Bagi dosen yang berstatus PNS dan ingin mengajukan mutasi di perguruan tinggi lain, Anda biasanya perlu mengurus surat lolos butuh. Surat atau dokumen ini bisa diajukan dosen PNS di bagian kepegawaian untuk pengajuan mutasi.
Selain itu, lolos butuh juga akan diterbitkan sebuah perguruan tinggi untuk memberi tugas kepada dosen menjalankan tri dharma di perguruan tinggi lain. Dokumen lolos butuh perlu diurus oleh dosen PNS dalam beberapa kondisi.
Jadi, bagi dosen berstatus PNS yang mungkin di masa mendatang akan mengajukan mutasi atau harus menyiapkan diri mendapatkan tugas ke instansi lain, memahami apa dan bagaimana mengurus dokumen lolos butuh bersifat wajib. Baca penjelasan selengkapnya agar tidak ketinggalan informasi, ya!
SK Lolos Butuh dalam Pemindahan Homebase
Dikutip melalui website Politeknik Negeri Lhokseumawe, surat lolos butuh adalah Surat Pernyataan Resmi dari Pimpinan Perguruan Tinggi asal yang menyatakan bahwa dosen yang bersangkutan sudah mendapat persetujuan dari Perguruan Tinggi yang dia pimpin (menyetujui untuk diperbantukan ke instansi lain).
Dokumen lolos butuh tidak hanya diterbitkan sebuah perguruan tinggi untuk menugaskan dosen di bawah naungannya diperbantukan di perguruan tinggi lain tetapi bisa juga untuk mutasi atau pemindahan homebase dosen PNS tersebut. Sehingga, dosen PNS bisa dan berhak mengajukan lolos butuh ke bagian kepegawaian di kampus untuk proses pemindahan homebase sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.
Bagi dosen yang memiliki alasan pribadi dan perlu mengajukan pindah homebase, silakan mengurus beberapa dokumen, termasuk diantaranya surat permohonan lolos butuh. Alasan pribadi yang dimaksud disini seperti alasan keluarga, kesehatan, atau kedekatan domisili dosen PNS tersebut.
Lolos butuh kemudian diterbitkan oleh perguruan tinggi asal. Kemudian diterima oleh perguruan tinggi tujuan. Jadi, bagi dosen yang memang memiliki alasan pribadi, perlu memahami ajuannya bisa saja ditolak oleh rektor atau pimpinan perguruan tinggi asal. Tentunya dengan berbagai pertimbangan yang tidak menyalahi aturan.
Penerbitan dan penggunaan SK Lolos Butuh sendiri diatur di dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 17 Tahun 2020 Tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 Tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil.
Surat dan Dokumen Lain Selain SK Lolos Butuh
Bagi dosen PNS yang ingin mengajukan pemindahan homebase dan sedang mengurus surat lolos butuh, Anda perlu memahami dokumen lain yang perlu diurus untuk kelengkapan administrasi ajuan.
Antara satu kementerian dengan kementerian lain, kelengkapan administrasi bisa saja berbeda. Secara umum, berikut dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk pindah homebase:
- Surat Permohonan Pindah Homebase (disusun dosen untuk diajukan ke perguruan tinggi asal).
- Surat Lolos Butuh.
- Surat Penerimaan dari Institusi Tujuan.
- Rekomendasi dari Kementerian (Opsional—biasanya untuk pindah homebase ke perguruan tinggi lintas kementerian).
- SK CPNS dan SK PNS
- SK Pangkat dan Jabatan Terakhir
- SK Penetapan Angka Kredit (PAK)
- Daftar Riwayat Hidup (DRH)
- Salinan Sertifikat Pendidik (Jika Ada)
- Salinan Penilaian Kinerja (BKD)
- Rekapitulasi Publikasi Ilmiah dan Kegiatan Tridharma
- Surat Keterangan Bebas Tugas
- Surat Persetujuan dari Pimpinan Perguruan Tinggi Asal
- Surat Pernyataan Tidak Ada Kendala Hukum/Administrasi
- Data Perubahan di Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti).
Berhubung akan ada kemungkinan perbedaan ketentuan terkait kelengkapan administrasi pengajuan pindah homebase, dosen PNS bisa langsung berkonsultasi dengan bagian kepegawaian di kampus masing-masing untuk mendapatkan informasi detail.
Apa Bisa Pindah Homebase Tanpa Lolos Butuh?
Jika Anda bertanya-tanya apakah pemindahan homebase dosen PNS bisa tanpa surat lolos butuh, jawabannya adalah tidak bisa. Dokumen lolos butuh tetap wajib diurus untuk melengkapi prosedur pindah homebase.
Baik itu di perguruan tinggi di bawah naungan satu kementerian maupun lintas kementerian. Apabila dosen hanya pindah fakultas di satu perguruan tinggi. Barulah dokumen lolos butuh ini tidak diperlukan.
Berikut adalah beberapa alasan kenapa saat mengurus pindah homebase, dosen PNS perlu mengajukan lolos butuh dari perguruan tinggi asal:
1. Mendapatkan Izin dari Perguruan Tinggi Asal
Dosen yang profesional tentunya akan menjunjung tinggi etika dan norma. Terutama etika dalam profesinya. Pindah homebase adalah hak semua dosen tetap di Indonesia. Ketika memang perlu pindah homebase, dosen bisa mengajukan.
Namun, dosen tidak bisa asal pindah homebase tanpa mengajukan permohonan kepada perguruan tinggi asal. Oleh sebab itu, dosen perlu mengajukan surat lolos butuh sebagai informasi bahwa dosen sudah mendapat izin dari perguruan tinggi asal untuk pindah homebase.
Kepemilikan dokumen ini juga menandakan dosen paham dan mematuhi aturan sehingga berdampak baik bagi kredibilitas. Jika dokumen ini ada, perguruan tinggi tujuan juga akan menerima dosen dengan tangan terbuka sehingga tidak ada kecurigaan dosen kabur dari perguruan tinggi lain.
2. Mematuhi Aturan yang Berlaku
Seperti penjelasan sebelumnya, kepemilikan SK lolos butuh sangat penting untuk administrasi dan menunjukkan kredibilitas dosen yang profesional dan mematuhi aturan yang berlaku.
Kepemilikan dokumen ini menunjukkan bahwa dosen mematuhi aturan mengenai mutasi untuk dosen PNS yang diatur oleh pemerintah dan kementerian. Jadi, kepatuhan ini adalah bukti dosen sudah profesional dan menjaga nama baik atau integritas akademiknya.
3. Validasi Data di PDDikti
Dosen PNS dan dosen non-PNS yang berstatus dosen tetap tentunya memiliki satu homebase. Meskipun bisa mengajar di berbagai kampus, akan tetapi dosen hanya punya satu homebase. Kampus lain hanya untuk menjadi dosen tamu.
Pada saat dosen pindah homebase, maka butuh surat lolos butuh untuk memvalidasi data homebase baru dosen tersebut di PDDikti. Sehingga menjadi salah satu syarat administrasi agar data homebase di PPDikti bisa diperbaharui dan sesuai dengan kondisi aktual di lapangan.
4. Memudahkan Penilaian Kinerja (BKD)
Dokumen lolos butuh yang dimiliki dosen saat mengajukan pindah homebase membantu proses penilaian kinerja akademik. Artinya, dokumen ini membantu dosen meneruskan pelaksanaan tugas akademik untuk memenuhi beban kerja atau BKD.
Jadi, dosen bisa pindah homebase kapan saja dan bisa tetap melanjutkan kinerja akademiknya. Sebab laporan kinerja dari perguruan tinggi asal akan tetap dihitung bersamaan dengan laporan kinerja di perguruan tinggi tujuan.
Cara Mendapatkan SK Lolos Butuh
Prosedur untuk mendapatkan SK atau surat Lolos Butuh tidak terlalu ribet. Sebab tahapannya sendiri tidak terlalu panjang. Secara umum, ada tiga tahapan yang akan dilalui dosen PNS. Berikut penjelasannya:
1. Mengajukan Permohonan ke Perguruan Tinggi Asal
Tahap yang pertama untuk proses mengurus lolos butuh adalah tentunya mengajukan ke pihak perguruan tinggi asal. Anda bisa menemui bagian kepegawaian di kampus.
Baru kemudian menyampaikan tujuan untuk pindah homebase. Sampaikan alasannya dengan jelas dan juga memiliki urgensi yang tinggi. Jadi, hindari alasan pindah homebase karena sesuatu yang sepele atau menyalahi aturan.
Umumnya, bagian kepegawaian akan mengarahkan dosen untuk menyusun surat berisi permohonan tertulis pengajuan pindah homebase. Surat ini ditujukan kepada rektor atau pimpinan perguruan tinggi.
Saat mengajukan permohonan surat lolos butuh, Anda akan diminta untuk melampirkan sejumlah dokumen, diantaranya fotokopi KTP, SK CPNS, SK PNS, surat rekomendasi dari pimpinan, dan masih banyak lagi. Silakan minta daftar dokumen ke pihak kepegawaian Anda.
2. Proses Penerbitan Surat Lolos Butuh oleh Perguruan Tinggi Asal
Tahap kedua dalam mendapatkan atau mengurus surat Lolos Butuh adalah menunggu proses penerbitan oleh perguruan tinggi asal. Rektor atau pimpinan perguruan tinggi yang menerima permohonan pindah homebase dosen. Nantinya akan mempertimbangkan hendak memberi persetujuan atau sebaliknya.
Sehingga ada masa tunggu atau jeda antara proses pengajuan permohonan tertulis dengan keputusan resmi dari pimpinan perguruan tinggi. Maka dosen diharapkan bersabar dan menunggu kabar baik.
Jika pimpinan perguruan tinggi menyetujui permohonan pindah homebase yang diajukan dosen. Maka barulah dimulai proses penerbitan dokumen Lolos Butuh oleh bagian atau pihak terkait di kampus. Jika sudah, maka akan diberikan kepada dosen.
3. Pengajuan ke Perguruan Tinggi Tujuan
Tahap berikutnya, dosen PNS yang sudah mendapatkan surat Lolos Butuh tinggal mengurus pengajuan ke perguruan tinggi tujuan. Dalam tahap ini dosen perlu mengikuti ketentuan dari perguruan tinggi tersebut. Mulai dari prosedurnya, syarat administrasinya, dan lain sebagainya.
Prosedur di atas adalah kondisi dimana dosen PNS hendak mengajukan pindah homebase. Dalam beberapa kondisi, dosen PNS yang akan menerima surat Lolos Butuh karena diperbantukan untuk sementara di perguruan tinggi lain. Maka prosedurnya berbeda.
Selain itu, untuk dosen PNS yang hendak pindah homebase ke perguruan tinggi lintas kementerian. Maka akan ada tahapan dimana dosen perlu berkonsultasi dengan pihak kementerian. Detailnya bisa dikonsultasikan dulu dengan bagian kepegawaian di perguruan tinggi asal.
Tips Mengurus Surat Lolos Butuh untuk Pindah Homebase
Pada dasarnya, mengurus surat lolos butuh dibutuhkan perencanaan dan komunikasi yang baik. Berikut beberapa tips mendapatkan surat lolos butuh:
1. Menyiapkan Alasan Pindah Homebase yang Kuat
Tips yang pertama dan sekaligus yang utama adalah menyiapkan alasan yang kuat kenapa memutuskan pindah homebase. Sama seperti ketika ingin mengajukan resign dari suatu perusahaan. Pegawai perlu memiliki alasan yang kuat, terutama dosen.
Dosen PNS tentu tidak bisa mengajukan pindah homebase karena alasan yang tidak logis dan tidak profesional. Misalnya karena sudah bosan, mengaku lingkungan perguruan tinggi tersebut toxic, dan sebagainya.
Semakin logis dan didukung oleh fakta di lapangan, alasan tersebut semakin mudah diterima pimpinan perguruan tinggi. Misalnya untuk penyesuaian domisili, kebutuhan pengembangan karir akademik, dan ada permintaan dari perguruan tinggi tujuan.
Penyesuaian domisili ini bisa karena dosen PNS menikah dan tinggal di kota atau daerah lain sehingga mengajukan pindah homebase ke perguruan tinggi yang lebih dekat. Alasan lain terkait penyesuaian domisili ikut keluarga yang pindah, faktor kesehatan sehingga perlu rutin ke rumah sakit daerah tertentu, dan lainnya.
2. Konsultasi dengan Atasan Langsung
Tips berikutnya adalah berkomunikasi dengan atasan langsung. Jadi, Anda sebaiknya sudah berdiskusi dengan atasan sebelum mengajukan permohonan surat lolos butuh ke rektor. Misalnya dengan dekan di fakultas tempat dosen mengajar.
Rekomendasi dari dekan ini bisa membantu meyakinkan rektor bahwa ajuan Anda logis dan memang sesuai fakta di lapangan. Jadi, jangan diurus sembunyi-sembunyi. Silakan dibicarakan dan minta dukungan dari atasan agar proses lebih lancar.
3. Melengkapi Dokumen Pengajuan
Tips berikutnya adalah melengkapi dokumen pengajuan pemindahan homebase. Selain itu ikuti prosedur yang berlaku sesuai ketentuan. Hindari mengajukan permohonan sesuka hati dan mengabaikan kebijakan internal perguruan tinggi asal maupun tujuan.
Jika memang memungkinkan, segera lengkapi persyaratan administrasi dalam mengajukan lolos butuh. Sebab jika Anda terkesan santai, pihak perguruan tinggi juga akan mengikuti, begitu pula sebaliknya.
4. Koordinasi dengan Perguruan Tinggi Tujuan
Anda sebaiknya berkoordinasi dengan perguruan tinggi tujuan dulu dibandingkan baru mencari perguruan tinggi setelah surat lolos butuh didapatkan. Kenapa demikian? Agar dosen bisa meminta surat keterangan penerimaan menjadi dosen di perguruan tinggi tujuan tersebut. Hal ini akan meningkatkan urgensi dari permohonan pindah homebase.
5. Memastikan Tidak Ada Kendala dari Perguruan Tinggi Asal
Tips selanjutnya adalah memastikan tidak ada kendala di perguruan tinggi asal. Kendala yang dimaksud disini adalah segala hal yang bisa menjadi masalah. Misalnya, tidak ada kewajiban akademik yang terbengkalai, tidak sedang menjalani sanksi administrasi atau sanksi apapun, dan sebagainya.
6. Memantau Pengajuan Permohonan Surat Lolos Butuh
Tips lain yang perlu dilakukan dosen PNS adalah memantau pengajuan permohonan lolos butuh. Silahkan lakukan monitoring setelah mengajukan surat permohonan kepada pimpinan perguruan tinggi.
Misalnya menanyakan progres ajuan tersebut pada bagian kepegawaian di kampus agar ada bantuan dari pihak kepegawaian untuk memastikan nasib ajuan tersebut. Prosesnya pun bisa lebih lancar dan cepat.
Itulah beberapa tips yang bisa diterapkan agar surat lolos butuh bisa didapatkan dengan lebih mudah. Jika memang ada kendala, silakan dikonsultasikan dengan pihak terkait agar menemukan solusi terbaik.
Jika memiliki pertanyaan, opini, atau ingin sharing pengalaman pribadi berkaitan dengan topik dalam artikel ini. Jangan ragu menuliskannya di kolom komentar. Klik juga tombol Share agar informasi dalam artikel ini tidak berhenti di Anda saja. Semoga bermanfaat.
