Pembukaan Bantuan Konferensi Ilmiah Internasional Tahun 2024

Publikasi hasil penelitian dosen di Indonesia tidak hanya dilakukan lewat jurnal ilmiah tetapi juga lewat konferensi. Konferensi ilmiah bisa bertaraf nasional maupun internasional, dan konferensi internasional sering dipahami hanya bisa diikuti dosen di luar negeri. 

Padahal kegiatan konferensi ilmiah sangat bisa dilaksanakan di Indonesia. Mendorong hal tersebut, pemerintah melalui Kemendikbud Ristekdikti menggelar program Bantuan Konferensi Ilmiah Internasional (BKKI) yang juga diselenggarakan di tahun 2024. 

Mengenal Program Bantuan Konferensi Ilmiah Internasional

Program Bantuan Konferensi Ilmiah Internasional (BKKI) merupakan program pendanaan dari Kemendikbud Ristekdikti kepada dosen di sebuah perguruan tinggi di Indonesia untuk menyelenggarakan kegiatan konferensi ilmiah berskala internasional. 

Program BKKI yang diselenggarakan tahun 2024 akan memberikan dana bantuan mulai dari Rp30 juta per proposal sampai Rp50 juta per proposal. Dana bantuan ini bisa digunakan para dosen untuk menyelenggarakan konferensi internasional dengan baik. 

Lewat program ini, harapannya semakin banyak dosen dan perguruan tinggi di tanah air bisa menjadi penyelenggara konferensi ilmiah internasional. Sekaligus mendorong peningkatan kualitas dan kuantitas publikasi ilmiah dengan rekognisi internasional. 

Konferensi ilmiah membantu para dosen di Indonesia untuk bertemu dan berinteraksi dengan dosen lain dari berbagai negara di dunia. Sehingga, dosen bisa saling bertukar pengetahuan maupun wawasan untuk kemudian bisa berkolaborasi di masa mendatang. 

Program BKKI sendiri bukan program baru karena sudah diselenggarakan oleh pemerintah rutin setiap tahun. Setiap tahun memang akan ada beberapa perubahan ketentuan, akan tetapi diharapkan bisa memaksimalkan kapasitas perguruan tinggi di Indonesia menjadi penyelenggara konferensi ilmiah internasional. 

Dalam buku panduan program BKKI tahun anggaran 2024, dijelaskan bahwa setidaknya ada 3 hal yang menjadi tujuan dari penyelenggaraan program ini, yaitu: 

• Memberikan dana pendamping kepada perguruan tinggi untuk menyelenggarakan pertemuan ilmiah berskala internasional;
• Membuka peluang diskusi dan kerja sama antar dosen dari mancanegara; dan
• Mendorong dilaksanakannya pertemuan ilmiah tingkat internasional secara berkala.

Selain diharapkan bisa mencapai sejumlah tujuan tersebut, para dosen yang menjadi penerima program BKKI diharapkan bisa menghasilkan luaran. Luaran yang ditentukan perlu dicapai mencakup: 

• Prosiding konferensi bereputasi internasional;
• Jurnal bereputasi nasional, peringkat 1 dan peringkat 2; dan
• Jurnal bereputasi internasional.

Melalui penjelasan tersebut, tentu bisa dipahami bahwa program ini juga diharapkan bisa mendorong publikasi ilmiah. Tidak hanya dalam bentuk prosiding berskala internasional saja. Akan tetapi juga publikasi dalam bentuk jurnal ilmiah. 

Dikutip melalui surat edaran dengan nomor 0136/E5/DT.05.00/2024 tanggal 12 Februari 2024. Program BKKI Tahun anggaran 2024 sudah resmi dibuka pendaftarannya, dari pertengahan bulan Februari sampai 15 Maret 2024 mendatang. 

Berkaca dari penyelenggaraan di tahun 2023 yang program ini dibuka dalam beberapa batch. Memang ada kemungkinan tahun ini juga demikian. Akan tetapi, karena belum diketahui pasti, maka bisa fokus mengupayakan ikut serta dalam pendaftaran bulan ini. 

Kriteria Pengusulan

Sebagaimana program pendanaan lain dari pemerintah Indonesia, dalam program Bantuan Konferensi Ilmiah Internasional (BKKI) juga ditetapkan sejumlah aturan dan ketentuan. Salah satunya berkaitan dengan persyaratan. 

Ditetapkan ada sejumlah persyaratan yang wajib dipenuhi oleh dosen pengusul yang tertarik untuk mengikuti program pendanaan ini. Berikut adalah syarat-syarat Program Bantuan Konferensi Ilmiah Internasional: 

1. Pengusul adalah ketua panitia yang berasal dari jurusan/departemen, fakultas, pusat studi, atau lembaga di bawah perguruan tinggi akademik. Pengusul yang bekerja sama dengan asosiasi profesi diutamakan;
2. Proposal disahkan oleh pimpinan perguruan tinggi, yaitu rektor/wakil rektor/kepala/ketua sekolah tinggi/pimpinan LPPM;
3. Penyelenggaraan konferensi selambat-lambatnya tanggal 30 September 2024;
4. Sekurang-kurangnya melibatkan dua keynote speaker dan/atau invited speaker dari mancanegara yang diundang dalam konferensi yang diusulkan dengan bukti surat konfirmasi kesediaan;
5. Sekurang-kurangnya melibatkan pemakalah dari 4 negara dengan ketentuan pemakalah mancanegara tidak kurang dari 5% dari jumlah semua pemakalah;
6. Konferensi yang telah terselenggara secara rutin diprioritaskan dengan mempertimbangkan keberhasilan penyelenggaraan konferensi terdahulu dari segi mutu luaran;
7. Tema konferensi spesifik (bukan bunga rampai/multidisiplin) akan diutamakan;
8. Semua makalah yang disajikan harus merupakan hasil penelitian;
9. Jumlah naskah berpotensi dipublikasikan di jurnal bereputasi nasional peringkat 1, peringkat 2, dan jurnal bereputasi internasional sekurang-kurangnya 10% dari total pemakalah;
10. Penyelenggara wajib mencantumkan nama penyeleksi naskah;
11. Penyelenggaraan konferensi diutamakan secara luring dan berlokasi di Indonesia;
12. Penyelenggara harus menuliskan nama penerbit prosiding dan/atau jurnal yang ditargetkan;
13. Konferensi yang bekerja sama dengan jurnal bereputasi nasional peringkat 1 dan peringkat 2 serta jurnal bereputasi internasional dalam mempublikasikan artikel ilmiah diutamakan, dibuktikan dengan surat pernyataan kerja sama;
14. Konferensi yang mendapatkan BKII dalam 3 tahun terakhir (2021─2023) tidak diperbolehkan untuk mengajukan kembali;
15. Penyelenggara konferensi wajib mencantumkan bahwa kegiatan konferensi didukung oleh DRTPM pada semua media promosi (contoh laman, poster, spanduk, seminar kit, dll);
16. Kontribusi dana dari penyelenggara merupakan syarat utama. Apabila ada dana lain, penyelenggara wajib menyatakan sumber dan nominalnya di dalam proposal; dan
17. Bantuan diberikan berdasarkan hasil penilaian setiap butir 1−16 oleh tim yang ditugasi DRTPM. Hasil keputusan bersifat mutlak dan tidak dapat diganggu gugat.

Komponen Pembiayaan

Dikutip melalui buku Panduan Bantuan Konferensi Ilmiah Internasional 2024, dana bantuan per proposal yang disetujui adalah Rp50 juta untuk penyelenggaraan konferensi ilmiah secara luring. 

Sementara untuk penyelenggaraan secara hibryd adalah Rp40 juta per proposal. Jika diselenggarakan secara daring (online) maka besaran bantuan maksimal Rp30 juta. Dana bantuan ini bisa dipergunakan untuk membiayai sejumlah komponen.

Mengenai komponen ini sendiri diatur ketentuannya, adapun komponen biaya yang tercakup sebagai berikut: 

1. Biaya penerbitan (prosiding bereputasi internasional, jurnal bereputasi nasional peringkat 1, peringkat 2, dan/atau jurnal bereputasi internasional);
2. Honorarium keynote speaker dan/atau invited speaker (maksimal 2 orang);
3. Honorarium moderator dari luar instansi penerima bantuan;
4. Honorarium pembawa acara, jika jumlah peserta kegiatan melebihi 300 orang;
5. Honorarium panitia maksimal 10% dari jumlah peserta kegiatan yang hadir;
6. Biaya transportasi at cost untuk keynote speaker dan/atau invited speaker (maksimal 2 orang) yang dilengkapi dengan bukti perjalanan (invoice tiket, boarding pass);
7. Biaya penginapan keynote speaker dan/atau invited speaker yang dilengkapi dengan bukti sah;
8. Biaya sewa ruang konferensi;
9. Biaya seminar kit; dan
10. Biaya cetak laporan pertanggungjawaban akhir kegiatan.

Selain itu ditetapkan pula bahwa dana bantuan dalam program Bantuan Konferensi Ilmiah Internasional ini tidak bisa digunakan untuk komponen-komponen berikut: 

1. Biaya paket hiburan pada pembukaan konferensi;
2. Seragam panitia konferensi;
3. Honorarium penyusunan laporan;
4. Belanja modal peralatan seperti kabel, laptop, printer, dll;
5. Cenderamata;

Detail lain berkaitan dengan komponen yang bisa didanai dengan dana bantuan dan berapa besarannya. Bisa membaca buku panduan program, sebab komponen pendanaan yang diajukan dalam proposal juga disesuaikan dengan peraturan yang berlaku. Beberapa ketentuan antara lain: 

• Komposisi alokasi dana honorarium harus proporsional dan mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 49/PMK.02/2023 tentang Standar Biaya Masukan Tahun Anggaran 2024;
• Pajak atas biaya yang dikenai pajak (sesuai dengan ketentuan yang berlaku) disetorkan langsung ke Kas Negara oleh penyelenggara;
• Dana yang sudah dipertanggungjawabkan di DRTPM tidak boleh diklaim pada sumber dana lainnya yang dibuktikan dengan surat pernyataan; dan
• Pelaksanaan kegiatan ini akan dipantau dan dievaluasi oleh tim dari DRTPM.

Ketentuan ini tentu mengatur mengenai besaran dana yang diusulkan dalam proposal kegiatan prosiding. Sehingga para dosen pengusul bisa lebih teliti dan memastikan sesuai dengan ketentuan yang ada. 

Nominal yang sesuai akan membantu memberi nilai tambah pada proses evaluasi atau seleksi proposal yang diajukan. Sekaligus membantu memperbesar peluang untuk menjadi penerima program. 

Sistematika Proposal

Proposal usulan dalam program Bantuan Konferensi Ilmiah Internasional juga wajib mengikuti format yang sudah ditetapkan. Adapun ketentuan mengenai sistematika penyusunannya sebagai berikut: 

1. Proposal ditulis dalam Bahasa Indonesia, diketik menggunakan ukuran kertas A4.
2. Halaman sampul
3. Halaman pengesahan
4. Templat proposal
5. Templat pernyataan pemakalah dari 4 negara
6. Templat kesediaan melengkapi pertanggungjawaban keuangan dan administrasi
7. Templat pendanaan BKII
8. Templat pernyataan kerjasama dengan pengelola jurnal
9. Nilai maksimum bantuan adalah Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) dengan kriteria:
   • Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) secara luring,
   • Rp40.000.000,00 (empat puluh juta rupiah) secara hybrid, dan
   • Rp30.000.000,00 (tiga puluh juta rupiah) secara daring. Besaran nilai komponen dalam RAB disesuaikan dengan Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 49/PMK.02/2023 tentang Standar Biaya Masukan Tahun Anggaran 2024.
10. Lampiran berupa edaran/brosur yang menyatakan nama keynote speaker dan/atau invited speaker, potensi jumlah dan negara pemakalah, kontrak atau kesepakatan publikasi, dan/atau bukti komunikasi dengan penerbit prosiding bereputasi internasional, jurnal bereputasi nasional peringkat 1, peringkat 2, dan jurnal bereputasi internasional.
11. Tautan riwayat penyelenggaraan dan luaran prosiding ilmiah internasional tahun 2023 harus dapat diakses.

Mau mengajukan proposal? Ikuti tips berikut agar usulan Anda lolos:

• 7 Tips Membuat Proposal Anti Gagal
• 10 Ciri-Ciri Proposal yang Baik, Ikuti Agar Penelitian Disetujui!

Cara Daftar

Lalu, bagaimana cara daftar ke program BKKI ini? Pendaftaran dilakukan dengan mengajukan proposal usulan sesuai ketentuan di atas. Pengajuan dilakukan secara online melalui laman http://ringkas.kemdikbud.go.id/BKII2024 dalam format PDF. 

Pengajuan proposal Bantuan Konferensi Ilmiah Internasional paling lambat 15 Maret 2024. Adapun isi proposal usulan mencakup beberapa berkas dan ketentuan sebagai berikut: 

1. proposal teknis termasuk RAB dengan format penamaan: [Proposal BKII]-[PT Pengusul]-[Judul Proposal]*.pdf;
2. bukti komunikasi dengan penerbit dan/atau kontrak penerbitan prosiding;
3. surat pernyataan kerjasama dengan jurnal bereputasi nasional peringkat 1, peringkat 2, dan/atau jurnal bereputasi internasional;
4. surat pernyataan jumlah pemakalah dan asal negara;
5. bukti komunikasi dengan keynote speaker dan/atau invited speaker;
6. poster/edaran pengumuman penyelenggaraan konferensi internasional beserta tautannya;
7. surat pernyataan pendanaan selengkapnya, terbagi atas usulan dana yang dibiayai BKII dan yang berasal dari sumber lain; dan
8. surat kesediaan melengkapi pertanggungjawaban administrasi dan keuangan.

Informasi lebih lanjut bisa membaca buku panduan program Bantuan Konferensi Ilmiah Internasional dan mengunjungi laman BIMA. Proposal usulan yang disusun dengan detail dan sesuai ketentuan, memperbesar peluang lolos proses seleksi. Jadi, usahakan disusun jauh-jauh hari agar rinci dan sesuai ketentuan yang ada. 

Jika memiliki pertanyaan mengenai isi artikel ini, jangan ragu menuliskannya di kolom komentar. Klik juga tombol Share untuk membagikan artikel ini ke orang terdekat Anda. Semoga bermanfaat.