam jurnal internasional bereputasi untuk warga negara asing. 
   • Bagi PTK dengan status Pengajar Nondosen melampirkan:
     • Penetapan/keputusan pengangkatan dari pimpinan perguruan tinggi atau badan penyelenggara satuan pendidikan sebagai pengajar, instruktur, atau tutor; 
     • Perjanjian kerja sebagai pengajar, tutor, atau instruktur yang ditandatangani oleh kedua belah pihak dan bermaterai; dan 
     • Ijazah pada seluruh jenjang pendidikan tinggi yang telah ditempuh dan/atau keputusan penyetaraannya. 
6. Klik tombol “Kirim Ajuan”. 

Kenapa pemadanan dan pemutakhiran data dilakukan sendiri oleh dosen di platform SISTER dengan bantuan operator kampus? Beberapa dosen mungkin bertanya-tanya, kenapa pemerintah atau Ditjen Dikti tidak memindahkan data dari PAK ke SISTER secara langsung. 

Kebijakan pemadanan data secara manual oleh PTK di seluruh wilayah Indonesia bukan tanpa alasan yang jelas. Mengacu pada data PTK pada April 2024 terdapat 534,145 data PTK yang tercatat di PDDikti. 

Data ini ternyata memiliki masalah, seperti terdapat 53.133 (10%) PTK yang memiliki duplikasi data. Sehingga data di PDDikti dan platform lain pada dasarnya belum terupdate sesuai data aktual di lapangan. 

Mencegah ada kesalahan data PTK untuk kedua kalinya, maka dilakukan pemadanan data yang melibatkan seluruh PTK itu sendiri. Harapannya, semua PTK yang melakukan pemadanan data akan memberi data yang valid dan aktual tanpa kesalahan.  

Sehingga pihak Kemendikbudristekdikti dalam upaya mengatasi permasalahan data PTK. Menerapkan atau menetapkan dua kebijakan, yaitu: 

1. PTK memadankan data NIK yang belum terverifikasi dan tervalidasi oleh sistem Dukcapil; dan 
2. PTK memadankan data status kepegawaian dan ikatan kerja yang belum sesuai dengan ketentuan

Inilah alasan kenapa dua jenis data ini menjadi prioritas dan wajib dipadankan dosen dengan segera sesuai penetapan periode pemadanan dan pemutakhiran data. Kebijakan ini bersifat wajib, dan para dosen yang mangkir akan dikenakan sanksi sesuai ketentuan. 

Periode Pemadanan Data

Sesuai penjelasan sebelumnya, waktu pemadanan dan pemutakhiran data PTK sudah ditetapkan. Sesuai dengan surat edaran dijelaskan masa pemadanan antara Mei sampai Agustus 2024. 

Masa pemadanan data ini kemudian terbagi menjadi dua periode, yakni periode pertama di bulan Mei – Juni 2024. Disusul periode kedua pada bulan Mei – Agustus 2024. Berikut rinciannya: 

Tanggal	Pelaksanaan
Mei – Juni 2024	Jadwal sosialisasi proses pemadanan data NIK, status kepegawaian, dan ikatan kerja melalui SISTER.
Mei – Agustus 2024	PTK atau Admin Perguruan Tinggi memadankan data NIK, status kepegawaian, dan ikatan kerja melalui SISTER.Kementerian memverifikasi dan memvalidasi ajuan pemadanan data NIK, status kepegawaian, dan ikatan kerja melalui SISTER.

Melakukan pemadanan dan pemutakhiran data adalah wajib sesuai penjelasan sebelumnya. Jadi, jangan sampai dosen melupakan pengumuman ini. Sebab jika sampai tidak dilakukan maka ada sanksi yang akan ditanggung oleh dosen. 

Salah satunya sanksi berupa penghentian pemberian seluruh hak dosen tersebut. Informasi lebih mendetail bisa membaca surat edaran dan update informasi terkini di laman resmi Kemendikbudristekdikti. 

Jika memiliki pertanyaan atau ingin sharing pengalaman berkaitan dengan topik pemadanan dan pemutakhiran data dalam artikel ini. Jangan ragu untuk menuliskannya di kolom komentar. Klik juga tombol Share untuk membagikan artikel ini ke kolega Anda. Semoga bermanfaat.