Tata Cara Menyusun Motivation Letter untuk Doktoral

Sebagian besar perguruan tinggi meminta dokumen motivation letter untuk Doktoral  atau jenang studi PhD. Motivation letter menjadi jenis esai dan karya tulis ilmiah yang penting untuk disusun saat mendaftar program Doktoral. 

Sebab menjadi bagian dari syarat administrasi pendaftaran. Begitu juga pada saat mencari beasiswa untuk studi jenjang pascasarjana tersebut. Menyusun dokumen ini tidak selalu mudah. Akan tetapi, tidak juga cocok disebut sangat sulit. Jadi, seperti apa tata cara menyusunnya? Berikut informasinya. 

Apa Itu Motivation Letter? 

Motivation letter adalah sebuah dokumen berbentuk esai pendek yang isinya menjelaskan rencana studi dan informasi lain untuk meyakinkan perguruan tinggi menerima penulis sebagai mahasiswa. 

Dalam konteks program beasiswa, motivation letter berisi informasi tertentu untuk meyakinkan penyelenggara menerima penulis sebagai penerima beasiswa atau awardee. Sehingga menjadi dokumen yang sangat umum dilampirkan dalam pendaftaran mahasiswa baru maupun pendaftaran program beasiswa. 

Pada perguruan tinggi yang mewajibkan dokumen motivation letter untuk Doktoral maupun jenjang lainnya. Bisa saja menggunakan istilah lain. Misalnya Statement of Purpose (SoP), Personal Statement, Letter of Intent, dan lain sebagainya. 

Fungsi Motivation Letter dalam Studi Doktoral 

Membahas mengenai motivation letter untuk Doktoral, tentu akan membahas juga fungsinya. Dokumen ini tentu saja bukan sekedar formalitas untuk melengkapi aplikasi pendaftaran. Akan tetapi memiliki fungsi tersendiri yang membuatnya wajib dilampirkan. Berikut beberapa diantaranya: 

1. Menunjukan Motivasi dan Ketertarikan Studi Doktoral 

Fungsi yang pertama adalah untuk menunjukan penulis memiliki motivasi dan ketertarikan melanjutkan studi jenjang Doktoral. Hal ini tentu perlu disampaikan dengan jelas dan bersungguh-sungguh. 

Motivation letter menjadi jembatan bagi calon mahasiswa Doktoral menjelaskan motivasi tersebut. Alasan apa yang membuatnya memutuskan studi Doktoral, program studi apa yang diambil, topik apa yang diteliti, dan rencana setelah studi selesai. 

2. Menjelaskan Rencana Penelitian 

Mahasiswa jenjang Doktoral tentunya akan fokus melaksanakan penelitian. Penelitian ini harus sudah direncanakan dengan matang. Kemudian disusun menjadi proposal penelitian. 

Sebelum mendaftar ke suatu perguruan tinggi, mahasiswa akan mencari dosen promotor dan menilai dari proposal penelitian. Dalam motivation letter juga menjelaskan rencana penelitian tersebut dalam versi lebih ringkas. Sehingga menjadi media untuk menjelaskan rencana penelitian sudah matang. 

3. Menjelaskan Visi dan Misi Masa Depan 

Fungsi motivation letter untuk Doktoral berikutnya adalah menjelaskan visi dan misi yang dimiliki. Sehingga isinya akan menjelaskan apa tujuan dan rencana di masa depan. 

Baik dalam proses studi Doktoral, kemudian rencana kontribusi setelah menyelesaikan studi. Penjelasan ini penting untuk menegaskan kesiapan studi dan adanya rencana mengimplementasikan ilmu yang telah didapatkan. 

4. Menunjukan Kemampuan Akademik 

Motivation letter yang berbentuk esai pendek tentu termasuk dalam karya tulis ilmiah. Isinya yang menjelaskan latar belakang studi lanjut, rencana penelitian, sampai rencana kontribusi pasca lulus Doktoral. Tentu perlu disusun terstruktur dan logis. 

Jadi, dokumen ini juga menjadi sarana bagi perguruan tinggi tujuan menilai kemampuan akademik pendaftar. Khususnya kemampuan atau keterampilan academic writing (menyusun karya tulis ilmiah/akademik). 

5. Melengkapi Syarat Administrasi 

Fungsi lainnya dari motivation letter adalah melengkapi syarat administrasi dalam pendaftaran mahasiswa Doktoral. Selain motivation letter, pendaftar tentu akan melampirkan sejumlah dokumen. 

Mula dari formulir pendaftaran mahasiswa baru, CV, proposal penelitian, ijazah pendidikan terakhir, transkrip nilai dari jenjang pendidikan sebelumnya, dll. Motivation letter menjadi bagian dari kelengkapan aplikasi pendaftaran tersebut. Jika tidak dilampirkan, tentu akan dianggap kurang lengkap dan rentan ditolak. 

Tata Cara Menyusun Motivation Letter untuk Studi Doktoral 

Memahami bahwa motivation letter untuk Doktoral merupakan dokumen penting dan wajib ada. Maka calon mahasiswa Doktoral perlu memahami tata cara menyusunnya dengan baik dan benar. Berikut tahapannya: 

1. Membuat Kerangka Tulisan 

Tahap yang pertama adalah menyusun kerangka tulisan. Alasannya, agar susunan isi dari motivation letter terstruktur dan alurnya logis. Sekaligus, memudahkan penulis untuk menentukan apa saja yang akan dicantumkan. 

Misalnya saat menjelaskan alasan studi lanjut. Maka tidak memungkinkan untuk menjelaskan berbagai alasan. Namun fokus pada 1 alasan utama karena terbentur batasan jumlah kata. 

Kerangka bisa membantu mengatur apa saja yang akan dibahas, melakukan pembatasan agar fokus dan tidak melebar, serta membuat alur penjelasan logis. Berikut contohnya: 

• Pembuka dengan perkenalan diri. 
• Menjelaskan latar belakang dan motivasi studi lanjut. 
• Pengalaman dan prestasi akademik berkaitan dengan rencana studi. 
• Menjelaskan rencana penelitian. 
• Menjelaskan rencana kontribusi pasca lulus Doktoral. 
• Penutup. 

2. Menyusun Bagian Pembukaan yang Menarik 

Tahap kedua dalam menyusun motivation letter untuk Doktoral adalah menyusun bagian pembuka. Bagian ini menjadi bagian kedua yang akan dibaca oleh pihak perguruan tinggi setelah judul. Maka penting untuk membuatnya menarik. 

Pertama, berikan perkenalan diri sebagai bentuk sopan santun dan alur umum dalam isi motivation letter. Kemudian disusul dengan menceritakan pengalaman atau prestasi yang diraih. Hal ini penting untuk menjelaskan siapa dan bagaimana pengalaman serta prestasi tersebut menjadi bagian dari rencana studi dan penelitian. 

3. Menyusun Bagian Inti Sesuai Kerangka 

Tahap ketiga, adalah menyusun motivation letter dengan mengacu pada kerangka yang sudah disusun. Jika bagian pembuka sudah berhasil dibuat. Maka pada bagian inti cenderung lebih mudah. 

Apalagi jika sebelumnya sudah menyusun kerangka. Jadi, tinggal dikembangkan berdasarkan pengalaman pribadi. Selanjutnya menjelaskan rencana studi sampai rencana penelitian secara singkat tapi tetap jelas agar mudah dipahami. 

4. Menyusun Penutup dengan Kesimpulan 

Tahap yang keempat adalah mulai menyusun bagian penutup. Pada bagian ini secara umum diisi dengan kesimpulan. Artinya, perlu menjelaskan harapan yang ingin dicapai dari menyusun motivation letter. 

Misalnya harapan untuk diterima sebagai mahasiswa Doktoral, menegaskan kembali rencana kontribusi, dan ditutup ucapan terima kasih. Sebab sudah meluangkan waktu membaca motivation letter tersebut. 

5. Membaca Ulang dan Koreksi 

Tahap akhir dalam menyusun motivation letter adalah membaca ulang dan melakukan koreksi (proofreading). Sebab penting untuk memastikan isi motivation letter secara teknis dan nonteknis sudah benar. 

Mulai dulu dengan mengoreksi kesalahan teknis seperti kesalahan ketik, penggunaan tanda baca, dan sejenisnya. Kemudian, jika mendapati struktur kalimat yang kurang pas dan ambigu atau membingungkan. Maka bisa diperbaiki. Tahap akhir, adalah merapikan naskah agar lebih enak dibaca. 

Tips Sukses Menyusun Motivation Letter untuk Studi Doktoral 

Dalam menyusun motivation letter untuk Doktoral mungkin akan menjumpai beberapa kesulitan. Kemudian, bisa jadi ada kesalahan yang tidak disengaja dan tidak disadari. Mencegahnya, bisa menerapkan beberapa tips di bawah ini: 

1. Memahami Apa Itu Motivation Letter 

Sebelum mengerjakan atau melakukan sesuatu, maka tentu didahului dengan memahami sesuatu tersebut. Hal ini juga berlaku pada saat menyusun motivation letter. Bagi beberapa calon mahasiswa pascasarjana, dokumen ini masih asing. 

Jika dalam posisi seperti ini, sebaiknya dipelajari dulu. Sehingga paham betul motivation letter ini apa dan isinya bagaimana. Kemudian, fungsinya apa. Tujuannya agar memudahkan proses penyusunan dan tidak keliru menjadi dokumen lain. 

2. Menyesuaikan Ketentuan Perguruan Tinggi Tujuan 

Memahami bahwa motivation letter merupakan bagian dari syarat administrasi pendaftaran mahasiswa Doktoral. Sekaligus termasuk karya tulis ilmiah. Maka akan terikat sejumlah aturan. 

Kebanyakan perguruan tinggi menetapkan sejumlah ketentuan dalam penyusunannya. Misalnya dari segi batas maksimal jumlah kata, jenis font dan ukuran, format file dokumen, dan sebagainya. Jadi, silahkan diperiksa dulu ada tidaknya ketentuan. Baru mulai disusun untuk mencegah menulis dua kali. 

3. Dibuat Terfokus agar Tidak Berlebihan 

Motivation letter dibatasi oleh jumlah kata dan di beberapa perguruan tinggi membatasi dari segi jumlah halaman. Maka artinya, isi di dalamnya tidak bisa sepanjang cerpen atau karya tulis panjang lainnya. 

Supaya bisa menjelaskan alasan studi lanjut, rencana studi, rencana penelitian, dan poin penting lainnya. Maka perlu dibuat terfokus. Mulai dengan menentukan apa saja yang akan dijelaskan. Jika prestasi yang relevan dengan rencana studi, maka fokus di satu prestasi saja yang dinilai paling layak masuk motivation letter. 

4. Mengikuti Pelatihan 

Menyusun esai bisa menjadi kendala dan tantangan, apalagi jika belum terbiasa. Maka pertimbangkan untuk ikut serta dalam pelatihan. Sejumlah perguruan tinggi memberi kegiatan pelatihan menyusun karya tulis ilmiah. Salah satunya motivation letter, baik untuk beasiswa maupun pendaftaran mahasiswa baru. 

5. Mempelajari Contoh Motivation Letter 

Tips berikutnya adalah membaca dan mempelajari contoh motivation letter jika memungkinkan dan memang ada. Silahkan memanfaatkan jaringan, sebab bisa jadi orang terdekat sendiri punya pengalaman menyusun dokumen ini. 

Sehingga bisa diminta untuk dipelajari dan dijadikan contoh. Membaca contoh akan memberi gambaran lebih jelas isi motivation letter bagaimana. Sekaligus memberi inspirasi menyusun kalimat pembuka, cara menjelaskan prestasi tanpa terkesan sombong, dan sebagainya. 

Menariknya, ada cukup banyak contoh motivation letter bisa diakses di internet. Pastikan memilih website dan sumber daring kredibel. Sehingga menemukan contoh yang benar dan tepat untuk dipelajari. 

Hal-Hal yang Harus Dihindari dalam Menyusun Motivation Letter Doktoral 

Supaya motivation letter untuk Doktoral lebih baik lagi. Maka penting juga untuk memahami apa saja yang sebaiknya dihindari. Ada beberapa kesalahan yang umum dialami penyusun dokumen ini yang tentu perlu dihindari. Berikut penjelasannya: 

1. Mengabaikan Ketentuan Perguruan Tinggi 

Hal pertama yang perlu dihindari adalah menyusun motivation letter sesuka hati. Sehingga secara sengaja mengabaikan ketentuan format, jumlah kata, dan lain sebagainya. Hal ini tentu menjadi penyebab utama aplikasi pendaftaran ditolak. Sebab menunjukan sikap abai pada ketentuan yang diberlakukan. 

2. Terlalu Bertele-Tele 

Pada dasarnya, isi motivation letter yang pendek atau ringkas sudah cukup. Selama bisa menjelaskan poin-poin penting terkait studi Doktoral yang akan ditempuh. Justru sangat dianjurkan untuk menghindari keinginan mengejar jumlah kata banyak. 

Tujuannya mungkin untuk membuat isi lebih banyak. Padahal jika terlalu bertele-tele justru mendapat penilaian kurang baik. Jadi, pastikan jelas, ringkas, dan sampaikan langsung ke inti penjelasan. 

3. Tidak Relevan

Isi dari motivation letter tentu dari awal sampai akhir saling terhubung atau relevan. Jika menjelaskan pengalaman dan prestasi yang sudah diraih. Maka tentu harus relevan dengan program studi atau rencana studi yang dimiliki. 

Beberapa kesalahan tersebut, tentu penting untuk dihindari agar isi motivation letter lebih baik. Semakin baik kualitas motivation letter untuk Doktoral. Maka tentu meningkatkan peluang diterima sebagai mahasiswa di perguruan tinggi tujuan.

Referensi:

1. BeMo Academic Consulting. (2026). How to Write a PhD Motivation Letter with Samples and Expert Tips. [BUKA]
2. Dimas. (2022). Apa itu Motivation Letter dan Cara Membuatnya. [BUKA]
3. Career Center Universitas Widyatama. (2021). Cara Membuat Motivation Letter (Beserta Contohnya). [BUKA]
4. Lestari, D. T., Kamil, S. U. R., Arief, I. A., Alputra, F., & Halika, L. O. H. (2023). Coaching Clinic Penulisan Karya Tulis Ilmiah Dan Sharing Session Menulis Motivation Letter Pada Mahasiswa Jurusan Ilmu Komunikasi, Fisip Universitas Halu Oleo. Jurnal Pengabdian POSMIC, 1(1), 1-13. [BUKA]
5. Sudding, M. F. J., Sembiring, S. A., Azhari, A., & Kamariah, A. (2025). Pelatihan Korespondensi Bahasa Inggris untuk Beasiswa dan Aplikasi Studi Luar Negeri. Jurnal Pengabdian dan Pemberdayaan Masyarakat, 2(1), 49-57. [BUKA]