Mencari informasi mengenai tata cara upload jurnal di OJS bisa menjadi rutinitas para dosen di Indonesia. Sebab seperti pada PO PAK 2024, dosen yang ingin sampai ke puncak karir wajib memenuhi syarat khusus dan syarat khusus tambahan yang berkaitan dengan publikasi ilmiah ke jurnal.
Memilih media publikasi jurnal berbasis OJS tentu menjadi langkah yang tepat. Sebab akan menghasilkan publikasi elektronik alias e-journal. Hal ini yang tentu memudahkan proses pelampiran bukti melakukan publikasi ilmiah.
Namun tidak semua pengelola jurnal menggunakan CMS berbasis OJS, baik itu jurnal nasional maupun internasional. Maka penting sekali untuk teliti dan paham bagaimana memilih jurnal dengan CMS jenis ini.
Mengenal Apa Itu OJS dalam Publikasi Ilmiah
Bagi beberapa dosen di Indonesia, mungkin masih merasa asing dengan istilah jurnal OJS atau disebut juga dengan istilah OJS saja. Dikutip melalui blog pribadi Deni Murdiani, dijelaskan jika OJS memiliki kepanjangan Open Journal System dan dirilis di tahun 1998.
Menurut Handoko (2015), OJS adalah aplikasi berbasis website yang khusus digunakan untuk mengelola jurnal secara online. Secara sederhana, OJS disini adalah sebuah CMS yang mendukung tata kelola website yang fokus dalam mengurus (melayani) publikasi ilmiah seperti jurnal ilmiah.
CMS diketahui memiliki jenis yang beragam, paling familiar bagi masyarakat awam dan banyak digunakan adalah seperti pada WordPress dan Blogspot. Keduanya sama-sama CMS yang mendukung tata kelola sebuah situs website.
CMS memiliki jenis yang beragam dan salah satunya adalah OJS. Hal unik dari OJS adalah sifatnya yang lebih mendukung untuk website penerbit jurnal ilmiah. Sebab mendukung sejumlah fitur yang membantu pengelolaan jurnal secara profesional dan murni online.
Bagi dosen atau bahkan mahasiswa dan peneliti memahami tata cara upload jurnal di OJS adalah hal penting. Sebab bisa terbantu untuk mengurus publikasi ke jurnal ilmiah murni secara online melalui website jurnal itu sendiri.
Sehingga tidak ada komunikasi via email, submit artikel via email, dan sejenisnya. Semua tahapan publikasi dari proses konsultasi dengan pengelola jurnal, submit, revisi, dan sebagainya dilakukan di website jurnal tersebut.
Sifat OJS yang open source memungkinkan pengelola jurnal melakukan kustomisasi pada tampilan website sampai pada pilihan fitur. Selain itu, OJS memungkinkan jurnal menjadi e-journal yang tentu bisa ditelusuri di internet dan seluruh database publikasi ilmiah.
Fitur Umum di Dalam OJS
Bicara mengenai cara upload jurnal di OJS memang perlu didahului dengan memahami apa itu OJS. Sekaligus berbagai fitur khas yang ada di dalamnya. Informasi ini sekaligus penting untuk perusahaan yang nantinya ingin menjadi pengelola jurnal.
Dikutip melalui Blog Rumahweb, dijelaskan bahwa OJS setidaknya memiliki 14 fitur yang beberapa menjadi keunggulannya. Yaitu:
- OJS adalah CMS yang terus dikembangkan, sehingga keamanannya lebih terjamin, dengan catatan Anda menggunakan versi OJS terbaru.
- Dilengkapi plugin dan framework.
- OJS dapat di-install di server lokal.
- Support SEO (Search Engine Optimization).
- Editor dapat mengkonfigurasi berbagai proses bisnis manajemen penerbitan jurnal, seperti sesi, proses review, persyaratan, dan masih banyak lagi.
- Modul pembayaran.
- Notifikasi dan komentar dapat terhubung ke email pembaca.
- Memiliki tools pengarsipan berbasis website, harvesting, dan tools artikel yang menarik.
- Dilengkapi tools ekspor ke berbagai sistem eksternal, seperti CrossRef, Google Analytics, dan lainnya.
- Memiliki dukungan Online Help Support. Memiliki Reading Tool, yang memungkinkan editor untuk menampilkan informasi yang relevan dengan konten.
- Didukung fitur Online Submission dan Double-blind review, yang dapat digunakan untuk memegang kendali penuh dalam manajemen konten.
- Modul Subscriptions yang digunakan untuk membatasi hak pembaca.
- Merupakan CMS yang digunakan sebagai solusi mengelola jurnal berstandar kelas dunia.
Semua fitur umum ini yang membuat OJS menjadi CMS pilihan para pengelola jurnal ilmiah. Sebab bisa membantu menyediakan fitur yang mendukung para penulis untuk mengurus publikasi secara online melalui website.
Termasuk untuk proses pembayaran, sehingga sekilas mirip dengan website sebuah marketplace. DImana pengunjung website tidak hanya bisa submit artikel ilmiah, tapi bisa sekaligus melakukan pembayaran di tab yang sama.
Para Pengguna di OJS
Informasi umum mengenai OJS lainnya adalah mengenai para pengguna, bisa disebut pula sebagai para aktor yang terlibat dalam pengelolaan jurnal berbasis OJS. Semua aktor ini nantinya akan memiliki peran tersendiri dalam proses publikasi ilmiah.
Para dosen yang mempelajari cara upload jurnal di OJS tentu perlu mengenai pihak mana saja yang akan terlibat dalam prosesnya nanti. Sebab tidak hanya berkaitan dengan editor dan reviewer, melainkan masih banyak aktor lainnya. Berikut penjelasannya:
1. Administrator SItus
Aktor yang pertama di dalam CMS jenis oJS adalah administrator situt. Yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap proses instalasi OJS, pengaturan server, serta menambahkan jurnal baru.
Secara umum, jumlah administrator hanya satu orang. Secara sederhana, administrator disini bisa tenaga IT. Namun bisa juga non-IT yang memang paham mengenai tata kelola CMS. Jika memiliki pengalaman mengurus blog, maka biasanya paham.
2. Pengelola Jurnal (Journal Manager)
Aktor yang kedua adalah pengelola jurnal atau journal manager, yaitu orang yang melakukan pengaturan jurnal, pengelolaan sistem, serta manajemen user. Dalam hal ini, bisa disebut sebagai perusahaan yang mengelola jurnal.
Secara umum, jurnal ilmiah tidak dimiliki perorangan melainkan sebuah perusahaan. Sehingga pengelola jurnal adalah tim dari perusahaan tersebut yang mendapat tugas mengurus tata kelola jurnal.
Mulai dari menetapkan kebijakan persyaratan dan prosedur penerimaan artikel, merekrut SDM untuk berbagai posisi termasuk merekrut reviewer, dan lain sebagainya. Sehingga jurnal dikelola secara profesional.
3. Editor Jurnal (Editor)
Berikutnya adalah editor jurnal, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan proses review, editing, dan penerbitan jurnal. Adapun tugas utamanya adalah memantau artikel yang masuk dan kemudian menunjuk reviewer artikel.
Selain itu, editor juga bertanggung jawab untuk proses editing (copy editing, layout, dan proofreading), dan terhadap publikasi jurnal (pembuatan issue, pengaturan daftar isi, serta penjadwalan terbitan).
Editor biasanya terdiri dari beberapa orang dengan pembagian tugas. Satu orang editor bisa merangkap beberapa tugas. Sebab memang artikel yang masuk pertama kali akan diperiksa oleh editor. Sehingga hasil analisisnya menentukan diterima tidaknya artikel tersebut untuk naik ke proses review.
4. Editor Sesi (Section Editor)
Aktor yang keempat adalah editor sesi, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap sesi atau artikel. Biasanya editor sesi akan ditunjuk oleh editor jurnal dan memiliki tugas nyaris mirip dengan editor jurnal tersebut.
Hanya saja, cakupan tanggung jawabnya tidak seluas editor jurnal. Sebab hanya fokus pada artikel yang diterima dan fokus ke artikel tersebut. Sementara tugas editor jurnal lebih kompleks.
5. Penulis (Author)
Aktor yang kelima adalah penulis atau author, yaitu orang yang memiliki kebutuhan untuk mengirimkan artikel kepada pihak pengelola jurnal agar dipublikasikan dan diakses (dibaca) oleh masyarakat luas (khususnya masyarakat ilmiah).
Selain bisa submit artikel ilmiah pada jurnal OJS, author juga bisa mengikuti progres status artikel tersebut. Sekaligus mengakses fitur tertentu yang dibuka untuk publik oleh pengelola jurnal. Misalnya fitur live chat, pembayaran, dll.
6. Mitra Bestari (Reviewer)
Aktor selanjutnya di dalam OJS adalah Mitra Bestari atau sering disebut dengan istilah reviewer. Reviewer merupakan pakar yang dipilih oleh editor atau editor sesi untuk memeriksa keabsahan dan kualitas isi artikel berdasarkan pada kebijakan dan aturan yang telah ditetapkan.
7. Copy Editor
Berikutnya adalah copy editor, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap keabsahan tata bahasa, kesesuaian dengan format jurnal, gaya penulisan, serta bibliografi dan rujukan.
8. Layout Editor
Layout editor adalah orang yang bertanggung jawab terhadap pengaturan tampilan jurnal yang akan diterbitkan, seperti tata letak, pengaturan format gambar, serta konversi format artikel.
9. Proofreading
Proofreading adalah orang yang bertanggung jawab memeriksa keabsahan penulisan, tipografi, dan juga penggunaan tanda baca.
10. Pembaca (Reader)
Pembaca atau reader adalah semua orang yang bisa membaca seluruh artikel yang dipublikasi jurnal dengan basis OJS sebagai CMS-nya.
Kelebihan Jurnal dengan CMS Berbasis OJS
Jurnal dengan CMS berbasis OJS cukup banyak. Artinya, ada lebih banyak pengelola jurnal yang menjadikan OJS sebagai pilihannya. Hal ini tidak terlepas dari kelebihan yang dimiliki OJS dibanding CMS lain untuk website pengelola jurnal ilmiah.
Menurut Arif dan Handoko (2016), dijelaskan bahwa OJS memiliki setidaknya 7 poin kelebihan dibanding CMS lain. Diantaranya adalah:
1. Kompatibel untuk Perangkat dengan Jaringan Apapun
CMS dengan jenis OJS bisa diinstal di berbagai perangkat komputer yang terhubung dengan jaringan apapun. Baik jaringan internet maupun jaringan lokal. Sehingga membuatnya mudah digunakan sesuai kondisi jaringan sebuah perusahaan.
2. Editor Bisa Menentukan Syarat dan Aturan Jurnal
Melalui CMS dengan jenis OJS, maka editor jurnal memiliki lebih banyak wewenang. Termasuk dalam menentukan syarat dan aturan yang akan menjadi kebijakan jurnal tersebut. Semua ini yang nantinya akan dipatuhi oleh para penulis yang submit artikel.
3. Pengelolaan Naskah Bisa Online dan Offline
Pada pengelolaan naskah, misalnya untuk memeriksa artikel yang di submit penulis, maka bisa dilakukan online maupun offline. Hal ini bisa memudahkan editor maupun reviewer dalam menjalankan tugasnya sesuai kondisi dan kebutuhan.
4. Terhubung dengan Berbagai Mesin Pencari
Kelebihan berikutnya dari jurnal OJS adalah bisa terhubung ke berbagai mesin pencari. Hal ini membuat jurnal tersebut lebih mudah terindeks di berbagai database ilmiah. Sehingga memiliki jangkauan pembaca yang lebih luas.
5. Bisa Membaca Format HTML Maupun PDF
CMS jenis OJS pada website pengelola jurnal juga memiliki kemampuan untuk membaca artikel ilmiah secara langsung di website. Sebab bisa membaca format HTML maupun PDF. Sehingga memudahkan proses pemeriksaan artikel oleh editor dan reviewer.
6. Terdapat Notifikasi ke Email
Kelebihan berikutnya dari OJS adalah memberikan notifikasi melalui email. Notifikasi ini akan didapatkan oleh semua aktor dalam OJS seperti yang dijelaskan sebelumnya. Namun bisa juga di setting sesuai kebutuhan.
7. Tersedia Fitur Pembayaran
Kelebihan lain dari CMS jenis OJS pada website sebuah jurnal ilmiah adalah tersedia fitur pembayaran. Sehigga meungkikan penulis melakukan pembyaraan submit artikel secara langsung via website.
Cara Upload Jurnal di OJS
Lalu, seperti apa cara upload jurnal di OJS? Pada dasarnya, tata cara upload jurnal atau submit artikel di jurnal berbasis OJS tidak berbeda jauh dengan CMS jenis lainnya. Namun, membantu lebih memahami prosedurnya dengan baik, berikut tahapan umumnya:
1. Melakukan Registrasi Akun
Tahap pertama dari nyaris semua jurnal berbasis OJS adalah melakukan registrasi akun. Sehingga di halaman utama website jurnal tersebut adalah menu Registrasi atau memakai istilah lain yang punya makna sama.
Jadi, silahkan melakukan registrasi dengan mengikuti prosedur yang ditetapkan pengelola jurnal. Pada tahap ini, biasanya akan ada formulir registrasi dengan beberapa kolom berisi data pribadi.
Misalnya nama lengkap, nama institusi atau lembaga penelitian, alamat email, dan lain sebagainya. Silahkan isi data dengan lengkap dan teliti, serta mengutamakan identitas resmi sesuai profesi. Misalnya untuk email, gunakan email institusi.
2. Melakukan Submit Artikel Sesuai Kebijakan Pengelola Jurnal
Tahap kedua dari cara upload jurnal di OJS adalah melakukan submit artikel ilmiah. Jadi, pada tahap ini, pastikan artikel ilmiah sudah selesai disusun dan siap untuk dipublikasikan.
Umumnya, para dosen akan memilih jurnal ilmiah dulu baru kemudian menulis artikel. Tujuannya agar sejak awal format penulisan sudah sesuai, sehingga tidak perlu diubah dan menulis lagi dari nol jika kedapatan keliru.
Proses pengiriman artikel ilmiah di jurnal berbasis OJS biasanya sudah online. Sehingga murni dilakukan melalui website jurnal itu sendiri. Sistem kemudian akan memberikan notifikasi email kepada administrator yang dipegang admin pengelola jurnal. Jadi, jangan khawatir artikel Anda tidak dicek atau terlewat.
3. Mengisi Metadata Artikel Ilmiah
Sebagian besar jurnal berbasis OJS juga menetapkan tahapan pengisian metadata artikel. Namun tidak semua demikian, jika ada maka tinggal diisi sesuai dengan ketentuan.
Metadata artikel disini adalah data mengenai artikel ilmiah yang dikirimkan. Misalnya judul artikel ilmiah tersebut, abstrak, nama penulisnya, dan lain sebagainya sesuai ketentuan.
Silahkan diisi dengan lengkap dan jika bingung bisa menghubungi admin pengelola jurnal. Biasanya jurnal dengan OJS akan menyediakan fitur chat online di website langsung (live chat). Jika fitur ini tidak tersedia, silahkan hubungi melalui email yang tercantum di website.
4. Update Status Artikel Ilmiah
Tahap keempat dan terakhir dari seluruh cara upload jurnal di OJS adalah mengikuti perkembangan status artikel tersebut. Seperti yang diketahui, proses publikasi di jurnal ilmiah memiliki tahapan panjang dan durasinya bisa lama.
Mulai dari proses pemeriksaan oleh editor, proses review dari pakar di bidangnya, proses revisi jika memang ada, dan seterusnya. Jika semua tahapan ini sudah dilewati penulis, barulah artikel tersebut statusnya terpublikasi.
Jadi, silahkan rutin update status artikel Anda. Selain login ke akun di jurnal tersebut. Anda juga bisa mengecek notifikasi di email. Sebab umumnya, jurnal dengan CMS jenis OJS akan mengirimkan notifikasi email untuk segala bentuk tindakan yang berkaitan dengan pemilik akun (aktor OJS).
Setiap pengelola jurnal sangat mungkin memiliki tahapan berbeda dengan penjelasan di atas. Sebab OJS sendiri adalah CMS yang sifatnya open source, sehingga bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan pihak pengelola jurnal.
Adapun yang dijelaskan di atas adalah tahapan secara umum dan secara garis besar. Sehingga sangat mungkin tahapan submit artikel dari jurnal yang dipilih cenderung lebih panjang atau justru sebaliknya. Pastikan untuk selalu mengikuti prosedur.
Jika memiliki pertanyaan atau ingin sharing pengalaman berkaitan dengan topik cara upload jurnal di OJS dalam artikel ini. Jangan ragu menuliskannya di kolom komentar. Klik juga tombol Share agar informasi dalam artikel ini tidak berhenti di Anda saja. Semoga bermanfaat.
