8 Hal yang Harus Dilakukan Dosen dalam Menghadapi Monev Hibah Penelitian

Salah satu tahap dalam program hibah penelitian adalah monev hibah. Monev sendiri merupakan singkatan dari monitoring dan evaluasi. Tahap ini biasanya dilakukan setelah program hibah penelitian berjalan sehingga pihak penyelenggara hibah membentuk tim untuk melakukan monev tersebut. 

Hasil monev akan menentukan program hibah tetap berjalan atau sebaliknya. Artinya berkaitan dengan keberlanjutan pendanaan atau sebaliknya. Jadi, apa saja yang perlu dilakukan dan disiapkan dosen menghadapi monev? Berikut informasinya. 

Apa Itu Monitoring dan Evaluasi (Monev) dalam Hibah Penelitian? 

Monev terdiri dari dua kata, yakni monitoring dan evaluasi. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, monitoring artinya pemantauan. Sementara evaluasi adalah penilaian. Jadi, monev juga disebut dengan istilah pemantauan dan penilaian. 

Secara umum, monev adalah proses pengumpulan dan pengamatan dari berbagai macam bukti untuk mengukur dampak dan efektivitas dari suatu objek atau program. Monev umumnya diterapkan dalam suatu kegiatan, program, proyek, dan sejenisnya. 

Salah satunya dalam program hibah atau pendanaan penelitian. Jadi, monitoring dan evaluasi hibah adalah proses pengumpulan dan pengamatan dari berbagai macam bukti untuk mengukur dampak dan efektivitas dari program pendanaan penelitian. 

Dikutip melalui LPPM Universitas Brawijaya, monev adalah salah satu bagian dari proses pemantauan perkembangan penelitian yang diajukan ke DRPM KEMENRISTEKDIKTI (sekarang DPPM Kemdiktisaintek), dengan tujuan untuk menyempurnakan laporan penelitian.

Definisi ini berlaku untuk monev terhadap program hibah dan penelitian yang diselenggarakan Kemdiktisaintek. Sementara itu, monev dalam hibah bisa diselenggarakan oleh pihak lain. Seperti kementerian lain (misal Kemenag, Kemenkes, Kementan, dll), BUMN, BUMD, pemerintah daerah (pemda), dan sebagainya. 

Arti Penting Dilakukan Monev Hibah 

Tahap monev hibah menjadi tahap yang sangat penting. Hal ini terlihat dari tahap monev yang pasti ada di setiap program hibah. Misalnya hibah dari pemerintah melalui sejumlah kementerian. Di dalam buku panduan program hibah, Anda akan dijelaskan mengenai tahap monev ini. 

Tanpa tahap monev, maka ada risiko pendanaan penelitian tidak digunakan semestinya. Resiko lain, pendanaan tidak maksimal karena tidak menunjang kegiatan penelitian yang diusulkan dan disetujui pihak penyedia hibah. Lalu, seberapa penting monev dalam program hibah? Berikut penjelasan detailnya: 

1. Memastikan Penelitian Sesuai dengan Proposal Usulan 

Kegiatan monev dalam program hibah sangat penting untuk memastikan penelitian berjalan dengan baik. Terutama, untuk memastikan penelitian sudah berjalan sesuai dengan proposal usulan. 

Baik terkait tahapan, jadwal pelaksanaan, dan detail lainnya sehingga tidak keluar fokus dan relevan dengan proposal yang disetujui penyelenggara hibah penelitian itu sendiri. 

2. Mengontrol Penelitian agar Sesuai dengan Kontrak Kerja 

Dalam program hibah, penyelenggara biasanya akan menerbitkan kontrak kerja. Isi kontrak bisa berbeda-beda tergantung pada kebijakan penyelenggara. Namun, biasanya mencakup detail nama peneliti, judul penelitian, besaran pendanaan, jadwal penelitian, dan lain sebagainya. 

Monitoring dan evaluasi hibah bisa membantu penyelenggara untuk mengontrol penelitian agar selalu sesuai dengan isi kontrak kerja. Misalnya, pendanaan penelitian disepakati untuk biaya tertentu. Maka biaya-biaya yang dilaporkan dan dievaluasi dalam monev bisa dicek sudah sesuai kontrak atau justru melenceng. 

3. Mengidentifikasikan Masalah Selama Penelitian Berjalan 

Arti penting berikutnya dari proses monev dalam hibah penelitian adalah membantu mengidentifikasi masalah. Dalam penelitian, sangat mungkin ada kendala yang disadari maupun tidak disadari oleh tim penelitian yang menerima pendanaan. 

Proses monev melibatkan reviewer ahli dan terdiri dari beberapa orang yang menjadi tim sehingga monev yang dilakukan membantu mengidentifikasi adanya kesalahan dan masalah yang mungkin akan timbul atau sudah timbul. Hasil monitoring dan evaluasi membantu penerima hibah menyadari hal tersebut dan segera melakukan perbaikan. 

4. Menilai Akuntabilitas dan Transparansi Dana Hibah 

Monitoring dan evaluasi hibah juga penting karena bisa membantu menilai akuntabilitas serta transparansi dana hibah. Artinya, proses monev bisa membantu penyelenggara hibah mengecek penggunaan dana sudah tepat atau sebaliknya. 

Biasanya ada aturan terkait biaya apa saja yang bisa didanai dan sebaliknya. Begitu juga ketentuan besaran dana yang didapatkan dari penyelenggara. Peneliti akan menyusun laporan pengelolaan atau penggunaan dana tersebut dan akan dipertanggung jawabkan (dipresentasikan) ke hadapan tim monev. 

5. Menilai Pencapaian Target atau Luaran Hibah 

Arti penting monev hibah berikutnya adalah membantu penerima pendanaan meraih atau mencapai target luaran. Dalam hibah penelitian, para dosen dan peneliti tentu familiar dengan target luaran. Dimana wajib untuk dicapai, kecuali pada luaran tambahan. 

Pada penelitian yang bersifat multi tahun (berlangsung lebih dari 1 tahun), monev biasanya dilakukan per tahun. Setiap tahun juga akan ada target luaran sesuai karakteristik program dan penelitian yang diusulkan. Jadi, monev yang dilakukan bertujuan untuk menilai tercapai tidaknya luaran tersebut. 

6. Sarana Memberi Umpan Balik kepada Penerima Hibah 

Proses atau tahap monev dalam program hibah penelitian juga penting untuk membantu peneliti menerima umpan balik (feedback). Misalnya, dalam proses monev didapatkan ada kesalahan dari tim peneliti. 

Reviewer yang melakukan monev bisa menyampaikan beberapa masukan (kritik dan saran) sehingga bisa menjadi bahan evaluasi untuk memperbaiki pelaksanaan penelitian dan berhasil mencapai target luaran hibah. 

7. Menjadi Dasar Keputusan Terkait Pendanaan 

Arti penting lainnya dari monev dalam hibah penelitian adalah dijadikan dasar keputusan terkait pendanaan. Sesuai penjelasan sebelumnya, monev juga memiliki tujuan menilai kelayakan penelitian untuk dilanjutkan pendanaannya atau tidak. 

Jika hasil pada monev tersebut cenderung negatif, hasil ini bisa dijadikan dasar untuk menghentikan pendanaan, begitu juga sebaliknya. Jika hasil monev memang bagus atau positif, pendanaan bisa diputuskan untuk terus dilanjutkan. 

Hal-Hal yang Perlu Disiapkan Dosen Menghadapi Monev Hibah Penelitian 

Bagi penerima hibah, tahap monev hibah bisa menjadi momok yang menakutkan karena akan mempengaruhi kelanjutan pendanaan. Pada beberapa hibah penelitian, hasil monev juga bisa mempengaruhi besaran pendanaan di tahun berikutnya. 

Para dosen yang menerima hibah perlu mempersiapkan diri dengan baik dalam menghadapi monev tersebut. Berikut beberapa hal penting yang sebaiknya disiapkan dan dilakukan dosen: 

1. Membaca Buku Panduan Monev Hibah 

Hal pertama yang perlu dilakukan dosen sebagai ketua pengusul maupun seluruh anggota pengusul hibah adalah membaca buku panduan. Secara umum, kegiatan monev menjadi agenda resmi dan terstruktur. 

Menunjang kelancaran proses monev, penyelenggara hibah akan menyusun dan menerbitkan buku panduan. Jadi, silakan dicari, dibaca, dipelajari, dan dipahami dengan baik sehingga paham betul monev nanti isinya apa saja, harus bagaimana, dan detail lainnya. 

2. Memahami Prosedur Monev dan Kriteria Penilaian 

Hal kedua yang harus dilakukan dan disiapkan dosen ketika menghadapi monev adalah memahami prosedurnya. Prosedur ini biasanya sudah dijelaskan secara rinci di buku panduan. Jadi, silakan dibaca pelan-pelan. 

Jika penyelenggara hibah melaksanakan sosialisasi monev, silakan diikuti dengan baik agar prosedurnya bisa khatam. Selain itu, pahami juga kriteria penilaian dalam monev hibah tersebut dan berusaha untuk bisa memenuhi kriteria penilaian tersebut. 

Semakin paham apa saja yang dinilai dan bagaimana memenuhi ketentuan meraih nilai maksimal, semakin mudah melewati tahap monev dengan hasil yang memuaskan. Sehingga, pendanaan selanjutnya disetujui dan penelitian berjalan lancar sampai tahun terakhir. 

3. Menyiapkan Seluruh Dokumen untuk Monev 

Hal ketiga yang perlu dilakukan dan disiapkan dosen penerima hibah adalah menyiapkan semua dokumen yang dibutuhkan. Setiap akan ada monev dalam program hibah, maka biasanya akan diminta menyusun beberapa dokumen. 

Misalnya menyusun slide presentasi dan dikirimkan melalui suatu portal. Contoh lain, mengisi borang atau formulir tertentu untuk mendukung proses penilaian reviewer selama monev dilaksanakan. 

Jadi, cek kembali apakah ada ketentuan untuk menyiapkan dan mengirimkan dokumen tertentu dari pihak penyelenggara hibah. Jika memang ada, pastikan sudah dibuat dan dikirimkan sesuai prosedur yang ditetapkan. 

4. Menyiapkan Bukti Luaran 

Poin ketiga yang harus disiapkan dosen penerima hibah adalah menyiapkan bukti luaran. Sesuai penjelasan sebelumnya, monev dalam hibah salah satunya diisi dengan proses pengecekan pencapaian luaran. 

Jadi, pastikan untuk menyiapkan bukti sudah mencapai luaran tersebut. Misalnya, luaran wajib di tahun pertama penelitian yang didanai adalah laporan data yang dikumpulkan oleh tim peneliti. 

Maka, laporan tersebut sudah harus disiapkan jauh-jauh hari sebelum jadwal monev dilakukan. Biasanya untuk membantu penerima hibah siap menghadapi monev, akan diumumkan jadwal monev tersebut sehingga penerima hibah punya cukup waktu mempersiapkan diri dengan baik. 

5. Menyiapkan Dokumentasi Kegiatan Penelitian 

Hal selanjutnya yang perlu dilakukan dosen selaku penerima hibah penelitian adalah menyiapkan dokumentasi kegiatan penelitian. Dokumentasi ini sifatnya opsional, karena umumnya disesuaikan permintaan asesor yang melaksanakan monev. 

Hanya saja, tidak ada salahnya disiapkan sejak awal baik ada permintaan maupun tidak dari tim asesor. Sehingga sudah siap menghadapi monev dan menyediakan dokumentasi yang memadai. 

Dokumentasi disini bisa berbentuk foto-foto dari pelaksanaan penelitian, video atau rekaman video pelaksanaan kegiatan penelitian, catatan penelitian, dan sebagainya sesuai ketentuan umum dalam kegiatan penelitian. 

6 Menyiapkan Laporan Penelitian 

Dalam kegiatan monev hibah, peneliti mungkin diwajibkan untuk menyusun laporan penelitian. Laporan ini bisa menjadi salah satu luaran wajib per tahun yang ditetapkan penyelenggara. 

Jika ditetapkan sebagai luaran wajib tahunan, maka wajib disusun sebelum monev berlangsung karena laporan ini akan menjadi bahan penilaian asesor pada monev yang dilakukan. 

Jika tidak ditetapkan sebagai luaran wajib, ada baiknya tetap disiapkan. Jadi, bisa melengkapi slide presentasi, laporan penggunaan dana, dan dokumen lain dalam proses monev. 

7. Menyiapkan Laporan Penggunaan Dana Hibah 

Persiapan berikutnya adalah menyiapkan laporan penggunaan dana hibah. Jika dalam proposal usulan ada RAB, setiap tahunnya atau per beberapa bulan akan diminta menyusun laporan pendanaan. Khususnya ketika ada jadwal monev hibah. 

Jadi, silakan menyusun laporan penggunaan dana hibah dan memastikan sudah sesuai dengan kontrak kerja dan sudah sesuai dengan isi proposal, seperti di dalam RAB yang mencakup biaya-biaya apa saja. 

8. Menyiapkan Slide Presentasi 

Umumnya, dalam kegiatan monitoring dan evaluasi semua tim peneliti akan diminta mempresentasikan program kegiatan penelitian. Untuk menunjang presentasi tersebut, Anda perlu menyiapkan slide presentasi. 

Pada beberapa hibah, ada kewajiban menyusun slide presentasi yang struktur isi sudah ditetapkan. Jadi, silakan membaca ketentuan teknis pelaksanaan monev dan mengikutinya. Seperti ketentuan menyusun slide presentasi.  

Itulah beberapa hal yang perlu disiapkan dan dilakukan oleh para dosen serta tim peneliti yang menjadi penerima hibah sehingga lebih siap dalam menghadapi tahap monev hibah dan mendapat nilai yang optimal.