Yogyakarta – LLDIKTI Wilayah V Yogyakarta menyelenggarakan workshop Kearsiapan bagi Pegawai LLDIKTI Wilayah V dengan menghadirkan dua narasumber sekaligus. Yaitu Kepala Subbagian Persuratan dan Kearsipan, Biro Keuangan dan Umum Kemenristekdikti, Nani Suryani, SE., M.Si. dan Arsiparis Pelaksana, Pusat Arsip Universitas Gadjah Mada, Kurniatun, A.Md, S.IP.
Berdasarkan Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor: 5405/A.A3/SE/2018 tanggal 6 Desember 2018 tentang Implementasi Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi dan Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor: 5705/A.A3/SE/2018 tanggal 26 Desember 2018 tentang Penomoran Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi, maka setiap instansi yang berada di bawah naungan Kemenristekdikti termasuk LLDIKTI Wilayah V Yogyakarta wajib mengimplementasikan surat edaran tersebut.
Workshop Kearsipan ini bertempat di Forriz Hotel Yogyakarta, Pada (25/3/2019) diikuti oleh 78 peserta yang terdiri dari pejabat struktural dan pegawai LLDIKTI Wilayah V serta perwakilan dari APTISI, KORPRI dan SPI. Tujuan dari kegiatan untuk memberikan pemahaman mengenai aturan penomoran surat serta kegiatan kearsipan mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan hingga penyimpanan arsip.
Acara diawali dengan pembukaan dan arahan oleh Kepala LLDIKTI Wilayah V Yogyakarta, Dr. Ir. Bambang Supriyadi, CES. DEA dan dilanjutkan dengan paparan dari Kepala Subbagian Persuratan dan Kearsipan Kemenristekdikti, Nani Suryani, S.E., M.Si.
Dalam paparannya, Nani menyampaikan penomoran pada naskah dinas merupakan bagian penting dalam proses penciptaan arsip. Sehingga susunanya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, pengamanan, temu balik, dan penilaian arsip.
”Dalam pembuatan surat dinas hendaknya mengacu pada Permenristekdikti Nomor 51 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas karena surat merupakan perwakilan dari sebuah instansi sehingga harus memperhatikan kaidah penulisan yang tepat,” jelasnya dikutip lldikti5.ristekdikti.go.id.
Pada sesi kedua, narasumber dari Pusat Arsip UGM, Kurniatun, A.Md, S.IP memaparkan tentang Manajemen Arsip Dinamis Aktif serta Penyusutan Arsip. Disampaikan bahwa tujuan dari manajemen arsip dinamis adalah untuk mengendalikan penciptaan arsip sehingga arsip yang disimpan adalah arsip yang penting saja.
”Tidak boleh ada keragu-raguan dalam pemusnahan arsip karena akan menyembabkan penumpukan arsip,” terangnya.
Sesi terakhir pada acara Workshop Kearsipan diisi dengan praktik cara memberikan nomor surat serta pengarsipan surat sesuai surat edaran Sekjen Kemenristekdikti.
Redaksi
